Mini-Projecto · Organizar um evento corporativo, de raiz
Contexto
A "NovaTech", uma empresa tecnológica em crescimento, vai lançar um novo produto e quer marcar o momento com um evento. A direção deu-te o briefing: "queremos dar a conhecer o produto ao mercado e à imprensa, e sair com contactos comerciais — com um orçamento controlado."
Foste designado/a responsável de organização. Trabalhas individualmente ou em equipa e entregas um dossiê de evento completo: o plano do princípio ao fim, os materiais de suporte e um relatório de avaliação (com dados simulados, já que o evento não se realiza de verdade). O objetivo é demonstrar que sabes planear, coordenar e avaliar um evento corporativo de forma coerente com a marca.
Requisitos
Funcionais
- Briefing e objetivos — objetivo(s) SMART do evento e ligação à estratégia de marketing (fase do funil).
- Público-alvo caracterizado (perfil, número estimado) e 1 persona.
- Conceito e formato — tipo de evento escolhido e justificado, com um tema/conceito criativo coerente com a identidade da marca.
- Orçamento detalhado por rubricas, com totais e margem para imprevistos.
- Programa (rundown) minuto a minuto, com responsáveis e um plano B.
- Plano de recursos — humanos (funções + nº + horários) e materiais (checklist com quantidades e fornecedores).
- Gestão de convidados — modelo de convite, sistema de RSVP e processo de credenciação/acolhimento.
- Plano de meios — canais, calendário de divulgação e responsáveis.
- Plano de segurança e SST — riscos identificados, EPI na montagem e medidas de emergência.
- Avaliação — KPI definidos e um relatório final com resultados (dados simulados) e recomendações.
Não-funcionais
- Coerência total com a identidade da marca (tom, cores, mensagem) em todos os materiais.
- Documentos claros, organizados e prontos a apresentar à direção.
- Orçamento realista e justificado.
- Todas as decisões fundamentadas no objetivo e no público.
Fases
Fase 1 · Briefing, objetivos e público (2h) Interpretar o briefing; definir objetivo(s) SMART e a ligação à estratégia de marketing; caracterizar o público-alvo e criar 1 persona.
Fase 2 · Conceito, formato e programa (2h) Escolher e justificar o tipo de evento e o conceito criativo (coerente com a marca); desenhar o programa (rundown) com responsáveis e plano B.
Fase 3 · Orçamento e plano de meios (2h) Construir o orçamento por rubricas com margem para imprevistos; desenhar o plano de meios (canais + calendário de divulgação).
Fase 4 · Recursos e convidados (2h) Listar recursos humanos (funções, nº, horários) e materiais (checklist); criar o modelo de convite e o processo de RSVP, credenciação e acolhimento.
Fase 5 · Segurança e SST (1h) Identificar riscos da montagem e do evento; definir EPI e medidas do plano de segurança e emergência.
Fase 6 · Avaliação (2h) Definir os KPI; elaborar o relatório de avaliação com resultados simulados (leads, presenças, satisfação, ROI) e recomendações.
Fase 7 · Apresentação (1h) Apresentar o dossiê à "direção" (turma), justificando as decisões e os resultados esperados.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Objetivos SMART + público/persona + ligação ao marketing | 15% |
| Conceito, formato e programa (rundown) coerentes | 15% |
| Orçamento realista com margem + plano de meios | 20% |
| Recursos (RH + materiais) e gestão de convidados | 15% |
| Plano de segurança e SST (EPI + emergência) | 15% |
| Avaliação (KPI + relatório + ROI + recomendações) | 10% |
| Coerência com a marca, organização e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Começar pela escolha do local/catering antes de definir o objetivo e o público.
- Objetivos não mensuráveis — impossível avaliar depois.
- Orçamento sem margem para imprevistos.
- Programa sem plano B e sem margens de tempo.
- Esquecer a segurança (EPI, plano de emergência, licenciamento).
- Não confirmar RSVP e dimensionar mal catering e espaço.
- Materiais incoerentes com a identidade da marca.
- Não definir KPI nem fazer relatório — evento sem aprendizagem.
Bónus (opcional)
- Desenhar uma versão híbrida do evento (com transmissão online) e comparar custos e alcance.
- Criar uma landing page de inscrição com o RSVP integrado.
- Elaborar um diagrama de Gantt com o cronograma retroativo.
- Preparar um kit de imprensa (press release + fotos + ficha do produto).
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que o objetivo do evento tem de ser definido antes de qualquer decisão de logística? E indica três medidas que garantem que o evento é coerente com a identidade e a estratégia da marca.