Mini-Projecto · Analisar e desenhar uma organização
Contexto
A "ByteHub" é uma empresa de informática de gestão em crescimento: começou com 3 pessoas e já tem 15. O trabalho tornou-se confuso — ninguém sabe bem a quem responder, os pedidos dos clientes perdem-se e não há planeamento. A gerência pediu-te para analisar a organização e propor uma estrutura clara, com organigrama, definição de funções e um plano para implementar as melhorias.
Trabalhas individualmente ou a pares. Entregas um dossiê de análise organizacional com a caracterização da empresa, o organigrama, a descrição dos fluxos e da comunicação, e um cronograma de implementação. Podes usar uma empresa real (a tua escola, um estágio) ou a ByteHub fictícia.
Requisitos
Funcionais
- Caracterização da empresa: setor, dimensão, forma jurídica e principais funções.
- Organigrama da estrutura proposta, feito numa ferramenta digital (draw.io, Canva, Lucidchart ou SmartArt).
- Descrição de cada área/cargo com as suas responsabilidades (mínimo 4 cargos).
- Um fluxo de trabalho relevante da empresa, representado passo a passo (ex.: pedido de assistência).
- Definição do protocolo de comunicação: canais, sentidos e regras.
- Plano de implementação com objetivos SMART e um cronograma (Gantt) de pelo menos 4 tarefas, com dependências, feito numa ferramenta digital.
Não-funcionais
- Documento organizado, legível e com boa apresentação.
- Diagramas claros e coerentes com o texto.
- Terminologia correta (função ≠ cargo ≠ tarefa).
- Referência às normas aplicáveis (Código do Trabalho, regulamento interno, RGPD).
Fases
Fase 1 · Caracterização (2h) Descrever a empresa: setor, dimensão, forma jurídica e as funções que existem. Escolher o tipo de estrutura mais adequado e justificar.
Fase 2 · Organigrama (2h) Desenhar o organigrama na ferramenta digital, respeitando as regras (cargos e não nomes, níveis coerentes, sem cruzamentos).
Fase 3 · Funções e fluxos (2h) Descrever cada cargo e as suas responsabilidades; representar um fluxo de trabalho da empresa, identificando departamentos e possíveis melhorias.
Fase 4 · Comunicação (2h) Definir o protocolo de comunicação: que canais usar, para quê, e as regras (clareza, canal certo, feedback, cadeia hierárquica).
Fase 5 · Planeamento (3h) Definir 2-3 objetivos SMART de melhoria e construir o cronograma (Gantt) da implementação, com tarefas, prazos e dependências, numa ferramenta digital.
Fase 6 · Dossiê e apresentação (1h) Reunir tudo num dossiê coerente e preparar uma apresentação curta das decisões tomadas.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Caracterização e escolha da estrutura | 15% |
| Organigrama correto e bem construído | 25% |
| Funções, cargos e fluxo de trabalho | 20% |
| Protocolo de comunicação | 10% |
| Objetivos SMART e cronograma | 20% |
| Dossiê e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Fazer o organigrama com nomes de pessoas em vez de cargos.
- Escolher uma estrutura desadequada à dimensão (ex.: matricial para 15 pessoas) sem justificar.
- Objetivos vagos, não SMART.
- Cronograma sem dependências nem prazos reais.
- Descrever o fluxo de trabalho sem indicar os departamentos envolvidos.
- Esquecer o enquadramento legal (Código do Trabalho, RGPD).
Bónus (opcional)
- Comparar dois tipos de estrutura para a ByteHub e justificar a escolha com prós e contras.
- Criar um manual de acolhimento de 1 página para novos colaboradores.
- Desenhar o fluxo de trabalho num fluxograma com símbolos próprios.
- Estimar o impacto das melhorias (ex.: menos pedidos perdidos, resposta mais rápida).
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que uma estrutura clara e um organigrama ajudam uma empresa em crescimento? E indica duas medidas de comunicação e um objetivo SMART que consideras mais importantes para a ByteHub, justificando.