Mini-Projeto · Kit de comunicação em inglês para receber um cliente britânico
Contexto
A empresa de serviços Quillmere Consulting, com escritório em Portugal, vai receber, no dia 10 de novembro de 2026, a visita de um cliente britânico, a Tarnvale Interiors, representada pela sua gestora de compras, Ms Carter. A visita inclui uma reunião de trabalho sobre a renovação do contrato de serviços de contabilidade, uma apresentação dos serviços e uma visita ao escritório.
És o/a assistente administrativo/a que prepara toda a comunicação em inglês: antes (emails e telefonemas), durante (receção, reunião e apresentação) e depois (ata e relatório). Há ainda uma pequena reclamação em curso: a fatura 2131, emitida à Tarnvale Interiors com 1 380,00 EUR em vez dos 1 150,00 EUR do orçamento, que a Ms Carter já mencionou ao telefone e que tens de tratar com cortesia e eficácia.
Trabalhas individualmente ou a pares e entregas um kit de comunicação com documentos escritos e guiões orais (que podem ser gravados em áudio), mais uma pequena apresentação oral de 3 minutos. A língua de entrega é o inglês britânico em registo profissional; as notas de justificação podem ser em português.
Requisitos
Funcionais
- Escrever um email de convite e confirmação da visita (assunto, saudação e despedida corretos, data, hora, local, ponto de contacto).
- Escrever o guião de uma chamada telefónica (atender, identificar quem chama, passar a chamada, tomar um recado, confirmar dados) e uma mensagem de voz.
- Preparar a ordem de trabalhos (agenda) da reunião e as expressões que vais usar para abrir, intervir, discordar com cortesia e fechar.
- Redigir a ata (minutes) da reunião a partir das notas fornecidas pelo professor.
- Escrever o diálogo de tratamento da reclamação sobre a fatura 2131 (sequência de passos LEAPS, apresentada na sebenta) e o email de seguimento, com a nota de crédito de 230,00 EUR.
- Redigir uma ficha técnica (data sheet) de um serviço da empresa, em inglês, e preencher um formulário de visitante.
- Preparar e apresentar uma exposição oral de 3 minutos sobre os serviços da empresa, com ritmo, entoação e pronúncia cuidados.
- Redigir um relatório curto (report) com resultados e recomendações a partir de dados fornecidos.
- Incluir uma lista de pesquisa: pelo menos três termos técnicos confirmados em fontes diferentes (dicionário, glossário, documentação), com a fonte indicada.
Não-funcionais
- Inglês britânico em todo o kit (organise, colour, 14 October 2026), consistente do início ao fim.
- Registo adequado a cada destinatário (formal para o cliente, neutro para colegas).
- Frases curtas, claras e articuladas com conectores; ortografia, pontuação e acentuação revistas.
- Respeito pelas regras de proteção de dados: nenhum dado pessoal real nos documentos; usa dados fictícios.
- Documentos organizados, com nomes de ficheiros consistentes (data, assunto, versão).
- Postura profissional: cortesia, escuta ativa, empatia, assertividade e respeito pelas diferenças individuais.
Fases
Fase 1 · Compreensão do caso e pesquisa (2h) Ler o caso e as notas fornecidas, distinguir informação essencial de acessória, listar o vocabulário necessário e confirmar pelo menos três termos técnicos em fontes diferentes.
Fase 2 · Antes da visita: email e telefone (3h) Escrever o email de convite e confirmação; preparar o guião de chamada, o recado escrito e a mensagem de voz.
Fase 3 · Receção e reunião (3h) Escrever o diálogo de receção; preparar a ordem de trabalhos e as expressões de reunião; ensaiar em voz alta, atento à pronúncia, ao ritmo e à entoação.
Fase 4 · Reclamação (3h) Escrever o diálogo de tratamento da reclamação da fatura 2131 (sequência de passos LEAPS, apresentada na sebenta) e o email de seguimento com a nota de crédito de 230,00 EUR.
Fase 5 · Documentos: ficha técnica e formulário (2h) Redigir a ficha técnica de um serviço e preencher o formulário de visitante com dados fictícios.
Fase 6 · Exposição oral (3h) Preparar e ensaiar a exposição de 3 minutos; apresentá-la à turma e receber feedback.
Fase 7 · Ata, relatório e revisão final (4h) Redigir a ata e o relatório curto; rever todo o kit em três passagens (conteúdo, língua, formato) e entregar.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Compreensão do caso, seleção da informação e pesquisa de termos | 10% |
| Emails e cartas: estrutura, registo, cortesia e clareza | 20% |
| Interação oral: telefone, receção, reunião e exposição | 25% |
| Gestão da reclamação (empatia, solução, seguimento) | 15% |
| Documentos: ata, relatório, ficha técnica e formulário | 20% |
| Correção linguística (gramática, ortografia, pontuação) e revisão | 10% |
Erros comuns
- Misturar Dear Sir or Madam com Yours sincerely, ou Dear Ms Carter com Yours faithfully.
- Usar registo informal com um cliente (Hi, send me the contract).
- Escrever datas ambíguas (03/04/2026) em vez de por extenso.
- Trocar o ponto decimal e a vírgula dos milhares.
- Usar informations, equipments ou advices.
- Fazer pedidos secos, sem modais nem please.
- Dizer I'm sorry, but... ao tratar uma reclamação.
- Esquecer-se de confirmar dados ao telefone (números, nomes, datas).
- Escrever a ata no presente e na primeira pessoa, ou registar tudo o que foi dito.
- Traduzir à letra expressões do português (I am agree, I have 30 years).
- Usar um tradutor automático sem rever termos técnicos e registo.
- Incluir dados pessoais reais nos documentos de treino.
Bónus (opcional)
- Gravar a exposição oral em áudio e comparar duas versões, uma antes e outra depois do ensaio.
- Criar um mini-glossário bilingue de 30 termos da visita, com pronúncia.
- Escrever uma versão informal do email para um colega, mantendo as informações essenciais.
- Preparar um guião para uma visita de uma delegação de várias nacionalidades, adaptando as convenções de cortesia.
Reflexão
No dossiê final, responde: que mudanças fizeste ao registo e ao vocabulário quando passaste do email ao cliente para a mensagem a um colega? E descreve uma situação em que a tua escuta ativa ou a tua empatia ajudaram a resolver um problema, indicando que frases em inglês usaste e o que farias de diferente numa próxima vez.