Sebenta · Utilizar folhas de cálculo no planeamento industrial (UC04462)

Introdução

Esta sebenta ensina a construir e explorar uma folha de cálculo aplicada ao planeamento industrial, do primeiro esboço no papel até uma folha com fórmulas, gráficos e macros a funcionar. O planeamento industrial vive de números: quantidades planeadas e produzidas, tempos, prazos, custos. A folha de cálculo é a ferramenta que transforma esses números em decisões, sem cálculos repetidos à mão.

O percurso é o de um técnico de planeamento real: primeiro define os objetivos da folha (que perguntas tem de responder), depois elabora o layout e constrói a estrutura, e por fim recolhe, extrai e trata os dados com fórmulas, funções, gráficos e macros. Esta UC aplica-se a diferentes contextos da indústria metalomecânica: oficinas de maquinação, serralharias, fabrico por encomenda.

Objetivos de aprendizagem (referencial): definir os objetivos e os parâmetros de uma folha de cálculo de planeamento; elaborar o layout e construir a folha; utilizar fórmulas, funções e macros; e recolher, extrair, tratar e analisar dados de planeamento e produção industrial, cumprindo as normas de segurança, saúde, proteção ambiental e qualidade.

O exemplo condutor desta sebenta: a oficina metalomecânica Metalflex fabrica flanges, veios roscados, suportes e chapas cortadas por encomenda, para três clientes habituais (Brametal, Ferrotec e Metalonorte). Vamos construir, ao longo dos capítulos, a folha de planeamento semanal da Metalflex: um livro com as folhas Plano, Tempos e Resumo. Todos os números desta sebenta pertencem a este mesmo exemplo e podem ser confirmados à mão.

1. Planeamento industrial e a folha de cálculo

Planear a produção é decidir, antes de fabricar, o quê, quanto, quando e com que meios. Um plano de produção envolve sempre três tipos de dados:

• Tempos: quanto demora a produzir cada unidade de cada produto.
• Meios: que máquinas, ferramentas e pessoas estão disponíveis.
• Capacidade instalada: quanto a oficina consegue produzir num dado período, dados os meios disponíveis.

Sem uma ferramenta de cálculo, controlar estas três dimensões ao mesmo tempo, para várias encomendas em simultâneo, é impraticável a partir de uma certa dimensão. A folha de cálculo resolve isto: guarda os dados de entrada e calcula automaticamente tudo o resto, sempre que algo muda.

Onde a folha de cálculo aparece no planeamento

• Planos de produção: comparar quantidades planeadas com produzidas, por semana, mês ou ordem de fabrico.
• Ordens de fabrico e ordens de compra: cada encomenda interna tem uma ficha com produto, quantidade, cliente e prazo.
• Fichas de fabrico e registos de produção: tempos reais medidos no chão de fábrica, comparados com os tempos padrão.
• Indicadores de desempenho (KPI): grau de cumprimento, produtividade horária, valor produzido.

Esta UC aplica-se a diferentes contextos da indústria metalomecânica: os princípios são os mesmos numa oficina de maquinação, numa serralharia ou numa linha de fabrico por encomenda. Muda o produto, não o método.

O caso Metalflex

A Metalflex é uma pequena oficina metalomecânica. Nesta semana, o responsável de planeamento tem sete ordens de fabrico (OF) em curso, para três clientes: Brametal, Ferrotec e Metalonorte. Precisa de saber, a qualquer momento: quanto falta produzir em cada ordem, quais estão em risco de atraso, e qual o valor já produzido. É esta a folha que construímos ao longo da sebenta.

2. O ambiente de trabalho da folha de cálculo

Um programa de folha de cálculo (Excel, LibreOffice Calc) organiza-se sempre em três zonas visuais, independentemente do programa:

Livro, folhas e navegação

Um livro (ficheiro de folha de cálculo) pode conter várias folhas, cada uma com o seu separador na parte inferior da janela, identificado por um nome. O livro Metalflex vai ter três folhas: Plano (a tabela principal), Tempos (tabela de referência) e Resumo (indicadores finais).

Navegar entre folhas faz-se clicando no separador correspondente; navegar dentro de uma folha faz-se com as setas do teclado, Ctrl+setas (salta para o limite dos dados) ou a caixa de nomes, onde se escreve um endereço (ex.: D9) e se prime Enter para saltar diretamente para lá.

A distinção crucial: fórmula vs resultado

A barra de fórmulas mostra o conteúdo real de uma célula selecionada, mesmo que a célula mostre um número calculado. Se a célula H9 mostra 92, mas foi criada com =SOMA(H2:H8), é essa fórmula que aparece na barra de fórmulas, não o 92. Confundir os dois é o erro mais comum de quem começa: pensar que o 92 está "escrito" na célula, quando na verdade é o resultado de um cálculo que se atualiza sozinho.

