Mini-Projecto · Executar uma operação comercial de ponta a ponta
Contexto
A Distribuidora Exemplo, Lda. vende mobiliário e material de escritório a empresas. Um cliente empresarial com acordo anual de 7% de desconto sobre a tabela pede uma proposta para equipar um novo escritório: 25 cadeiras ergonómicas (referência CE-200, tabela 120,00 €) e 10 secretárias (referência SE-310, tabela 210,00 €), valores sem IVA. O cliente quer entrega em 15 dias úteis e pagamento a 30 dias.
Foste destacado/a como assistente comercial para executar a operação do princípio ao fim: preparar a informação, analisar normas e condições, elaborar a proposta, preparar o contrato, tratar da encomenda, preencher a documentação, resolver um obstáculo, proteger a informação e avaliar o resultado. Trabalhas individualmente ou a pares, em software de gestão ou folha de cálculo (para os cálculos e modelos) e entregas um dossiê da operação completo.
Todos os nomes, valores e prazos são fictícios e servem apenas para praticar. Usa as condições que a tua turma ou a empresa-modelo definirem para stock, limite de crédito e regras internas.
Requisitos
Funcionais
- Criar o dossiê da operação com a estrutura de pastas e a nomenclatura de ficheiros definidas.
- Reunir e selecionar a informação de suporte: ficha técnica, tabela de preços em vigor, ficha do cliente e acordo especial, stock e prazos.
- Analisar as normas e regulamentos aplicáveis (cliente empresarial, condições gerais, faturação, proteção de dados) e registar as conclusões.
- Elaborar a proposta comercial completa, com cálculo de valor bruto, desconto, base tributável, IVA e total.
- Analisar as condições contratuais e preparar o contrato adequado (compra e venda; opcionalmente, uma componente de prestação de serviços de montagem).
- Executar os procedimentos administrativos: validar crédito e stock, registar a encomenda, confirmar ao cliente, preparar a guia de transporte e preencher a fatura num modelo de trabalho, com os elementos obrigatórios do capítulo 8 da sebenta.
- Tratar um obstáculo à escolha do enunciado (rutura parcial de stock, fatura com erro ou pagamento por identificar) com o método de seis passos.
- Redigir duas comunicações ao cliente (confirmação e aviso de atraso ou correção).
- Propor medidas de segurança da informação para o dossiê e para o envio de documentos.
- Calcular cinco indicadores e redigir um relatório curto de avaliação.
Não-funcionais
- Cálculos conferidos e apresentados passo a passo.
- Nomenclatura consistente (data, cliente, documento, versão).
- PT-PT correto, tom profissional e clareza nas comunicações.
- Cumprimento das normas gerais, regulamentos internos, procedimentos e prazos em todas as fases.
- Tratamento confidencial dos dados do cliente.
Fases
Fase 1 · Dossiê e informação de suporte (3h) Criar o dossiê; reunir ficha técnica, tabela de preços, ficha do cliente, acordo e stock; selecionar o que é relevante, atual e fiável e registar a versão das fontes.
Fase 2 · Normas e condições (2h) Classificar o cliente e a operação; identificar as normas e os regulamentos aplicáveis; listar as condições a incluir na proposta (pagamento, entrega, garantia, validade).
Fase 3 · Proposta comercial (3h) Calcular valores; redigir a proposta completa; fazer a revisão por segunda pessoa e a aprovação do desconto.
Fase 4 · Contrato e condições (2h) Analisar condições contratuais com a grelha de perguntas do capítulo 6 da sebenta; preparar o contrato de compra e venda e verificar partes, objeto, preço, entrega, garantias, confidencialidade e cessação.
Fase 5 · Encomenda e documentação (4h) Validar crédito e stock; registar a encomenda; confirmar ao cliente; preparar guia de transporte; preencher a fatura num modelo de trabalho, para praticar os elementos obrigatórios e os cálculos, sabendo que em contexto real o documento fiscal sai de software certificado; conciliar um pagamento.
Fase 6 · Obstáculo e pós-venda (2h) Tratar o obstáculo escolhido em seis passos; escrever as comunicações; registar uma reclamação simulada e a resposta.
Fase 7 · Segurança, indicadores e apresentação (4h) Definir medidas de segurança; calcular os indicadores; escrever o relatório; apresentar o dossiê à turma.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Dossiê e seleção da informação de suporte | 15% |
| Análise de normas e classificação da operação | 10% |
| Proposta comercial e cálculos | 20% |
| Contrato e análise de condições | 15% |
| Encomenda, documentação e procedimentos administrativos | 20% |
| Obstáculo, comunicação e pós-venda | 10% |
| Segurança, indicadores e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Usar uma tabela de preços sem confirmar a data de vigência.
- Calcular o IVA antes do desconto, ou misturar valores com e sem IVA.
- Esquecer de aplicar o acordo especial, ou aplicá-lo fora das condições.
- Enviar a proposta sem validade, sem exclusões ou sem condições de pagamento.
- Prometer o prazo sem validar o stock com a logística.
- Aceitar a encomenda acima do limite de crédito sem aprovação.
- Corrigir uma fatura emitida editando-a, em vez de emitir nota de crédito.
- Imputar um pagamento sem confirmar com o cliente.
- Comunicar tarde um atraso ou comunicá-lo só por telefone.
- Citar um artigo de lei de memória em vez de remeter para a redação em vigor.
- Deixar o dossiê sem versões, aprovações e prova da aceitação.
Bónus (opcional)
- Criar um modelo de proposta reutilizável com campos obrigatórios e cálculos automáticos numa folha de cálculo.
- Elaborar uma lista de verificação de revisão de contratos para a equipa.
- Propor um painel mensal com os cinco indicadores e metas.
- Redigir um breve procedimento de conciliação de pagamentos sem referência.
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que o acordo especial tem de estar registado no sistema e não só na memória do comercial? E descreve um erro que tenhas encontrado (ou simulado) nos cálculos, nos dados ou nos prazos, explicando como o corrigiste e que medida tomarias para que não se repita.