Ficha 02 · Planeamento, logística, segurança e avaliação

Rubricas (exemplos):

1. Espaço — aluguer do salão, limpeza, seguros.
2. Catering — jantar, bebidas e pessoal de serviço.
3. Técnica — som e luz para os discursos.
4. Decoração/cenografia — flores, mobiliário, ambientação.
5. Recursos humanos — hospedeiras, seguranças, técnicos.

Boa prática: reservar uma margem para imprevistos (≈ 10%) e distinguir custos fixos (espaço) de variáveis por convidado (catering), para poder ajustar se o número de presenças mudar. Pedir vários orçamentos a fornecedores também reduz custos.

Notas: a demo tem sempre um plano B (vídeo gravado, caso a demo ao vivo falhe); as transições têm folga para não atrasar o programa.

Planeamento de meios — decidir onde, quando e como comunicar o evento para chegar ao público certo ao menor custo, distribuindo a verba de divulgação pelos canais.

Canais e momentos (exemplo):

1. Email / save the date — 4 a 6 semanas antes.
2. Convite personalizado (email/telefone) — 3 semanas antes.
3. Redes sociais (orgânico + pago) — campanha nas 2-3 semanas anteriores.
4. Lembrete — 2-3 dias antes.
5. Cobertura ao vivo e agradecimento/resumo — durante e depois.

Cada canal deve ser segmentado para o público certo, não enviado a toda a gente.

Recursos humanos:

1. Coordenação geral.
2. Equipa de acolhimento/credenciação.
3. Técnico de som/imagem (projeção).
4. Apoio de catering (coffee break).

Recursos materiais:

1. Sala com mesas/cadeiras para 40 + projetor e ecrã.
2. Sistema de som e microfone.
3. Sinalética e crachás.
4. Coffee break (bebidas + comida) e materiais de apoio (blocos, canetas, folhas).

Método: cada item numa checklist com quantidade, fornecedor, prazo e responsável.

O RSVP permite saber quantas pessoas vêm, o que é essencial para dimensionar o evento e evitar desperdício ou falta.

Decisões que dependem do número de confirmados:

1. Catering — quantidade de comida e bebida (evita gastar a mais ou faltar).
2. Espaço e mobiliário — tamanho da sala, número de lugares, equipa de acolhimento.

(Também condiciona crachás, materiais e orçamento.) Sem RSVP, dimensiona-se às cegas.

Complementos possíveis: colete refletor (visibilidade) e proteção auditiva (ruído). O EPI é a última barreira — primeiro elimina-se/reduz-se o risco na origem (organizar e proteger cabos, verificar estabilidade das estruturas).

1. Saídas de emergência sinalizadas e desobstruídas.
2. Extintores acessíveis e sinalizados; verificar a validade.
3. Respeitar a lotação máxima do espaço.
4. Kit de primeiros socorros (e equipa médica em eventos grandes).
5. Ponto de encontro definido e contactos de emergência afixados.

Complementos: controlo de acessos/segurança, sinalização de riscos, informação da equipa sobre o que fazer numa emergência, seguros e licenciamento camarário quando exigido (enquadrado pela Lei 102/2009 e legislação de recintos).

KPI possíveis:

1. Número de leads recolhidos.
2. Qualidade dos leads (quantos são clientes-potenciais reais).
3. Taxa de conversão posterior (leads que viraram propostas/vendas).

Fórmula do ROI:

ROI (%) = (Retorno gerado − Investimento) / Investimento × 100

Limitações: nem tudo se mede em euros — a notoriedade e as relações geradas são difíceis de quantificar, pelo que o ROI capta só a parte financeira. A avaliação deve juntar KPI qualitativos (satisfação, imagem) e terminar num relatório com recomendações.