3. Os elementos de uma folha de cálculo

Toda a folha de cálculo se constrói a partir de quatro elementos:

• Célula: a interseção de uma coluna (identificada por letra) com uma linha (identificada por número). O endereço de uma célula é sempre Coluna+Linha, por exemplo D2 (coluna D, linha 2).
• Intervalo (conjunto de células): um retângulo de células contíguas, escrito como primeira célula:última célula. Por exemplo, D2:D8 é o intervalo com as sete quantidades planeadas da folha Plano.
• Separadores (folhas): cada folha do livro é um separador com nome próprio, visível na parte inferior da janela.
• Gráficos: objetos incorporados na folha, que representam visualmente um intervalo de dados; atualizam-se automaticamente se os dados mudarem.

Ler um endereço corretamente

O endereço D2 lê-se "coluna D, linha 2": primeiro a letra (coluna), depois o número (linha), nunca ao contrário. Um intervalo como D2:D8 inclui a célula inicial, a final e todas as intermédias na mesma coluna: D2, D3, D4, D5, D6, D7, D8, sete células ao todo (8 − 2 + 1 = 7).

Estes quatro elementos, células, intervalos, folhas e gráficos, são o vocabulário mínimo para acompanhar o resto desta sebenta.

4. Definir objetivos, parâmetros e elaborar o layout

Esta é a primeira realização da UC: definir os objetivos e os parâmetros antes de construir seja o que for. Um erro clássico é abrir logo o programa e começar a escrever colunas ao acaso; o resultado é uma folha que se refaz três vezes.

Definir os objetivos: que perguntas a folha responde

Na Metalflex, o responsável de planeamento precisa que a folha responda a:

1. Quantas peças estão planeadas e quantas já foram produzidas, por ordem de fabrico?
2. Que ordens estão concluídas, em curso ou não iniciadas?
3. Que ordens estão em risco de atraso (prazo próximo e ainda não concluídas)?
4. Qual o tempo total previsto e o valor já produzido?

Definir os parâmetros: dados de entrada vs dados calculados

Um parâmetro de entrada é escrito à mão (ex.: quantidade planeada); um parâmetro calculado resulta de uma fórmula (ex.: percentagem concluída). Separar bem os dois desde o início evita que alguém escreva por cima de uma fórmula sem querer.

Elaborar o layout: a folha Plano

O layout da folha Plano reserva treze colunas, A a M. As colunas de entrada preenchem-se primeiro:

As colunas F (% concluído), G (tempo padrão), H (tempo total), J (prazo em dias), K (estado), L (preço unitário) e M (valor produzido) ficam reservadas, vazias por agora: são calculadas nos capítulos seguintes. A célula P1 guarda a data de referência (hoje): 10-09-2026, usada em todos os cálculos de prazo.

Uma segunda folha, Tempos, guarda os valores de referência por produto (ver capítulo 13), e uma terceira, Resumo, junta os indicadores finais (ver capítulo 13). Este layout de três folhas é o que construímos passo a passo até ao fim da sebenta.

5. Editar e formatar

Depois de os dados estarem introduzidos, a folha formata-se para se ler depressa e sem ambiguidade.

Formatar células

Cada célula tem um tipo de formato: número, moeda, percentagem, data, texto. A coluna F (% concluído) deve ter formato de percentagem; a coluna I (data de entrega), formato de data; a coluna M (valor produzido), formato de moeda com duas casas decimais. Escrever 120 numa célula formatada como texto é um erro típico: a célula parece um número, mas as fórmulas de soma ignoram-na, porque tecnicamente não é um valor numérico.

Estilos pré-definidos

Os programas trazem estilos pré-definidos que aplicam, de uma vez, tipo de letra, cor de fundo e cor de texto coerentes. Exemplos úteis para a Metalflex: aplicar o estilo "Bom" (fundo verde) às células da coluna K com o valor "Concluída", e o estilo "Mau" (fundo vermelho) às células com "Não iniciada". É uma alternativa manual, célula a célula, à formatação condicional automática do capítulo seguinte.

Congelar painéis e ajustar colunas

Com sete linhas de dados a que se somam mais, à medida que chegam novas ordens, é útil congelar painéis na linha 1: os cabeçalhos ficam sempre visíveis ao percorrer a tabela para baixo. A largura das colunas deve ajustar-se ao conteúdo mais longo, por exemplo o nome do produto "Peça especial (à medida)", para que nada fique cortado.

6. Formatação condicional

A formatação condicional aplica um formato a uma célula automaticamente, consoante o seu valor ou o resultado de uma fórmula, e atualiza-se sempre que os dados mudam. É diferente dos estilos pré-definidos do capítulo anterior, que se aplicam manualmente e ficam fixos até alguém os mudar.

Duas regras para a folha Plano

Regra 1 (fundo verde): aplica-se à coluna K quando o valor da célula é exatamente "Concluída". Na tabela atual, aplica-se a OF001, OF003 e OF005 (as três ordens com quantidade produzida igual à planeada).

