Mini-Projecto · Implementar um sistema de gestão numa PME
Contexto
A "BioMercado, Lda.", uma pequena empresa de comércio de produtos biológicos, decidiu abandonar as folhas de Excel e adotar um sistema informático de gestão (ERP). Foste contratado/a, como técnico/a de informática de gestão, para instalar, configurar e pôr a funcionar o sistema, criar os utilizadores, registar os dados iniciais e demonstrar a operação do dia-a-dia.
Trabalhas individualmente ou a pares, usando um ERP à escolha — comercial em versão de avaliação (ex.: Moloni, Vendus, PHC CS/Express, Primavera Starter) ou uma alternativa livre (ex.: Dolibarr, Odoo Community, InvoiceNinja). No fim entregas o sistema configurado mais um dossiê com as decisões, capturas de ecrã e a política de segurança.
Requisitos
Funcionais
- Sistema de gestão instalado (on-premise ou cloud) e a empresa configurada (NIF, morada, exercício, séries de documentos).
- Tabelas base criadas: pelo menos 5 artigos (com IVA e preço), 3 clientes e 2 fornecedores.
- Perfis de utilizador definidos: no mínimo Administrador, Vendedor e Contabilista/Gestor, com privilégios distintos.
- Módulo de faturação: emitir pelo menos 2 faturas e 1 nota de crédito.
- Módulo de stocks: registar entradas (compra) e confirmar que as vendas descontam o stock; definir stock mínimo num artigo.
- Contas correntes: registar 1 recebimento e mostrar o saldo de um cliente.
- Produzir 3 relatórios: vendas do período, mapa de stocks e contas a receber.
- Configurar uma rotina de backup e documentar o procedimento.
Não-funcionais
- Palavras-passe robustas e, se disponível, MFA no administrador.
- Aplicação do princípio do menor privilégio nos perfis.
- Conformidade RGPD dos dados de clientes (finalidade, minimização).
- Dossiê claro, com capturas de ecrã legendadas e decisões justificadas.
Fases
Fase 1 · Escolha e pré-requisitos (1h) Escolher o ERP, verificar os pré-requisitos (SO, BD, licença) e planear a arquitetura (local vs cloud).
Fase 2 · Instalação e configuração da empresa (2h) Instalar o sistema, criar a base de dados/conta, configurar a ficha da empresa, o exercício e as séries de documentos.
Fase 3 · Tabelas base (2h) Registar artigos (com IVA e preço), clientes e fornecedores; criar armazém e taxas.
Fase 4 · Utilizadores e acessos (1h) Criar os perfis Administrador, Vendedor e Contabilista, com privilégios distintos, aplicando o menor privilégio.
Fase 5 · Operação: faturação, stocks e contas correntes (3h) Registar entradas de stock; emitir faturas e uma nota de crédito; confirmar o desconto de stock; registar um recebimento.
Fase 6 · Relatórios, backup e segurança (2h) Extrair os 3 relatórios; configurar e testar o backup; escrever a política de segurança e a nota RGPD.
Fase 7 · Apresentação (1h) Demonstrar o sistema à turma, explicando as decisões de configuração e de segurança.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Instalação + configuração da empresa | 15% |
| Tabelas base (artigos, clientes, fornecedores) | 15% |
| Perfis e privilégios (menor privilégio) | 15% |
| Faturação e notas de crédito | 15% |
| Stocks + contas correntes (com efeito em cascata) | 15% |
| Relatórios de gestão | 10% |
| Backup, segurança e RGPD | 10% |
| Dossiê e apresentação | 5% |
Erros comuns
- Registar artigos com a taxa de IVA errada → faturas incorretas.
- Dar perfil de administrador a todos os utilizadores.
- Emitir faturas sem registar a entrada de stock primeiro → stock negativo.
- Extrair relatórios mas não os interpretar no dossiê.
- Configurar backup e nunca testar o restauro.
- Esquecer a nota RGPD e a política de segurança.
Bónus (opcional)
- Configurar um método de pagamento e conciliar um recebimento por banco.
- Criar um dashboard com KPIs (vendas do mês, top artigos).
- Simular uma atualização legal (nova taxa) e documentar o processo em ambiente de teste.
- Ativar e analisar o registo de auditoria (log) de um utilizador.
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que o princípio do menor privilégio protege ao mesmo tempo a empresa e os dados pessoais dos colegas? E descreve o efeito em cascata que observaste ao emitir uma fatura — que módulos se atualizaram sozinhos?