Mini-Projecto · Implementar os procedimentos de abastecimento de um economato e armazém

Contexto

Uma pequena empresa de distribuição de material de escritório e de limpeza abastece cerca de 60 clientes empresariais da região. Tem um armazém de 300 m², uma equipa de cinco pessoas e um software de gestão de stocks pouco aproveitado. A chefia identificou quatro problemas: faltam artigos com frequência (e outros acumulam-se parados), há divergências entre o stock do sistema e o stock real, as receções não seguem um procedimento único e ninguém acompanha indicadores.

Foste integrado/a na equipa como colaborador/a administrativo/a de apoio à cadeia de abastecimento. A tua missão é preparar a informação, padronizar os processos de registo e propor uma avaliação simples da atividade, cumprindo os procedimentos internos, os prazos e as normas de segurança, ambiente e qualidade.

Trabalhas individualmente ou a pares, com uma folha de cálculo (ou o software de gestão de stocks da escola) e com os dados do Anexo deste enunciado: 12 artigos com consumo anual, preço, saldo, consumos e prazos (Anexo A); três propostas de fornecedores (Anexo B); o registo de 40 receções do último trimestre (Anexo C); três casos de divergência (Anexo D); os dados de expedições, inventário e stock (Anexo E); e os movimentos de um artigo e de um equipamento (Anexo F). Entregas um dossiê com os resultados e as decisões.

Requisitos

Funcionais

• Desenhar o mapa da cadeia da empresa: fornecedores, produtores, operadores logísticos e clientes, com o posicionamento a montante e a jusante e os três fluxos (materiais, informação, financeiro).
• Fazer a seleção de fornecedores para uma família de artigos, com matriz ponderada e comparação do custo total das três propostas.
• Calcular o stock de segurança e o ponto de encomenda dos 12 artigos, e o lote económico dos artigos A da classificação, com as fórmulas e as unidades visíveis.
• Fazer a classificação ABC dos 12 artigos e propor a frequência de contagem de cada classe.
• Escrever o procedimento de receção com fluxograma (pelo menos duas decisões), checklist e modelo de relatório de ocorrência.
• Preparar um plano de inventário físico (cíclico) com folha de contagem e regras de ajuste.
• Propor um endereçamento para o armazém (zonas e regra de arrumação) e uma organização do economato com mínimos e máximos.
• Calcular pelo menos cinco indicadores (OTIF, nível de serviço, taxa de rutura, exatidão de inventário, rotação) com os dados fornecidos.
• Escrever um relatório mensal de uma página, com resumo, indicadores, causas e plano de ação.
• Identificar riscos de segurança, regras de EPI, destino de resíduos e controlo de não conformidades.

Não-funcionais

• Ficheiros com nomenclatura consistente (tipo, número, data) e uma só versão válida de cada documento.
• Registos claros: cada número com a unidade, a fórmula e a fonte.
• Linguagem objetiva e profissional, com factos separados de interpretações.
• Cumprimento dos procedimentos internos, das normas de segurança e saúde no trabalho, de proteção ambiental e da qualidade.
• Trabalho cooperativo: divisão de tarefas registada, se o trabalho for a pares.

Fases

Critérios de avaliação

Anexo · Dados do projeto

Todos os dados abaixo são os que usas no dossiê. O ano tem 250 dias úteis e o consumo diário é por dia útil. Custo de cada encomenda: 35,00 €. Custo de posse: 20% do preço unitário por ano. Classes ABC: A até 75% do valor acumulado, B até 90%, C o resto.

Anexo A · Os 12 artigos

Anexo B · Propostas de fornecedores de papel A4 80 g (1 500 resmas)

Critério eliminatório do pedido de cotação: papel com certificação de gestão florestal (FSC ou PEFC). Pesos da matriz: preço 35%, qualidade 25%, prazo 25%, serviço 15%. As notas de 1 a 5 são a avaliação qualitativa do comprador, registada antes de calcular o custo total, e usam-se como estão.

Anexo C · As 40 receções do trimestre

A tempo significa entregue até à data prometida. Quantidades na unidade do artigo (Anexo A).

Anexo D · Três casos de divergência

Os casos correspondem às receções n.º 2, 6 e 7 do Anexo C.

Anexo E · Expedições, inventário e stock do trimestre

Anexo F · Valorização e equipamento

Movimentos do artigo A05 (papel higiénico industrial) em setembro: stock inicial de 80 fardos a 9,20 €; receção de 200 fardos a 9,60 €; saída de 210 fardos.

Equipamento do armazém: um porta-paletes manual com rodas gastas teve, nos últimos 12 meses, 3 reparações de 140,00 € cada. Um novo custa 780,00 € e tem uma vida útil esperada de 6 anos.

Erros comuns

• Trocar o stock de segurança pelo consumo durante o prazo de entrega.
• Calcular o ponto de encomenda sem o tempo interno de aprovação, receção e arrumação.
• Comparar fornecedores só pelo preço unitário, sem transporte nem descontos.
• Dar entrada pela quantidade da guia em vez da quantidade contada.
• Ajustar o inventário sem investigar as divergências.
• Calcular a rotação com o stock final em vez do stock médio.
• Esquecer o stock em trânsito e duplicar encomendas.
• Entregar um mapa de processo "como devia ser" em vez de "como é".
• Apresentar indicadores sem fórmula, sem unidade ou sem meta.
• Propor ações sem responsável, prazo e forma de verificar.

Bónus (opcional)

• Construir uma folha de cálculo com alertas automáticos quando o saldo desce ao ponto de encomenda.
• Propor um modelo de etiqueta de endereço com código de barras para as estantes.
• Comparar o custo de uma entrega por grupagem com o de um camião dedicado, para 9 e para 16 paletes, com a grupagem a 41,00 € por palete e o camião dedicado a 520,00 €.
• Escrever uma instrução de trabalho de uma página para o procedimento de contagem cíclica.

Reflexão

No dossiê final, responde: porque é que um registo feito na hora é a base de todos os indicadores da cadeia de abastecimento? E descreve uma divergência que tenhas tratado (ou simulado), indicando a causa de raiz que encontraste e a ação que propões para a evitar.