Regra 2 (fundo vermelho, fórmula personalizada): sinaliza ordens em risco de atraso. A fórmula é:

=E($J2<=1;$K2<>"Concluída")

Esta fórmula lê-se: "o prazo (coluna J) é menor ou igual a 1 dia e o estado (coluna K) é diferente de 'Concluída'". Aplicando linha a linha:

• OF004: prazo 0 dias, estado "Em curso" → verdadeiro, destaca-se a vermelho.
• OF006: prazo 1 dia, estado "Em curso" → verdadeiro, destaca-se a vermelho.
• OF002: prazo 2 dias, estado "Em curso" → falso (2 não é ≤ 1), não se destaca.
• OF001, OF003, OF005: estado "Concluída" → falso, não se destacam, mesmo que o prazo fosse curto.

Repara que a referência usa $J2 (coluna fixa, linha relativa): ao aplicar a regra a todo o intervalo K2:K8, cada linha compara-se com o seu próprio prazo, não sempre com o da linha 2.

Este limiar de 1 dia é propositadamente apertado: destaca visualmente, a vermelho, só as ordens já mesmo em cima do prazo. Mais adiante (capítulo 11) construímos um segundo aviso, em texto e com um limiar mais permissivo de 2 dias, para um alerta antecipado que não se deve confundir com este destaque visual.

Porque não pintar as células à mão

Se um dia a Metalflex atualizar a quantidade produzida de OF002 para igualar a planeada, o estado passa automaticamente a "Concluída" e a formatação condicional deixa de a destacar, sem que ninguém tenha de ir apagar uma cor à mão. É esta atualização automática que distingue a formatação condicional de uma simples cor aplicada manualmente.

7. Fórmulas e funções matemáticas

Toda a fórmula começa por =. Nesta UC usamos sempre a sintaxe europeia: os argumentos separam-se por ponto e vírgula (;), nunca por vírgula, porque a vírgula é o separador decimal em português. Por exemplo: =SE(A1>10;"sim";"não").

As fórmulas base da folha Plano

Percentagem concluída (coluna F): =E2/D2, formatada como percentagem. Para OF002: =E3/D3 → 65/80 = 0,8125, exibido como 81,25%.

Tempo total previsto em horas (coluna H): =D2*G2/60, em que G é o tempo padrão em minutos por unidade. Para OF001, com 120 peças a 8 minutos cada: =120*8/60 = 960/60 = 16 horas. Repara na ordem das operações: multiplica-se primeiro quantidade por tempo (dando minutos totais), só depois se divide por 60 para converter em horas.

Valor produzido (coluna M): =E2*L2, em que L é o preço unitário. Para OF001: =120*4,50 = 540,00 €.

SOMA e a linha de totais

Na linha 9 da folha Plano, criamos uma linha de totais:

• D9 = SOMA(D2:D8) → 120+80+200+150+100+60+10 = 720 (quantidade planeada total).
• E9 = SOMA(E2:E8) → 120+65+200+90+100+40+0 = 615 (quantidade produzida total).
• H9 = SOMA(H2:H8) → soma dos tempos totais previstos de todas as ordens = 92 horas.
• M9 = SOMA(M2:M8) → soma dos valores produzidos = 2 616,00 €.

Exemplo resolvido · calcular o tempo total previsto de três ordens

Vamos calcular passo a passo o tempo total previsto (coluna H) de OF001, OF002 e OF004, sabendo o tempo padrão de cada produto (coluna G, obtido por PROCV no capítulo 13: Flange DN50 = 8 min, Flange DN80 = 12 min, Suporte em L = 6 min).

Somando as três: 16+16+15 = 47 horas. É este tipo de conta, feita célula a célula, que a fórmula =D2*G2/60 faz sozinha, e depois SOMA agrega.

SOMA.SE: somar com uma condição

SOMA.SE soma só as células que cumprem um critério, com a sintaxe =SOMA.SE(intervalo_do_critério;critério;intervalo_a_somar). Para o total planeado da Brametal:

=SOMA.SE(C2:C8;"Brametal";D2:D8)

A Brametal aparece nas linhas 2 (OF001, 120), 4 (OF003, 200) e 8 (OF007, 10). A soma é 120+200+10 = 330. Da mesma forma, para a Ferrotec (linhas 3 e 7): 80+60 = 140; e para a Metalonorte (linhas 5 e 6): 150+100 = 250. A soma dos três clientes, 330+140+250 = 720, confirma o total geral da célula D9.

8. Funções de tempo

As datas, numa folha de cálculo, são internamente números de série: cada dia corresponde a um número inteiro que aumenta um por dia. É por isso que se podem subtrair, comparar e somar como qualquer outro número.

Calcular o prazo em dias

A folha Plano tem, na célula P1, a data de referência (hoje): 10-09-2026. O prazo de cada ordem, em dias, calcula-se subtraindo essa referência à data de entrega:

J2 = I2-$P$1

ou, de forma equivalente e mais explícita, com a função DIAS:

J2 = DIAS(I2;$P$1)

Aplicando a cada ordem:

Note-se que $P$1 usa referência absoluta: ao arrastar a fórmula de J2 até J8, todas as linhas continuam a comparar-se com a mesma data de referência, em vez de "andarem" para P2, P3, e assim por diante.

