Ficha 01 · Princípios, escrita, não-verbal

• Emissor: Pedro.
• Mensagem: proposta de projecto.
• Canal: email (escrita assíncrona).
• Receptor: Maria.
• Feedback: resposta de aprovação no dia seguinte.
• Ruído: obras lá fora (ruído físico que pode distrair Maria); possível ruído psicológico se Maria estiver stressada.
• Contexto: ambiente profissional, escritório.
• Codificação: Pedro transforma ideias em texto escrito.
• Descodificação: Maria lê e interpreta o texto.

Facilitadores: 1. Ordem de trabalhos clara previamente enviada. 2. Ambiente sem distracções (telemóveis silenciados, porta fechada). 3. Escuta activa dos participantes.

Inibidores: 1. Hierarquia rígida que inibe juniores de falar. 2. Pressa (reunião marcada para 1h mas com muitos pontos). 3. Multitarefa (participantes a olhar emails durante a reunião).

Email reformulado:

Assunto: Proposta projecto XYZ — pedido de feedback até sexta

Bom dia [Nome do cliente],

Espero que esteja bem.

Em seguimento da proposta que enviei a [data], gostaria de saber
se teve oportunidade de a analisar.

Como o início do projecto está previsto para [data], o feedback
seria muito útil até sexta-feira para conseguirmos planear os
próximos passos.

Fico ao dispor para esclarecer qualquer dúvida ou agendar
uma reunião se preferir discutir presencialmente.

Cumprimentos,
João Silva
Consultor
[Empresa]
+351 200 000 000

Melhorias feitas: - Saudação completa com nome do cliente. - Assunto claro e descritivo. - Contexto (referência à proposta enviada). - Pedido específico com prazo concreto. - Tom profissional (sem abreviações, sem urgência exagerada). - Disponibilidade oferecida (reunião). - Despedida formal. - Assinatura completa.

a) Email ou memorando interno (depende formalidade da empresa).

b) Relatório anual com apresentação (slides) para o conselho.

c) Carta formal ou email dependendo da relação com o fornecedor. Idealmente com formulário/template estandardizado.

d) Ata de reunião (oficial, com assinaturas) ou pelo menos notas de reunião (informais, em email).

e) Especificação funcional ou documento de requisitos (formal, técnico, com índice).

a) Braços cruzados: defensividade, fechamento, desacordo. Cuidado: também pode ser conforto físico (frio) — interpretar com contexto.

b) Inclinar-se para a frente: interesse, envolvimento na conversa, atenção.

c) Tamborilar com os dedos: impaciência, nervosismo, aborrecimento.

d) Sorriso genuíno (com olhos): simpatia, abertura, bem-vinda. Diferente de sorriso forçado (só boca).

e) Evitar contacto visual: insegurança, desonestidade percepcionada, desinteresse, ou simplesmente cultura/timidez. Não tirar conclusões precipitadas.

Princípio importante: gestos isolados não significam muito. Interpretar clusters de gestos (postura + expressão + tom) em conjunto com o contexto.

a) Social (1,2-3,6 m). À volta da mesa de reuniões.

b) Pública (> 3,6 m). Apresentador no palco / frente, audiência mais distante.

c) Pessoal (45-120 cm). Conversa amigável breve.

d) Social (1,2-3,6 m). Profissional mas com proximidade suficiente para construir relação. Mesa entre as partes é comum.

e) Social (1,5-2 m tipicamente). Profissional mas sem barreira excessiva. Mesa entre entrevistador e entrevistado é normal.

Cuidados: - Variações culturais: latinos mais próximos, nórdicos mais distantes. - Adaptar à pessoa. Se nota desconforto, recue ligeiramente. - Respeito ao espaço pessoal é fundamental para confiança.

a) Resposta empática:

"Compreendo, deve ser muito frustrante sentir que o teu esforço não é reconhecido, especialmente com tanto trabalho em cima."

(Valida sentimentos sem julgar, sem dar solução imediata, sem tomar lado).

b) Pergunta de retorno:

"O que te leva a sentir que não és valorizado? É algo específico que aconteceu ou um padrão que vens notando?"

(Procura entender melhor a raiz do sentimento, sem assumir).

c) Reformulação:

"Se entendo bem, estás a sentir-te sobrecarregado com o número de projectos e, ao mesmo tempo, a achar que o teu trabalho não está a ser reconhecido. É isso?"

(Confirma que estás a entender, mostra atenção, permite ao colega clarificar se necessário).

O que NÃO fazer:

❌ "Ah, mas tu sabes como ele é..." (julgamento). ❌ "Devias falar com ele!" (conselho não pedido). ❌ "Pelo menos tens trabalho, há gente sem emprego" (minimizar). ❌ "Eu também tenho 4 projectos!" (centrar em si).

Princípio: primeiro ouvir e validar; só depois (e se pedido) oferecer perspectivas ou conselhos.

a) Abordagem passiva:

"Olá... ahn... talvez devêssemos... não sei... tens andado ocupado?"

Problema: - Não comunica o problema. - Não obtém mudança. - Acumula ressentimento. - Pessoa não percebe que há um problema.

b) Abordagem agressiva:

"Sempre que há reunião, chegas tarde! Não tens consideração nenhuma! Tens que mudar isto JÁ ou vou falar com o chefe!"

Problema: - Ataque pessoal, não foca em comportamento. - Generaliza ("sempre", "nenhuma") — exagero. - Coloca pessoa na defensiva. - Ameaças geram resistência, não cooperação. - Pode danificar a relação.

c) Abordagem assertiva (DESC):

Descrever (factos objectivos): "Notei que nas últimas três reuniões da equipa chegaste 10-15 minutos atrasado."

Expressar sentimento: "Sinto-me um pouco desrespeitado nesta situação, e penso que afecta a dinâmica da equipa quando temos que recapitular o que já discutimos."

Sugerir solução: "Sugeria que combinássemos confirmar a presença com 15 minutos de antecedência, ou se há algo no teu horário que possa ser ajustado para evitar atrasos."

Consequências: "Acredito que assim conseguimos ter reuniões mais produtivas e eu também me sentiria melhor não ter que aguardar. O que pensas?"

Características da abordagem assertiva: - Factos específicos, não generalizações. - "Eu sinto..." em vez de "tu sempre...". - Sugestão concreta e construtiva. - Convite ao diálogo (não imposição). - Foco no comportamento, não na pessoa. - Calma no tom.

Resultado: pessoa fica aberta a dialogar, não defensiva.