Ficha 01 · Diagnóstico, planeamento e prioridades
Exercício 1 · Eficiência ou eficácia
Para cada situação, indica se descreve sobretudo eficiência, eficácia ou falta de uma delas, e justifica: (a) o Bruno preenche 40 formulários por hora, mas 15 deles vão para um cliente que já tinha cancelado; (b) a Leonor escolhe sempre primeiro a fatura que vence no próprio dia e consegue pagá-la sem erros, mas demora o dobro porque faz tudo à mão; (c) o Vasco analisa dados de vendas em 20 minutos com um modelo automático e utiliza o resultado na reunião de decisão desse dia.
Exercício 2 · Estimar com margem
A Carolina estima que o relatório trimestral demora 2 h 30 min. Nas últimas duas vezes demorou, em média, 3 h 20 min. Aplica uma margem de segurança de 25 % ao valor histórico. Se só tiver 2 horas livres por dia durante 2 dias, consegue cumprir o prazo? Que solução propões?
Exercício 3 · Analisar um diário de tempo
O Gaspar registou um dia de 8 horas (480 minutos):
| Categoria | Minutos |
|---|---|
| Tarefa principal (elaboração de orçamentos) | 150 |
| Correio eletrónico | 110 |
| Reuniões | 80 |
| Interrupções | 70 |
| Procurar informação | 30 |
| Pausas | 40 |
Verifica se a soma é 480, calcula a percentagem de cada categoria (uma casa decimal), identifica o desperdício potencial e propõe duas ações.
Exercício 4 · Reformular objetivos em SMART
Reformula, cumprindo os cinco critérios SMART, os objetivos seguintes: (a) «Quero chegar a horas às reuniões»; (b) «Vou organizar melhor o arquivo»; (c) «A equipa deve responder mais depressa aos clientes».
Exercício 5 · Cronograma de um dia de formação interna
Uma equipa organiza uma sessão de formação interna. As atividades são:
| Atividade | Duração | Depende de |
|---|---|---|
| A. Definir lista de participantes | 1 dia | início |
| B. Reservar sala | 1 dia | A |
| C. Preparar materiais | 3 dias | A |
| D. Contratar o serviço de café | 2 dias | B |
| E. Enviar convites | 1 dia | B e C |
| F. Ensaio geral | 1 dia | D e E |
Calcula a duração mínima do projeto, identifica o caminho crítico e indica qual a atividade com folga.
Exercício 6 · Classificar com o diagrama de Eisenhower
Num escritório de contabilidade, no dia anterior ao fim do prazo de entrega de uma declaração, a Teresa tem a lista seguinte. Classifica cada tarefa em Q1, Q2, Q3 ou Q4 e decide o que fazer: (a) enviar ao cliente a declaração que entrega amanhã; (b) rever o procedimento de arquivo, que está desatualizado; (c) responder a um pedido de informação de um fornecedor, sem prazo; (d) um colega pede-lhe que encaminhe 12 emails recebidos na caixa errada, hoje de manhã; (e) ver fotografias de férias no telemóvel.
Exercício 7 · Análise de Pareto de um problema de qualidade
Numa loja online registaram-se 200 reclamações num trimestre: entrega tardia 72; fatura errada 44; embalagem danificada 36; atendimento demorado 28; outras 20. Constrói a tabela de percentagens e percentagens acumuladas, indica quais as causas a atacar primeiro e propõe uma ação para a principal.
Exercício 8 · Escolher melhorias com a matriz impacto versus esforço
Uma equipa de apoio administrativo avaliou quatro propostas, com impacto e esforço de 1 a 5 (3 ou mais é alto): (A) lista de verificação para o fecho do mês, impacto 4, esforço 1; (B) plataforma única de atendimento por telefone, email e chat, impacto 5, esforço 5; (C) renovar o mobiliário da sala de reuniões, impacto 2, esforço 4; (D) uniformizar a assinatura dos emails, impacto 3, esforço 1. Classifica-as e define a ordem de execução, justificando.