Trabalhar com horas: a duração de um turno

As horas seguem a mesma lógica das datas: são uma fração do dia (00:00 = 0, 12:00 = 0,5, 24:00 = 1). Para calcular a duração de um turno das 08:00 às 16:30:

=(fim-início)*24

Em fração de dia, 08:00 = 8/24 = 0,333333... e 16:30 = 16,5/24 = 0,6875. A diferença é 0,6875 − 0,333333 = 0,354167, que multiplicada por 24 dá 8,5 horas (8 horas e 30 minutos). O *24 é o que converte a fração de dia em horas.

Outras funções de tempo úteis

• HOJE(): devolve a data do dia corrente, atualizada automaticamente sempre que a folha é reaberta ou recalculada.
• DIA(), MÊS(), ANO(): extraem, respetivamente, o dia, o mês e o ano de uma data. Por exemplo, MÊS(I2) sobre 15-09-2026 devolve 9.

Na folha Metalflex optámos por fixar a data de referência numa célula (P1) em vez de usar HOJE() diretamente nas fórmulas de prazo: assim, os prazos calculados não mudam todos os dias que a folha é aberta, o que é útil para conferir os exemplos desta sebenta sempre com o mesmo resultado. Numa folha de trabalho diário, seria mais comum usar HOJE() diretamente.

9. Funções de texto

As funções de texto tratam, comparam e constroem valores textuais dentro das células.

Juntar texto: concatenar

Para construir uma etiqueta com o produto e o cliente entre parênteses, usa-se o operador & (equivalente à função CONCATENAR):

=B2&" ("&C2&")"

Para OF001 (produto "Flange DN50", cliente "Brametal"): o resultado é "Flange DN50 (Brametal)".

Maiúsculas, minúsculas e contagem de caracteres

• MAIÚSCULA(texto): converte tudo para maiúsculas. MAIÚSCULA(B2) sobre "Flange DN50" devolve "FLANGE DN50".
• MINÚSCULA(texto): converte tudo para minúsculas.
• NÚM.CARACT(texto): conta o número de caracteres. NÚM.CARACT(B2) sobre "Flange DN50" devolve 11 (contando também o espaço: F-l-a-n-g-e-espaço-D-N-5-0, onze caracteres).

Extrair partes de um texto

• ESQUERDA(texto;núm_caracteres): devolve os primeiros caracteres, a partir do início.
• DIREITA(texto;núm_caracteres): devolve os últimos caracteres, a partir do fim.

Para B7 = "Chapa cortada 500x300" (21 caracteres): ESQUERDA(B7;5) devolve "Chapa"; DIREITA(B7;3) devolve os três últimos caracteres, "300", extraindo a medida final da descrição.

Estas funções são particularmente úteis para limpar dados importados de outro sistema, por exemplo separar um código de produto de uma descrição colada no mesmo campo, ou isolar a medida final de um texto como neste exemplo.

10. Funções estatísticas

As funções estatísticas resumem um intervalo de valores num único número representativo.

MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO

Aplicadas à coluna G (tempo padrão, em minutos) da folha Plano, no intervalo G2:G8, que contém os valores {8, 12, 5, 6, 8, 15, "N/D"}:

• MÉDIA(G2:G8): soma os valores numéricos e divide pela sua quantidade, ignorando o texto "N/D". (8+12+5+6+8+15)/6 = 54/6 = 9 minutos.
• MÁXIMO(G2:G8): o maior valor numérico, 15 (chapa cortada 500x300).
• MÍNIMO(G2:G8): o menor valor numérico, 5 (veio roscado M10).

Um pormenor importante: estas três funções ignoram texto, mas não tratam o texto como zero. Se contássem "N/D" como zero, a média seria (8+12+5+6+8+15+0)/7 = 54/7 ≈ 7,71, um valor diferente e errado. É por isso que a divisão da MÉDIA é sempre pela quantidade de valores numéricos, não pela quantidade de linhas.

CONT.SE: contar com uma condição

CONT.SE conta quantas células de um intervalo cumprem um critério, com a sintaxe =CONT.SE(intervalo;critério). Sobre a coluna K (Estado):

• =CONT.SE(K2:K8;"Concluída") → 3 (OF001, OF003, OF005).
• =CONT.SE(K2:K8;"Em curso") → 3 (OF002, OF004, OF006).
• =CONT.SE(K2:K8;"Não iniciada") → 1 (OF007).

A soma das três contagens, 3+3+1 = 7, tem de corresponder ao número total de ordens de fabrico na folha, uma boa verificação de que nenhum estado ficou por classificar.

11. Operações lógicas em fórmulas

Muitas vezes uma fórmula tem de decidir entre duas ou mais respostas, consoante uma ou várias condições. É para isso que servem as funções lógicas, a base da coluna K (Estado) que já usámos, sem a explicar, desde o capítulo 5.

SE: decidir consoante uma condição

A função SE tem a sintaxe =SE(condição;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso). Por exemplo, =SE(A1>10;"sim";"não") devolve "sim" se A1 for maior que 10, e "não" caso contrário.

