Projeto · Gerir processos de sales automation (UC01165)
Contexto
A "Verde & Simples" é uma pequena empresa portuguesa que vende caixas de refeições saudáveis por assinatura a empresas (kits para pausas e reuniões). A equipa comercial tem 3 pessoas e queixa-se de que "passa o dia a copiar dados e a escrever os mesmos emails", perde leads por falta de follow-up e não sabe onde os negócios se perdem. A gerência quer implementar sales automation para vender mais sem contratar mais.
O teu papel: como técnico de marketing, diagnosticar o processo, desenhar e configurar um sistema de automação de vendas adequado, e propor como medir se está a funcionar — tudo em conformidade com o RGPD.
Requisitos
Funcionais
- Diagnóstico do processo de venda atual, com identificação das tarefas a automatizar (matriz de priorização).
- Modelo de CRM: entidades, atributos e relações; definição das fases do funil e de pelo menos um ciclo de aprovação.
- Uma sequência de email (drip) com, no mínimo, 4 passos, cada um com momento e condição.
- Tabela de lead scoring com sinais e pontos, e o limiar MQL→SQL com a regra de entrega às vendas.
- Uma técnica avançada aplicada (next best action ou uso de IA), explicando o seu papel de apoio à decisão.
- Plano de avaliação com pelo menos 4 KPI e uma proposta de teste A/B.
Não-funcionais
- Conformidade RGPD (consentimento, finalidade, opt-out) evidente em todo o desenho.
- Aplicação das normas da qualidade dos dados (limpos, sem duplicados, atualizados).
- Escolha de ferramentas justificada (ainda que fictícia/genérica), adequada à dimensão da empresa.
- Apresentação clara: dossiê escrito + defesa oral de 5 minutos.
Fases
Fase 1 · Diagnóstico (2h) Mapeia o processo de venda atual da Verde & Simples (do lead ao fecho). Lista as tarefas, caracteriza cada uma (frequência, tempo, erro, julgamento) e coloca-as na matriz de priorização (🟢/🟡/🔴). Estima o ganho de tempo das que vais automatizar.
Fase 2 · Modelo de CRM e funil (2h) Define as entidades (conta, contacto, oportunidade, atividade, produto), os seus atributos e as relações. Desenha as fases do funil e especifica um ciclo de aprovação (ex.: descontos acima de X%).
Fase 3 · Automação de emails (2h) Cria uma sequência de 4+ emails para um lead que se inscreveu mas não comprou. Para cada email: momento (dia), condição/trigger, objetivo e nota de personalização. Garante opt-out em todos.
Fase 4 · Lead scoring e técnica avançada (2h) Constrói a tabela de scoring (sinais de perfil e de comportamento, com pontos), define o limiar e a regra de entrega. Aplica uma técnica avançada (next best action ou IA) e explica o seu papel.
Fase 5 · Avaliação e RGPD (2h) Define 4+ KPI para medir o sistema e propõe um teste A/B (o que testas, hipótese, métrica). Escreve um parágrafo sobre como o desenho respeita o RGPD e as normas da qualidade.
Fase 6 · Dossiê e defesa (2h) Reúne tudo num dossiê coerente e prepara uma defesa oral de 5 minutos que justifique as tuas escolhas.
Critérios de avaliação
| Critério | Ponderação |
|---|---|
| Diagnóstico e matriz de priorização (com estimativa de ganho) | 20% |
| Modelo de CRM (entidades, relações, funil, ciclo de aprovação) | 15% |
| Sequência de email coerente (passos, triggers, personalização) | 15% |
| Lead scoring e regra de entrega bem construídos | 15% |
| Técnica avançada aplicada e bem explicada | 10% |
| Plano de avaliação (KPI + teste A/B) adequado | 15% |
| RGPD, qualidade dos dados e apresentação/defesa | 10% |
Erros comuns
- Automatizar tarefas que exigem julgamento (negociação, descontos excecionais).
- Modelo de CRM sem relações claras (contactos soltos, sem conta).
- Sequência de email que é só reenvio em massa, sem condições nem opt-out.
- Scoring sem limiar nem regra de entrega — pontuar por pontuar.
- Escolher KPI de "vaidade" (nº de emails enviados) em vez de KPI de resultado.
- Ignorar o RGPD (listas compradas, sem consentimento nem opt-out).
- Deixar a IA decidir sem supervisão humana.
Bónus (opcional)
- Desenha um segundo ciclo de aprovação para renovações automáticas e explica o risco de o automatizar totalmente.
- Cria uma sequência de pós-venda (onboarding + upsell) para clientes que acabaram de assinar.
- Propõe um dashboard com os 4 KPI principais e esboça que gráficos usarias para cada um.
Reflexão
No dossiê final, responde: qual foi a tarefa cuja automação traz mais ganho à Verde & Simples, e como o provarias com dados depois de implementada? E: onde é que, no teu desenho, a fronteira entre "personalizar" e "invadir/spam" fica — e que decisões tomaste para ficar do lado certo do RGPD e da ética?