Gerir o tempo e organizar o trabalho em contexto empresarial
Curso: Técnico/a de Gestão de PessoasCarga: 25hCréditos: 2.25Tempos: 30 × 50 minSessões: 16
Proposta de distribuição para tempos letivos de 50 minutos (25h = 30 tempos). Ajuste a blocos de 45 ou 90 minutos e ao calendário da sua escola; os conteúdos seguem os materiais da UC e os objetivos citam as realizações e os conhecimentos do referencial oficial trabalhados em cada sessão. O mini-projeto tem a duração de 12 horas: os tempos previstos cobrem o arranque e o acompanhamento em sala, o restante conclui-se em autonomia. A sequência é uma sugestão.
Planificação sessão a sessão
Aula
Tempos
Sessão
Conteúdos
Objetivos (referencial)
Recursos Aulify
Avaliação
1
1
Apresentação da unidade
Apresentação da unidade de competência, dos conteúdos, da sequência de sessões e dos critérios de avaliação. Diagnóstico inicial sobre os hábitos de gestão do tempo dos formandos.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Aplicar estratégias para eliminar o desperdício de tempo. Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal.
Gestão do tempo: conceito, importância e o tempo como recurso
Gestão do tempo: conceito e importância (o que é gerir o tempo, porque importa numa empresa, exemplo do custo de uma hora perdida). O tempo como recurso: características do tempo, lei de Parkinson, lei de Hofstadter e princípio de Pareto (80/20).
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Conhecimentos: Gestão do tempo; Autoavaliação na gestão do tempo.
Autoavaliação na gestão do tempo: diário de tempo, análise de um dia de 480 minutos, características pessoais e fatores de desperdício de tempo. Planeamento: metas e objetivos SMART, planos diários e semanais, cronogramas e diagrama de Gantt, checklists.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Conhecimentos: Planeamento na gestão do tempo; Autoavaliação na gestão do tempo.
Prioridade e os três princípios da administração do tempo (sentido, realização e execução). Diagrama de Eisenhower e classificação das tarefas de uma manhã. Análise de Pareto e matriz impacto versus esforço.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Conhecimentos: Gestão de prioridades.
Resolução e correção da Ficha 01: eficácia, estimativas, diário de tempo, objetivos SMART, cronogramas, diagrama de Eisenhower, análise de Pareto e matriz impacto versus esforço.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Conhecimentos: Gestão do tempo; Planeamento na gestão do tempo; Autoavaliação na gestão do tempo; Gestão de prioridades.
Organizar o dia de trabalho. Agrupamento de tarefas. Controlo das interrupções e dos telefonemas. A agenda como recurso estratégico e a utilização das novas tecnologias.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Conhecimentos: Técnicas de gestão do tempo.
Métodos de gestão do tempo e ferramentas tecnológicas
Métodos de gestão do tempo: GTD (Getting Things Done), time boxing e time blocking, técnica Pomodoro, eat the frog e escolha do método. Ferramentas tecnológicas: agendas, planners e bullet journal, gestores de tarefas, folhas de cálculo e aplicações, como escolher e exemplo de equipa.
Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Conhecimentos: Ferramentas; Ferramentas tecnológicas para a gestão do tempo.
Resolução e correção da Ficha 02: pomodoros, agrupamento de tarefas, escolha de método e de ferramenta, desperdício, reuniões, delegação e limites do tempo de trabalho.
Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Aplicar estratégias para eliminar o desperdício de tempo. Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal. Conhecimentos: Técnicas de gestão do tempo; Ferramentas; Ferramentas tecnológicas para a gestão do tempo; Organização do trabalho.
Benefícios da gestão do tempo. Avaliar a eficácia de ferramentas e técnicas. Estrutura do plano de ação pessoal. Exemplo de um plano de oito semanas e atitudes.
Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal. Conhecimentos: Benefícios da gestão do tempo; Plano de ação pessoal.
Boas práticas finais de gestão do tempo. Consolidação e síntese da unidade. Esclarecimento de dúvidas.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Aplicar estratégias para eliminar o desperdício de tempo. Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal.
Plano de gestão do tempo e de organização do trabalho de uma equipa administrativa, com plano de ação pessoal. Projeto com a duração de 12 horas: arranque e acompanhamento em sala; restante trabalho em autonomia.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Aplicar estratégias para eliminar o desperdício de tempo. Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal.
Realização do teste de avaliação sumativa. Correção e balanço da unidade.