SE aninhado: mais de duas hipóteses

Quando há mais de duas respostas possíveis, encadeia-se um segundo SE dentro do argumento "senão" do primeiro, um SE aninhado. É exatamente esta fórmula que produz a coluna K (Estado) da folha Plano, usada sem explicação nos capítulos 5, 6 e 10:

K2 = SE(E2=D2;"Concluída";SE(E2>0;"Em curso";"Não iniciada"))

Lê-se: "se a quantidade produzida (E) for igual à planeada (D), o estado é 'Concluída'; senão, se a quantidade produzida for maior que zero, é 'Em curso'; senão, é 'Não iniciada'." Aplicando a fórmula às sete ordens de fabrico da Metalflex:

Repara na ordem das condições: o segundo SE só é avaliado quando o primeiro teste é falso, por isso a fórmula nunca chega a testar E2>0 numa ordem já concluída. Esta tabela é, também, a que sustenta as contagens de CONT.SE do capítulo 10 (3 concluídas, 3 em curso, 1 não iniciada) e as regras de formatação condicional do capítulo 6.

E() e OU(): combinar várias condições

A função E() só devolve verdadeiro se todas as condições indicadas forem verdadeiras; a função OU() devolve verdadeiro se pelo menos uma o for.

Para sinalizar, num texto, ordens que precisam de atenção por dois motivos ao mesmo tempo (prazo curto e ainda não concluídas):

=SE(E($J2<=2;$K2<>"Concluída");"Atenção";"")

Aplicando às sete ordens, com o Prazo (coluna J) do capítulo 8 e o Estado (coluna K) calculado acima:

• OF002 (prazo 2, Em curso): 2<=2 verdadeiro e "Em curso"<>"Concluída" verdadeiro → ambas verdadeiras → "Atenção".
• OF004 (prazo 0, Em curso): ambas verdadeiras → "Atenção".
• OF006 (prazo 1, Em curso): ambas verdadeiras → "Atenção".
• OF001, OF003, OF005 (Concluída): a segunda condição é falsa → "" (sem aviso), mesmo que o prazo fosse curto.
• OF007 (prazo 15, Não iniciada): a primeira condição é falsa (15 não é ≤ 2) → "".

Note-se que este limiar de 2 dias é um segundo aviso, mais permissivo, e não deve confundir-se com o limiar de 1 dia da formatação condicional do capítulo 6: ali o objetivo é destacar visualmente, com cor, as ordens já mesmo em cima do prazo; aqui é dar um alerta em texto um pouco mais cedo, com uma margem maior.

Já a função OU() basta que se verifique uma condição. Por exemplo, para sinalizar ordens que precisam de atenção imediata, seja porque ainda nem começaram, seja porque o prazo já chegou a zero dias:

=OU($K2="Não iniciada";$J2<=0)

• OF004 (prazo 0): a segunda condição já é verdadeira (0<=0) → verdadeiro, mesmo estando "Em curso".
• OF007 (Não iniciada): a primeira condição já é verdadeira → verdadeiro, independentemente do prazo.
• Nas restantes cinco ordens, nenhuma das duas condições se verifica → falso.

12. Referências relativas e absolutas

Quando se arrasta uma fórmula de uma célula para outra, o comportamento das referências depende do tipo:

• Referência relativa (ex.: B3): ajusta-se automaticamente conforme a fórmula é arrastada. Se C3 = A3+B3 for arrastada para a linha 4, passa a C4 = A4+B4.
• Referência absoluta (ex.: $C$1): o cifrão ($) trava a coluna, a linha, ou ambas, e não muda ao arrastar.
• Referência mista (ex.: $C1 ou C$1): trava só a coluna ou só a linha.

Exemplo resolvido · preço com IVA

Uma taxa de IVA fixa na célula C1 (23%) aplica-se a uma lista de artigos, sem repetir o valor 23% em cada linha:

Calculando cada linha (arredondado a duas casas decimais):

• Parafuso: 0,80 × 1,23 = 0,984 → 0,98 €.
• Anilha: 0,15 × 1,23 = 0,1845 → 0,18 €.
• Porca: 0,25 × 1,23 = 0,3075 → 0,31 €.
• Chapa: 12,00 × 1,23 = 14,76 → 14,76 €.

Ao arrastar a fórmula de C3 até C6, a parte B3 ajusta-se para B4, B5, B6 (referência relativa, segue a linha), mas $C$1 mantém-se sempre $C$1 (referência absoluta, fica presa à taxa de IVA). Se a referência não estivesse fixa, ao arrastar para a linha 4 a fórmula tentaria ler C2 (vazia), dando um resultado errado ou zero.

13. PROCV e ligações entre folhas de cálculo

Até agora, os produtos da folha Plano (coluna B) foram escritos à mão, mas os seus tempos e preços vivem numa tabela de referência à parte. É aqui que entra o PROCV e as ligações entre folhas.

