Ficha 02 · Técnicas, métodos, equipa e plano pessoal

Exercício 1 · Montar uma tarde com pomodoros

A Lídia trabalha das 13h30 às 17h30 (240 minutos). Tem de fazer um estudo de mercado (estimado em 5 pomodoros), uma reunião de 45 minutos e responder ao correio em 30 minutos. Usa pomodoros de 25 minutos, pausas curtas de 5 minutos e uma pausa longa de 20 minutos após o 4.º pomodoro. Calcula o tempo total necessário, a folga e diz se o plano é razoável.

Exercício 2 · Quanto se poupa a agrupar chamadas

O Edgar faz 18 chamadas de acompanhamento a clientes por dia, em momentos soltos. Cada chamada dura 4 minutos e cada interrupção do trabalho custa mais 3 minutos para retomar o fio. Se as agrupar numa única janela diária, só há 1 recuperação (3 minutos). Calcula o tempo gasto nos dois cenários, a poupança por dia e por mês (20 dias úteis).

Exercício 3 · Escolher o método certo

Indica o método de gestão do tempo mais adequado (GTD, time boxing, time blocking, pomodoro, eat the frog ou kanban) para cada caso e justifica: (a) a Dália adia há três semanas uma conversa difícil com um fornecedor; (b) o Orlando gere dez projetos pequenos com pedidos que chegam por vários canais e sente que se esquece de coisas; (c) a Sónia revê cada proposta comercial durante horas, sempre à procura de mais um detalhe; (d) o Fábio tem de se concentrar numa análise longa, mas distrai-se com o telemóvel de 10 em 10 minutos; (e) uma equipa de seis pessoas precisa de ver quem está a fazer o quê.

Exercício 4 · Propor ferramentas para uma loja

Uma loja de decoração tem 6 pessoas e três problemas: trocas de turno combinadas de viva voz, que ninguém regista; rutura de stock dos artigos mais vendidos; e devoluções de clientes que ficam semanas sem tratamento. Propõe uma combinação de ferramentas e regras (máximo de três ferramentas), justifica a escolha com os critérios do capítulo 8 e define dois indicadores para avaliar o resultado ao fim de 6 semanas.

Exercício 5 · Reduzir o desperdício no circuito de aprovação de faturas

Numa empresa, as faturas de fornecedores chegam por email e em papel e têm de ser aprovadas pelo responsável do serviço e depois pela direção. A assistente demora 12 minutos a seguir cada fatura (receber, reencaminhar, lembrar as aprovações, arquivar). São 45 faturas por mês e a hora da assistente custa 13 euros à empresa. Aplica a ordem eliminar, simplificar, automatizar e delegar para propor melhorias, sabendo que, depois delas, cada fatura demora 5 minutos. (a) Calcula as horas gastas por ano antes e depois e a percentagem de poupança. (b) A ferramenta de aprovação digital custa 240 euros por ano: compensa?

Exercício 6 · Preparar uma reunião e calcular o custo

Uma equipa de 5 pessoas faz uma reunião semanal de 60 minutos, 50 semanas por ano, com custo médio de 20 euros/hora por pessoa. A reunião não tem agenda e termina sem ata. (a) Calcula o custo anual. (b) Propõe 4 medidas para a tornar mais produtiva e reduzi-la a 30 minutos. (c) Calcula o novo custo e a poupança.

Exercício 7 · Delegar bem

A Marisa coordena uma equipa de apoio ao cliente e passa cerca de 4 horas por semana a compilar os indicadores de atendimento. O Ivo, membro da equipa há dois anos, mostra interesse em aprender. (a) Explica como delegaria esta tarefa nos 7 passos da sebenta. (b) Que nível de delegação usaria no início e porquê? (c) O Ivo diz, na segunda semana, «não consigo, faz tu». O que deve a Marisa fazer? (d) Quantas horas por ano liberta, se a tarefa for semanal e houver 46 semanas de trabalho?

Exercício 8 · Rever um horário e os limites de tempo de trabalho

O Simão trabalha das 8h30 às 17h30, com 1 hora de almoço. Numa semana de fecho acumulou dois dias de saída às 22h30 e noutro dia entrou às 8h30 depois de uma saída tardia. (a) Calcula o seu trabalho efetivo num dia normal. (b) Calcula o descanso entre uma saída às 22h30 e a entrada às 8h30 do dia seguinte e compara com as 11 horas seguidas de descanso diário previstas no art. 214.º do Código do Trabalho. (c) Nos dias de saída às 22h30, quantas horas efetivas trabalhou e quanto excede isso o período normal? Compara com o limite do trabalho suplementar num dia normal de trabalho. (d) Propõe 4 ações de gestão do tempo para evitar a repetição. (e) Onde deve procurar os valores aplicáveis ao seu caso?

Exercício 9 · Prioridades do dia da equipa

Às 9h, a Rita coordena 3 colegas (Ana, Bruno e Carla) e tem 9 tarefas para hoje: processar 20 encomendas urgentes (3 h); responder a uma reclamação de um cliente importante (30 min); preparar o mapa de horas do mês, que vence amanhã (2 h); arquivar guias (1 h); atualizar a lista de contactos de fornecedores (1 h); formar a Carla no novo programa (1 h 30 min); conferir faturas que vencem hoje (1 h); limpar a caixa de correio partilhada (45 min); planear a campanha do próximo trimestre (2 h). Cada pessoa, Rita incluída, tem 6 horas úteis de trabalho planeável. Distribui as tarefas, indica, por ordem, as prioridades de cada pessoa (no máximo 3), respeita uma folga de pelo menos 20 % e diz o que fica para outro dia.