Aplicar as técnicas de gestão do tempo no exercício da atividade profissional. Aplicar os métodos e ferramentas de gestão do tempo em contexto empresarial. Aplicar estratégias para eliminar o desperdício de tempo. Organizar o trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal.
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Sumativa (teste).
Sumários prontos a copiar
Aula 1Apresentação da unidade de competência «Gerir o tempo e organizar o trabalho em contexto empresarial», dos conteúdos, da sequência de sessões, do mini-projeto e dos critérios de avaliação. Realização de um diagnóstico inicial sobre os hábitos de gestão do tempo dos formandos.
Aula 2Definição de gestão do tempo e distinção entre eficiência e eficácia, com análise da sua importância no contexto empresarial a partir do custo de uma hora perdida. Caracterização do tempo como recurso e aplicação da lei de Parkinson, da lei de Hofstadter e do princípio de Pareto (80/20) em exemplos de estimativa de tarefas.
Aula 3Registo e análise do uso do tempo através de um diário de tempo, com a análise de um dia de 480 minutos e a identificação das características pessoais e dos fatores de desperdício. Formulação de metas e objetivos SMART e elaboração de planos diários e semanais, de um cronograma (diagrama de Gantt) e de uma checklist.
Aula 4Definição de prioridade e explicação dos três princípios da administração do tempo (sentido, realização e execução). Classificação de tarefas com o diagrama de Eisenhower, análise de Pareto das causas de um problema e escolha de melhorias com a matriz impacto versus esforço.
Aula 5Resolução e correção da Ficha 01 sobre diagnóstico, planeamento e prioridades (eficácia, estimativas, diário de tempo, objetivos SMART, cronograma, diagrama de Eisenhower, análise de Pareto e matriz impacto versus esforço), com esclarecimento das dúvidas.
Aula 6Organização do dia de trabalho (planear na véspera, começar pelo mais importante, deixar folga e planear pausas), agrupamento de tarefas com cálculo da poupança de tempo, estratégias para controlar interrupções e telefonemas e utilização da agenda como recurso estratégico, com apoio das novas tecnologias.
Aula 7Aplicação do método GTD, do time boxing e time blocking, da técnica Pomodoro e do eat the frog, com critérios para escolher o método adequado a cada situação. Comparação de agendas, planners, bullet journal, gestores de tarefas, folhas de cálculo e aplicações, e escolha das ferramentas para a equipa de um caso concreto.
Aula 8Identificação dos grandes ladrões de tempo e dos fatores de desperdício e aplicação das quatro estratégias de redução (eliminar, simplificar, automatizar e delegar) ao circuito dos pedidos de férias.
Aula 9Planificação e organização do trabalho de uma equipa. Preparação, condução e seguimento de uma reunião (agenda, tempo, decisões e ata) e cálculo do custo de uma reunião para avaliar a sua produtividade.
Aula 10Definição de delegar (atribuir a execução de uma tarefa, mantendo a responsabilidade pelo resultado), critérios para decidir o que delegar e o que não delegar, e passos para delegar com eficácia a uma equipa.
Aula 11Resolução e correção da Ficha 02 sobre técnicas, métodos, equipa e plano pessoal (montagem de uma tarde com pomodoros, agrupamento de chamadas, escolha de método e de ferramentas, redução do desperdício, preparação de reuniões, delegação e limites do tempo de trabalho), com esclarecimento das dúvidas.
Aula 12Análise dos benefícios da gestão do tempo (produtividade, clima da organização, qualidade de vida, redução de erros e de desperdícios, reputação) e avaliação da eficácia de ferramentas e técnicas. Elaboração do plano de ação pessoal, a partir da sua estrutura e de um exemplo de plano de oito semanas.
Aula 13Enquadramento do tempo de trabalho, das pausas e do descanso nas normas de segurança e saúde no trabalho e aplicação de medidas de prevenção ao planeamento do dia de trabalho.
Aula 14Síntese das boas práticas de gestão do tempo e da organização do trabalho e consolidação dos conteúdos da unidade com apoio da sebenta, com esclarecimento das dúvidas antes da avaliação.
Aula 15Arranque e acompanhamento do mini-projeto «Plano de gestão do tempo e de organização do trabalho de uma equipa» (duração total de 12 horas): análise do caso, diagnóstico do tempo, planos, ferramentas, indicadores e plano de ação pessoal. As horas que não couberem na sala são concluídas em autonomia.
Aula 16Realização do teste de avaliação sumativa, seguida da correção e do balanço da unidade.