A folha de referência Tempos

A folha Tempos guarda, por produto, o tempo padrão de fabrico e o preço unitário:

PROCV: procurar um valor noutra tabela

A sintaxe é =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo). Na folha Plano, para trazer o tempo padrão de cada produto:

G2 = SE.ERRO(PROCV(B2;Tempos!$A$2:$C$6;2;FALSO);"N/D")

• B2 é o valor procurado: o nome do produto na linha atual.
• Tempos!$A$2:$C$6 é a tabela de referência, com referência absoluta para não "deslizar" ao arrastar a fórmula para as outras linhas.
• 2 é o número da coluna a devolver, contado a partir da primeira coluna da tabela (coluna A = 1, coluna B = 2, coluna C = 3).
• FALSO pede correspondência exata: sem isto, a função podia devolver um produto parecido mas diferente.

Para OF001 (produto "Flange DN50"): PROCV procura "Flange DN50" na coluna A da tabela Tempos, encontra-a na linha 2, e devolve o valor da coluna 2 dessa linha, 8. Para o preço unitário, a mesma lógica com índice de coluna 3: L2 = SE.ERRO(PROCV(B2;Tempos!$A$2:$C$6;3;FALSO);"N/D") devolve 4,50.

Tratar o caso sem correspondência: SE.ERRO

OF007 tem o produto "Peça especial (à medida)", que não existe na tabela Tempos. Sem tratamento, PROCV(B8;Tempos!$A$2:$C$6;2;FALSO) devolveria o erro #N/D (não disponível), porque não encontra correspondência exata. A função SE.ERRO substitui qualquer erro por um valor à escolha:

G8 = SE.ERRO(PROCV(B8;Tempos!$A$2:$C$6;2;FALSO);"N/D")   → "N/D"
H8 = SE.ERRO(D8*G8/60;"N/D")                              → "N/D"

Como G8 passa a conter o texto "N/D", a multiplicação seguinte D8*G8 também gera um erro (#VALOR!, porque não se pode multiplicar um número por texto), e o segundo SE.ERRO volta a devolver "N/D". É assim que o erro se propaga de forma controlada, sem deixar #N/D ou #VALOR! visíveis na folha.

Ligações entre folhas de cálculo

Além do PROCV, é possível referenciar diretamente uma célula de outra folha, escrevendo o nome da folha antes do endereço da célula: NomeDaFolha!Célula no Excel, ou NomeDaFolha.Célula no LibreOffice Calc (nesta sebenta usamos a notação com !).

A folha Resumo reúne os indicadores finais, todos ligados à folha Plano:

O grau de cumprimento confirma-se à mão: 615 ÷ 720 = 0,854166..., arredondado a duas casas decimais, 85,42%. Se um dia a folha Plano mudar (por exemplo, mais produção registada), o Resumo atualiza-se sozinho, sem que ninguém tenha de copiar números manualmente de uma folha para a outra.

14. Ordenar e filtrar dados

Depois de recolher e tratar os dados nas colunas certas, ordenar e filtrar são as ferramentas para extrair a informação relevante sem alterar os dados de origem.

Ordenar

Ordenar por Prazo (coluna J), do mais urgente ao menos urgente, reorganiza as linhas assim:

É boa prática ordenar sempre selecionando a tabela inteira (ou usando uma tabela nomeada), nunca só a coluna do critério: ordenar só uma coluna desalinha os dados das restantes, misturando o produto de uma linha com o cliente de outra.

Filtrar

Filtrar por Estado = "Em curso" esconde temporariamente as linhas que não cumprem o critério, mostrando só OF002, OF004 e OF006: as três ordens com produção iniciada mas ainda não concluída. Um filtro personalizado por Qtd. planeada > 100 mostraria OF001 (120), OF003 (200) e OF004 (150); OF005 (100) fica de fora, porque um filtro "maior que" é estrito e 100 não é maior que 100, é igual. É um erro comum esquecer esta fronteira, por isso vale a pena confirmá-la sempre que o critério for um valor redondo.

Ordenar e filtrar não apagam nem alteram nenhum valor: só mudam a forma como os vemos. Remover o filtro devolve a vista completa dos dados, exatamente como estavam.

15. Gráficos e tabelas dinâmicas

Tabelas dinâmicas

Uma tabela dinâmica agrupa e resume grandes quantidades de dados sem escrever uma única fórmula. Configurando Cliente como campo de linha e soma de Qtd. planeada e soma de Qtd. produzida como campos de valor, o resultado sobre a tabela Plano é:

Estes valores confirmam exatamente os obtidos com SOMA.SE no capítulo 7 (330, 140, 250) e com a SOMA geral (720, 615): a tabela dinâmica é outro caminho para o mesmo resultado, mais rápido de configurar quando há muitas categorias.

Um pormenor prático: se os dados de origem mudarem depois de a tabela dinâmica estar criada, é preciso atualizar dados (um clique num botão dedicado) para que os totais reflitam a mudança; a atualização não é automática como numa fórmula normal.

