Mini-Projeto · Implementar a política de comunicação de uma empresa
Contexto
A Conservas Maré Funda, Lda., fábrica fictícia de conservas de peixe com 120 trabalhadores (80 na produção em 2 turnos, 15 em embalagem e armazém, 10 no comercial e marketing, 8 na administração e finanças, 4 na qualidade e segurança e 3 em manutenção), acaba de aprovar uma política de comunicação institucional. A direção sente que a informação chega tarde à linha de produção, que há boatos sobre mudanças de horário e que o website não reflete o que a empresa é.
Foste destacado/a como técnico/a de apoio à comunicação para colaborar na implementação da política: analisar a organização, ajudar a operacionalizar o plano de comunicação, promover a imagem e o envolvimento dos trabalhadores, participar numa pequena auditoria ao sistema e propor ações corretivas e preventivas.
Trabalhas individualmente ou a pares e entregas um dossiê com os documentos pedidos nas fases. Os dados que não constam do enunciado são inventados por ti, de forma coerente e registados no dossiê como pressupostos.
Requisitos
Funcionais
- Elaborar a ficha de identidade da empresa: missão, visão, três valores com comportamentos observáveis e indicador.
- Elaborar o organograma (pelo menos 3 níveis, linhas hierárquicas e funcionais) e o quadro das áreas funcionais com as suas funções.
- Desenhar o mapa de processos (gestão, realização, suporte) e mapear dois fluxos de informação (um descendente, um ascendente) com as falhas.
- Escrever o plano de comunicação para 12 meses: diagnóstico, 3 objetivos SMART (cada um ligado ao objetivo estratégico da empresa a que responde), públicos, matriz de comunicação (mínimo 6 linhas, interna e externa), calendário trimestral e indicadores.
- Preparar três mensagens (um comunicado interno, um conteúdo externo e uma resposta a um pedido) aplicando os princípios de comunicação, com canal escolhido e justificado.
- Definir ações de envolvimento dos trabalhadores (pelo menos 4) e as regras de proteção de dados e conduta ética aplicáveis.
- Preparar um plano de crise de comunicação de uma página: cenários e gravidade, quem declara a crise, porta-voz e substituto, mensagem da primeira hora, lista de contactos por ordem de aviso e registo.
- Participar na auditoria: critérios, método de recolha, questionário (8 a 10 perguntas) e registo de constatações a partir de dados fornecidos pelo formador ou inventados de forma realista.
- Analisar os dados (taxa de resposta, média, percentagens), avaliar os resultados face às metas e programar ações corretivas e preventivas com plano 5W2H e verificação de eficácia.
Não-funcionais
- Linguagem clara, em português europeu, sem jargão desnecessário.
- Documentos com versão, data e autor, e organização do dossiê por pastas.
- Coerência entre identidade, matriz de comunicação, indicadores e auditoria.
- Respeito pela conduta ética, pela confidencialidade e pelo RGPD (nada de dados pessoais reais).
- Cumprimento dos prazos e das regras definidas para a entrega.
Fases
Fase 1 · Análise da organização (3h) Ficha de identidade, organograma, áreas funcionais, mapa de processos e dois fluxos de informação com falhas identificadas.
Fase 2 · Diagnóstico e plano de comunicação (4h) Diagnóstico (FOFA), objetivos SMART com indicação do objetivo estratégico a que cada um responde, públicos, matriz de comunicação, calendário e indicadores.
Fase 3 · Operacionalização: mensagens e canais (3h) Três mensagens preparadas com canal escolhido, ações de promoção da imagem e verificação de compreensão.
Fase 4 · Envolvimento, ética e proteção de dados (2h) Quatro ações de envolvimento, regras de utilização dos canais, tratamento de fotografias e listas, e plano de crise de comunicação de uma página.
Fase 5 · Auditoria ao sistema de comunicação (3h) Critérios, métodos, questionário, amostra, tabulação de dados e constatações.
Fase 6 · Análise, avaliação e ações (3h) Cálculo dos indicadores, comparação com metas, análise de causas, ações corretivas e preventivas em 5W2H e plano de verificação de eficácia.
Fase 7 · Dossiê e apresentação (2h) Reunir os documentos, rever coerência e apresentar à turma em 8 minutos.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Identidade, organograma, áreas funcionais, processos e fluxos | 15% |
| Plano de comunicação (objetivos SMART ligados aos objetivos estratégicos, matriz, calendário, indicadores) | 20% |
| Mensagens, canais e promoção da imagem | 15% |
| Envolvimento dos trabalhadores, ética, proteção de dados e plano de crise | 10% |
| Auditoria: critérios, questionário e constatações | 15% |
| Análise de dados, avaliação e ações corretivas e preventivas | 20% |
| Dossiê e apresentação | 5% |
Erros comuns
- Fazer um organograma só com nomes, sem níveis, sem linhas funcionais e sem data.
- Definir objetivos vagos, sem número nem prazo, ou objetivos de comunicação que não respondem a nenhum objetivo estratégico da empresa.
- Preencher a matriz de comunicação sem responsáveis nem indicadores.
- Entregar um plano de crise sem porta-voz substituto, sem ordem de aviso ou sem mensagem da primeira hora.
- Usar um único canal para todos os públicos, esquecendo quem não tem email.
- Escrever perguntas de questionário com duas ideias ao mesmo tempo ou com resposta induzida.
- Confundir pontos percentuais com variação percentual.
- Misturar opiniões com factos nas constatações de auditoria.
- Propor ações sem responsável, sem prazo e sem forma de verificar a eficácia.
- Incluir dados pessoais reais no dossiê.
- Não manter a coerência entre os documentos: o plano diz uma coisa e a auditoria mede outra.
Bónus (opcional)
- Desenhar um mini-manual de identidade (logótipo, cores, tipos de letra e uma assinatura de email).
- Aprofundar o plano de crise com três cenários diferentes, mensagens-modelo para cada um e o fluxo de aprovação de cada mensagem.
- Criar um painel de indicadores de comunicação com 5 indicadores e metas.
- Redigir um procedimento de uma página para "comunicação de alterações a trabalhadores", com responsáveis e prazos.
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que a comunicação interna deve preceder a externa, e que indicador usarias para saber se um trabalhador realmente compreendeu uma mensagem? Descreve ainda uma barreira que tenhas identificado no caso e como a tua proposta a reduz.