Mini-Projecto · Gerir e orçamentar uma oficina por um dia
Contexto
A "Oficina Central" é uma oficina de mecânica geral com 4 elevadores e 4 técnicos (2 seniores, 2 juniores), aberta das 9h às 18h (8 h úteis, eficiência de 80%). Foste contratado/a para a secretaria técnica: receber os clientes de uma manhã, abrir as ordens de reparação, planear o trabalho do dia e orçamentar cada intervenção.
Numa manhã chegam cinco clientes, cada um com um pedido diferente. O teu trabalho é organizar tudo com método e entregar orçamentos profissionais, usando uma folha de cálculo como ferramenta (não é preciso um DMS real). No fim, apresentas o dossiê da oficina do dia.
Trabalhas individualmente ou a pares.
Requisitos
Funcionais
- Uma ficha de receção e uma Ordem de Reparação por cada um dos 5 clientes (com VIN fictício, km, queixa e trabalhos autorizados).
- Um plano do dia que aloque as 5 OR aos 4 técnicos/elevadores, respeitando a capacidade e o encadeamento de tarefas.
- Um orçamento por rubricas para cada OR (mão-de-obra por tempário × taxa, peças com margem, consumíveis, IVA).
- Uma tabela de tempário e tarifário própria (as tuas taxas horárias e tempos de referência).
- Um mapa de custos que justifique a taxa horária de venda praticada (a partir de custos mensais e horas faturáveis).
- Uma análise de margem do dia: quanto foi orçamentado, quanto custou, qual o lucro estimado.
Não-funcionais
- Folha de cálculo organizada (uma aba por bloco: tempário/tarifário, OR, plano, orçamentos, custos).
- Valores realistas e coerentes; fórmulas (não valores "à mão") nos cálculos.
- Orçamentos legíveis, com validade e prazo indicados.
- Pelo menos uma situação que exija orçamento adicional (trabalho extra descoberto) bem tratada.
Fases
Fase 1 · Preparar as tabelas base (2h) Cria a taxa horária de custo a partir de custos mensais fictícios e horas faturáveis. Define o tarifário (taxas de venda por tipo de trabalho) e um tempário com 8–10 operações e os respetivos tempos.
Fase 2 · Receção dos 5 clientes (3h) Para cada cliente, preenche a ficha de receção (veículo, VIN, km, queixa detalhada, autorizações) e abre a respetiva OR com os trabalhos a realizar. Sugestão de casos: revisão programada; travões dianteiros; embraiagem; diagnóstico de luz de avaria; pneus + alinhamento.
Fase 3 · Planeamento do dia (3h) Estima a carga (h de tempário) de cada OR, calcula a capacidade do dia e distribui as 5 OR pelos técnicos/elevadores. Respeita dependências (ex.: alinhamento depois dos pneus) e aproveita tempos de espera (ex.: enquanto se aguarda uma peça). Desenha um mini-Gantt ou quadro de boxes.
Fase 4 · Orçamentação (5h) Elabora o orçamento de cada OR por rubricas: mão-de-obra (tempário × taxa), peças (custo × markup), consumíveis/resíduos e IVA. Aplica margens coerentes. Trata um caso de orçamento adicional (trabalho extra detetado na Fase 2/3).
Fase 5 · Análise de margem e desvios (3h) Soma o orçamentado do dia, estima o custo (peças a custo + horas × taxa de custo) e apura o lucro e a margem global. Compara, em pelo menos uma OR, o que aconteceria se o tempo real excedesse o tempário.
Fase 6 · Dossiê e apresentação (4h) Reúne tudo num dossiê (fichas, OR, plano, orçamentos, custos, margem) e apresenta em 5–8 minutos as decisões tomadas: como planeaste, como orçamentaste e qual a rentabilidade do dia.
Critérios de avaliação
| Critério | Ponderação |
|---|---|
| Fichas de receção e OR completas e corretas | 15% |
| Plano do dia realista (capacidade + encadeamento) | 20% |
| Orçamentos por rubricas, com tempário e margens corretos | 30% |
| Mapa de custos e análise de margem/desvios | 20% |
| Tratamento do orçamento adicional | 5% |
| Organização da folha de cálculo e clareza do dossiê | 10% |
| Total | 100% |
Erros comuns
- Orçamentar a mão-de-obra pelo tempo estimado à mão em vez do tempário.
- Aplicar markup e chamar-lhe margem (ou vice-versa).
- Planear acima da capacidade e prometer tudo para o próprio dia.
- Esquecer consumíveis, gestão de resíduos e IVA nos orçamentos.
- Fazer o trabalho extra sem novo orçamento e sem autorização.
- Definir uma taxa de venda abaixo da taxa de custo (prejuízo garantido).
Bónus (opcional)
- Simula o efeito de subir a taxa horária 5 € na margem do dia (cenário na folha de cálculo).
- Cria um quadro de estados das OR (kanban) que mostre onde está cada carro ao longo do dia.
- Acrescenta um desconto de fidelização a um cliente e mede o impacto na margem dessa OR.
Reflexão
- O que foi mais difícil: planear o dia ou orçamentar cada trabalho? Porquê?
- Se tivesses menos um técnico, que decisões de planeamento mudarias?
- Como é que comparar o real com o previsto ajudaria a oficina a orçamentar melhor no futuro?