Escolher o tipo de gráfico

O tipo de gráfico deve responder à pergunta que se está a fazer aos dados:

Um gráfico de colunas construído a partir da tabela dinâmica acima, com o Cliente no eixo horizontal e duas séries (planeada e produzida), mostra visualmente que a Metalonorte é o cliente com maior desvio entre planeado e produzido (150 planeado contra 90 produzido, mais 100 contra 100, um desvio de 60 unidades no total de 250 planeadas). Um gráfico circular não serviria aqui, porque compara duas séries ao mesmo tempo; o circular só representa bem uma série de cada vez.

16. Configuração de página, impressão e macros

Configuração de página e impressão

Antes de imprimir ou exportar a folha Plano:

• Área de impressão: definir o intervalo A1:M9, para não imprimir colunas ou linhas vazias à volta da tabela.
• Repetir linhas de título: a linha 1 (cabeçalhos) repete-se em todas as páginas impressas, essencial numa tabela com treze colunas.
• Orientação e ajuste: orientação paisagem, com a opção "ajustar a 1 página de largura", para que as treze colunas caibam sem cortar.
• Cabeçalho e rodapé: nome do ficheiro, número de página e data de impressão, úteis para arquivar versões impressas.

Pré-visualizar a impressão antes de imprimir de facto evita o erro clássico de sair uma folha com metade das colunas cortadas.

Macros: automatizar tarefas repetitivas

Uma macro grava uma sequência de ações e permite repeti-la com um único clique, útil sempre que a mesma sequência de formatação ou cálculo se repete em várias folhas semelhantes.

Exemplo aplicado à Metalflex, a macro "FormatarPlano":

1. Abrir o gravador de macros (Ferramentas → Macros → Gravar macro, no LibreOffice; separador Programador → Gravar macro, no Excel).
2. Selecionar a linha 1 e aplicar negrito e cor de fundo aos cabeçalhos.
3. Ajustar automaticamente a largura das colunas ao conteúdo.
4. Congelar painéis na linha 1.
5. Parar a gravação e guardar a macro com o nome "FormatarPlano".

A partir daí, executar a macro (pelo menu de macros ou por um botão associado) repete estes quatro passos em qualquer folha nova com a mesma estrutura, poupando tempo e garantindo que todas as folhas de planeamento da Metalflex têm o mesmo aspeto.

Uma macro grava ações, não o resultado final: se a estrutura da folha onde é aplicada for diferente da folha onde foi gravada (por exemplo, colunas trocadas), o resultado pode não ser o esperado. Por isso, macros devem gravar-se com referências relativas sempre que se pretende que funcionem em folhas com a mesma estrutura mas dados diferentes.

17. Segurança, ambiente, qualidade e proteção de dados

O trabalho com folhas de cálculo, mesmo sendo um trabalho de escritório, está sujeito às mesmas normas transversais de segurança, saúde, ambiente e qualidade que o resto da UC de planeamento industrial.

Segurança e saúde no trabalho no posto informático

• Postura: ecrã à altura dos olhos, antebraços apoiados, costas direitas.
• Pausas regulares: intervalos curtos e frequentes reduzem a fadiga visual e postural.
• Iluminação: evitar reflexos no ecrã e luz insuficiente na secretária.

Os Equipamentos de Proteção Individual (EPI) também se aplicam a este posto de trabalho, ainda que de forma diferente dos EPI de oficina: no posto informático são sobretudo o ajuste ergonómico da cadeira e do ecrã e, quando necessário, óculos com proteção para o ecrã; os EPI de oficina (calçado de proteção, luvas, óculos de proteção mecânica) só entram em jogo quando o próprio planeador desce ao chão de fábrica para recolher registos de produção.

Gestão de resíduos e proteção ambiental

• Papel: imprimir só o necessário, usando a configuração de página do capítulo 16 para não desperdiçar folhas com colunas cortadas.
• Consumíveis: reciclar tinteiros e tonners de impressão, através dos circuitos próprios de recolha.
• Equipamento eletrónico: encaminhar computadores e periféricos em fim de vida para os pontos de recolha adequados, nunca para o lixo comum.

Qualidade: rigor nos dados

Uma folha de cálculo só é tão fiável quanto os dados que nela se introduzem. Rigor na introdução de dados (a quantidade certa, na célula certa, com o formato certo) é o que garante que as fórmulas produzem resultados corretos. Um erro de digitação numa única célula de entrada propaga-se por todas as fórmulas que dependem dela.

Proteção e confidencialidade dos dados

A folha Metalflex contém nomes de clientes e preços, informação que a empresa não quer ver divulgada:

• Proteger a folha ou o livro com palavra-passe: impede alterações não autorizadas às fórmulas e à estrutura.
• Permissões de edição mínimas: só quem precisa de alterar a folha deve poder fazê-lo; os restantes podem ter acesso só de leitura.
• Cópias de segurança: guardar versões da folha regularmente, num local diferente do original, para o caso de perda ou corrupção do ficheiro.

