Mini-Projecto · Planear um programa de animação turística
Contexto
A "Rota Viva", uma pequena empresa de animação turística da tua região, quer lançar um novo programa para a próxima época e pediu-te para o planear e organizar de raiz. O programa vai ser apresentado à direção e, se aprovado, promovido ao público.
Trabalhas individualmente ou a pares e entregas um dossiê de planeamento completo, com todos os documentos que um profissional prepara antes de um programa arrancar — mais uma apresentação de 5 minutos à turma.
O programa deve ser realista (podia mesmo acontecer na tua região), seguro, dentro de um orçamento e legal.
Requisitos
Funcionais
- Conceito do programa: título, objetivo da experiência, público-alvo e 3 a 5 atividades-âncora.
- Guião do dia (run sheet) com hora, atividade, local, responsável e material.
- Cronograma de projeto (tarefas até ao dia D) com responsáveis e prazos.
- Lista de recursos — humanos, materiais/técnicos e financeiros — por atividade.
- Grelha comparativa de fornecedores para, no mínimo, um serviço externo (≥ 3 orçamentos) com escolha justificada.
- Orçamento completo: custos diretos e indiretos, custo por pessoa, margem, IVA e preço de venda.
- Análise de riscos (matriz) com medidas de mitigação e requisitos de segurança.
- Plano de divulgação: objetivo, público, canais, mensagem, calendário e métricas.
- Plano de avaliação: instrumentos, indicadores e momentos.
Não-funcionais
- Documentos claros, organizados e coerentes entre si (os números batem certo).
- Referência ao enquadramento legal (RNAAT, seguros, licenças aplicáveis).
- Pelo menos uma medida de sustentabilidade / turismo responsável.
- Uso de software (folha de cálculo para o orçamento; ferramenta de cronograma/checklist).
Fases
Fase 1 · Briefing e conceito (2h) Definir o público, o objetivo da experiência e o conceito (título + atividades-âncora). Validar viabilidade preliminar.
Fase 2 · Planeamento (2h) Construir o guião do dia e o cronograma de projeto, com papéis, prazos e dependências.
Fase 3 · Recursos e logística (1h) Listar recursos por atividade; definir espaços, transporte, tempos e rácios.
Fase 4 · Fornecedores e negociação (2h) Pedir/simular 3 orçamentos para um serviço; comparar em grelha e justificar a escolha; definir as condições a negociar.
Fase 5 · Orçamento e riscos (2h) Elaborar o orçamento completo (até ao preço de venda) e a análise de riscos com mitigação.
Fase 6 · Promoção e avaliação (1h) Plano de divulgação (canais, mensagem, métricas) e plano de avaliação (instrumentos e indicadores).
Fase 7 · Apresentação (2h) Apresentar o programa e o dossiê à turma (5 min), justificando as decisões.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Conceito claro e adequado ao público/objetivo | 15% |
| Planeamento (guião + cronograma + papéis) | 15% |
| Recursos e logística bem definidos | 10% |
| Fornecedores: grelha, negociação e escolha justificada | 15% |
| Orçamento correto e completo (até ao preço de venda) | 20% |
| Riscos, segurança e enquadramento legal | 15% |
| Promoção, avaliação e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Conceito vago ("passeio giro") em vez de específico e orientado ao objetivo.
- Guião e cronograma que não batem certo com o orçamento.
- Decidir fornecedor com um só orçamento ou só pelo preço.
- Esquecer custos indiretos, margem ou IVA.
- Análise de riscos "de fachada", sem medidas concretas nem plano de contingência.
- Ignorar RNAAT/seguros/licenças.
- Promover sem métricas e não prever avaliação.
Bónus (opcional)
- Simular dois cenários de nº de participantes e mostrar o efeito no custo por pessoa.
- Criar a ficha do programa (1 página) pronta a divulgar.
- Desenhar o inquérito de satisfação completo.
- Incluir um plano de tesouraria simples (quando entra e sai o dinheiro).
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que o custo por pessoa desce quando o grupo cresce, e onde está o limite para o aumentar? E indica três decisões que tomaste para o programa ser, ao mesmo tempo, seguro e legal.