UC02782
Gerir o arquivo organizacional.
Realizações
- Planear as etapas, objetivos e recursos para a gestão do arquivo organizacional.
- Determinar as regras e requisitos de aplicação do sistema de arquivo na organização.
- Manter e atualizar o arquivo documental físico e digital.
- Monitorizar a implementação do sistema de gestão do arquivo documental na organização.
Conhecimentos
- Sistemas de gestão documental.
- Princípios básicos da gestão documental.
- Procedimentos, instruções de trabalho, impressos e registos.
- Requisitos da documentação física e digital – normas do sistema da qualidade.
- Gestão documental numa organização - o ciclo de vida da documentação.
- Técnicas de classificação, codificação e indexação de documentos.
- Estruturação de diretorias de ficheiros, processo de backup.
- Normas de segurança na gestão documental – política de uso, armazenamento, confidencialidade e proteção de dados.
- Software de gestão documental.
- Melhoria contínua.
Aptidões
- Reconhecer sistemas de gestão documental.
- Identificar o ciclo de vida da documentação na organização.
- Estabelecer regras de organização, uso e segurança da documentação.
- Definir regras de organização e procedimentos para utilização do arquivo.
- Definir regras de manutenção e procedimentos para utilização do arquivo.
- Aplicar as normas que regulam os requisitos da gestão documental física e digital.
- Aplicar as normas de segurança na gestão do arquivo.
- Organizar o arquivo e classificar documentos.
- Codificar e indexar documentos.
- Aplicar a política interna de uso dos documentos na manutenção do arquivo.
- Executar procedimentos e instruções de trabalho.
- Elaborar registos de controlo e monitorização do processo de arquivo documental.
- Utilizar o software e as funcionalidades da aplicação informática de gestão documental.
- Avaliar, reportar e validar a gestão do processo de aquivo organizacional.
- Identificar oportunidades de melhoria e propor ações corretivas/preventivas.
Atitudes
- Responsabilidade pelas suas ações.
- Autonomia no âmbito das suas funções.
- Orientação para o resultado.
- Sentido de organização.
- Sentido analítico.
- Cooperação com a equipa.
- Sentido crítico.
- Rigor.
- Empenho e persistência na resolução de problemas.
- Conduta ética.
- Respeito pelas regras e normas definidas.
Critérios, contexto e recursos previstos
Critérios de desempenho
- Cumprindo as normas gerais e as orientações e regulamentos internos da gestão do arquivo.
- Garantindo o cumprimento dos procedimentos, prazos e requisitos estabelecidos.
- Avaliando o processo de gestão do arquivo.
- Reportando as causas dos desvios e identificando oportunidades de melhoria contínua.
Contexto
- Aplicável a diferentes contextos.
Recursos
- Dispositivos tecnológicos com acesso à internet.
- Software de escritório eletrónico, software de bases de dados, fichas de contactos em papel.
- Sistema informático com software de gestão, templates de documentos.
- Manuais/documentação/relatórios/e outra documentação técnica específica.
- Arquivadores.
- Regulamentos e códigos associados (RGDP, código de ética e deontologia).
- Legislação associada.