Mini-Projecto · Pôr a funcionar a contabilidade de uma empresa
Contexto
A "Ábaco Serviços, Lda." é uma pequena empresa que decidiu informatizar a contabilidade. Foste contratado/a para pôr a aplicação a funcionar e processar um mês de atividade, do primeiro lançamento ao balancete e às demonstrações financeiras. Podes usar uma aplicação real de avaliação (ex.: versão demonstração de PHC, Primavera ou Sage) ou simular a contabilidade numa folha de cálculo bem organizada (Excel/Google Sheets) que reproduza o plano de contas, os diários, os lançamentos por partidas dobradas e os mapas (balancete, balanço, DR).
Trabalhas individualmente ou a pares. No fim, entregas um dossiê de configuração e operação: o plano de parametrização, o plano de contas usado, os terceiros, os lançamentos do mês, o apuramento do IVA, o balancete, a demonstração de resultados, o balanço e uma nota sobre backups/RGPD.
Dados da empresa e do mês (a registar):
- Empresa: Ábaco Serviços, Lda., NIF fictício, IVA a 23%, exercício do ano corrente.
- Utilizadores: 1 administrador, 1 técnico de contas, 1 estagiário (introdução).
- Saldos de abertura: Depósitos à ordem (12) 10 000 €; Capital (51) 10 000 €.
- Movimentos do mês:
- Fatura a cliente (serviços): 2 000 € + IVA 23%.
- Fatura de fornecedor (material/FSE): 800 € + IVA 23%.
- Processamento de salários do mês: 1 500 € de vencimento ilíquido (simplificar: gasto com pessoal a débito, líquido a pagar ao pessoal a crédito).
- Recebimento da fatura do cliente por transferência bancária.
- Pagamento ao fornecedor por transferência bancária.
- Estorno de um lançamento com erro: o material da compra (2) foi lançado na conta errada — corrigir para a conta certa.
Requisitos
Funcionais
- Plano de parametrização: empresa, exercício, taxas de IVA, diários (Compras, Vendas, Bancos, OD) e 3 perfis de utilizador (admin, técnico, estagiário) com as permissões de cada.
- Plano de contas com as contas necessárias (classes 1, 2, 6, 7) e as fichas de terceiros (1 cliente, 1 fornecedor).
- Lançamento de abertura com os saldos iniciais.
- Lançamentos dos 6 movimentos, por partidas dobradas (cada um com débitos = créditos), incluindo o estorno.
- Apuramento do IVA do mês (liquidado − dedutível).
- Balancete do mês (a verificar que fecha), demonstração de resultados e balanço simplificados.
- Nota de backups e RGPD: política de backup (3-2-1) e três medidas de proteção de dados sensíveis.
Não-funcionais
- Lançamentos nunca apagados — correções só por estorno.
- IVA tratado corretamente (liquidado nas vendas, dedutível nas compras).
- Cada lançamento equilibrado (D = C) e nas contas de movimento (folhas).
- Balancete que fecha (Σ D = Σ C) e balanço que respeita Ativo = Passivo + Capital Próprio.
- Apresentação organizada e legível (tabelas de lançamentos claras).
Fases
Fase 1 · Parametrização e perfis (2h) Criar empresa, exercício, taxas de IVA e os 4 diários; criar os 3 perfis de utilizador e listar as permissões de cada (aplicando menor privilégio e segregação de funções).
Fase 2 · Plano de contas, terceiros e abertura (2h) Definir as contas necessárias (12, 21, 22, 23, 24, 51, 62, 63, 72), criar as fichas do cliente e do fornecedor, e registar o lançamento de abertura (Depósitos à ordem / Capital).
Fase 3 · Lançamentos de vendas e compras (2h) Lançar a fatura do cliente (diário de Vendas) e a fatura do fornecedor (diário de Compras), com o IVA correto.
Fase 4 · Salários, recebimentos e pagamentos (2h) Lançar o processamento de salários (OD) e os movimentos de banco (recebimento do cliente e pagamento ao fornecedor), atualizando as contas-correntes.
Fase 5 · Estorno e apuramento do IVA (2h) Corrigir o lançamento com erro por estorno; fazer o apuramento do IVA do mês (liquidado − dedutível).
Fase 6 · Mapas, backups e dossiê (2h) Tirar o balancete, a demonstração de resultados e o balanço; escrever a política de backup (3-2-1) e as medidas de RGPD; organizar tudo no dossiê com uma nota de decisões.
Critérios de avaliação
| Critério | Ponderação |
|---|---|
| Parametrização, diários e perfis (menor privilégio, segregação) | 15% |
| Plano de contas, terceiros e lançamento de abertura | 15% |
| Lançamentos de vendas, compras e salários (partidas dobradas, IVA) | 20% |
| Banco (recebimentos/pagamentos) e estorno correto | 15% |
| Apuramento do IVA | 10% |
| Balancete, DR e balanço coerentes | 15% |
| Backups, RGPD, organização e nota de decisões | 10% |
| Total | 100% |
Erros comuns
- Apagar o lançamento com erro em vez de fazer estorno.
- Débitos ≠ créditos num lançamento (linha em falta ou valor trocado).
- Somar o IVA às Vendas/Serviços (é dívida ao Estado, conta 24, não rendimento).
- Trocar IVA liquidado (vendas) com dedutível (compras) no apuramento.
- Lançar em contas-mãe em vez das contas de movimento.
- Esquecer o lançamento de abertura ou fechar sem backup.
- Balanço que não respeita Ativo = Passivo + Capital próprio (sinal de lançamento em falta).
Bónus (opcional)
- Implementar tudo numa folha de cálculo com fórmulas que verificam automaticamente se cada lançamento equilibra e se o balancete fecha.
- Acrescentar uma amortização (nota de lançamento interna) de um equipamento e ver o seu efeito na DR.
- Exportar/descrever o conteúdo típico de um SAF-T (PT) e explicar para que serve na comunicação à AT.
Reflexão
Escreve um parágrafo: onde é que a integração do ERP te poupou trabalho (uma fatura da gestão comercial que gera o lançamento automático)? Porque é que na contabilidade não se apaga, se estorna — que garantias isso dá numa auditoria? E como é que os perfis de utilizador e os backups protegem uma empresa de erros, fraude e perda de dados fiscais?