Estas práticas ligam-se diretamente às atitudes avaliadas na UC: rigor, responsabilidade e respeito pelas normas e regras definidas, aplicadas ao trabalho quotidiano com folhas de cálculo.

Erros comuns

• Começar a construir a folha sem definir objetivos, obriga a refazer a estrutura mais tarde.
• Confundir vírgula com ponto e vírgula nos argumentos de uma fórmula, a fórmula não funciona ou dá um resultado inesperado.
• Esquecer o $ numa referência absoluta ao arrastar uma fórmula, o intervalo "desliza" e a fórmula deixa de apontar para o sítio certo.
• Não tratar erros de PROCV com SE.ERRO, deixando #N/D visível na folha final.
• Confundir minutos com horas ao calcular tempos totais, esquecendo o /60.
• Ordenar só uma coluna em vez da tabela inteira, desalinhando os dados das restantes colunas.
• Esquecer de atualizar uma tabela dinâmica depois de alterar os dados de origem.
• Não proteger nem fazer cópia de segurança de uma folha com dados de clientes e preços.

Glossário

• Livro: o ficheiro de folha de cálculo, que pode conter várias folhas.
• Folha (separador): cada página de trabalho dentro de um livro, identificada por um nome.
• Célula: interseção de uma coluna com uma linha, com endereço próprio (ex.: D2).
• Intervalo: conjunto retangular de células, escrito como primeira célula: última célula.
• Referência relativa: endereço que se ajusta ao ser arrastado para outra célula.
• Referência absoluta: endereço fixo, marcado com $, que não muda ao ser arrastado.
• PROCV: função que procura um valor numa tabela e devolve outro valor da mesma linha.
• SE.ERRO: função que substitui qualquer erro de outra fórmula por um valor à escolha.
• SOMA.SE / CONT.SE: somam ou contam células que cumprem um critério.
• Formatação condicional: formato aplicado automaticamente consoante o valor de uma célula ou fórmula.
• Tabela dinâmica: resumo automático de dados por categorias, sem escrever fórmulas.
• Macro: sequência de ações gravada para ser repetida com um clique.
• KPI: indicador chave de desempenho (ex.: grau de cumprimento, produtividade).

Síntese

Construir uma folha de cálculo para o planeamento industrial segue sempre a mesma ordem: definir objetivos e parâmetros (que perguntas a folha responde) → elaborar o layout (estrutura de colunas e folhas) → editar e formatar (legibilidade) → fórmulas e funções (matemáticas, de tempo, de texto, estatísticas, lógicas) → referências relativas e absolutas (para copiar fórmulas em segurança) → PROCV e ligações entre folhas (evitar duplicar dados) → ordenar, filtrar, gráficos e tabelas dinâmicas (extrair informação) → configuração de impressão e macros (produtividade) → segurança, ambiente, qualidade e proteção de dados (responsabilidade profissional). Domina este fluxo na folha Metalflex e aplicas-lo a qualquer planeamento de produção.

Exercícios resolvidos

1. Na folha Plano, OF003 tem quantidade planeada 200 e quantidade produzida 200. Que fórmula calcula a percentagem concluída, e qual o resultado?

Resolução: a fórmula é =E4/D4 → 200/200 = 1, exibido como 100%, formatado como percentagem.

2. Calcula, à mão, o tempo total previsto de OF005 (100 peças, tempo padrão 8 minutos por peça) e escreve a fórmula equivalente.

Resolução: fórmula =D6*G6/60. Cálculo: 100 × 8 = 800 minutos; 800 ÷ 60 = 13,3333..., arredondado a duas casas decimais, 13,33 horas.

3. Porque é que PROCV(B8;Tempos!$A$2:$C$6;2;FALSO) devolve um erro para OF007, e como se trata esse erro?

Resolução: porque o produto de OF007, "Peça especial (à medida)", não existe na coluna A da tabela Tempos, e o quarto argumento FALSO exige correspondência exata. O erro (#N/D) trata-se envolvendo a fórmula em SE.ERRO: =SE.ERRO(PROCV(B8;Tempos!$A$2:$C$6;2;FALSO);"N/D"), que devolve o texto "N/D" em vez do erro.

4. Um colega escreve a fórmula =SOMA.SE(C2:C8,"Ferrotec",D2:D8), com vírgulas, e recebe um erro. Qual o problema e a correção?

Resolução: o problema é o separador de argumentos: nesta UC usa-se ponto e vírgula (;), não vírgula (,), porque a vírgula é o separador decimal em português. A correção é =SOMA.SE(C2:C8;"Ferrotec";D2:D8), que soma as quantidades planeadas da Ferrotec (linhas 3 e 7): 80+60 = 140.

5. Se a data de referência (célula P1) for 10-09-2026 e a data de entrega de uma ordem for 12-09-2026, qual o prazo em dias, e que duas fórmulas equivalentes o calculam?

Resolução: o prazo é 12 − 10 = 2 dias. As duas fórmulas equivalentes são =I3-$P$1 (subtração direta de datas) e =DIAS(I3;$P$1) (função dedicada), ambas devolvendo 2.