Ficha 02 · Módulos, relatórios, segurança e RGPD
Exercício 1 · Documentos de faturação
Indica o que significam as siglas FT, FR e NC e o que garante que o software de faturação é legal em Portugal.
Resposta:
- FT — Fatura.
- FR — Fatura-recibo (fatura já paga no ato).
- NC — Nota de crédito (anula/retifica uma fatura).
É legal por ser certificado pela AT: cada documento leva um código de validação, o ATCUD e um QR Code, e a empresa comunica as faturas e o ficheiro SAF-T (PT) à Autoridade Tributária.
Exercício 2 · Stocks
Explica o conceito de stock mínimo e o que o sistema faz quando um artigo o atinge. O que é um inventário?
Resposta:
O stock mínimo é a quantidade abaixo da qual não se deve descer sem repor. Quando um artigo o atinge, o sistema alerta e pode sugerir uma encomenda ao fornecedor.
O inventário é a contagem física das existências, comparada com o que o sistema regista; as diferenças (quebras, ofertas, erros) são regularizadas.
Exercício 3 · Conta corrente e imobilizado
Distingue conta corrente de imobilizado. Para que serve a antiguidade de saldos?
Resposta:
- Conta corrente — o extrato de dívidas e pagamentos de cada cliente/fornecedor (faturas em dívida, recebimentos, saldo).
- Imobilizado — os bens duradouros da empresa (viaturas, máquinas), com ficha, valor de aquisição e amortizações.
A antiguidade de saldos mostra há quanto tempo cada dívida está por regularizar, apoiando a cobrança (priorizar as dívidas mais antigas).
Exercício 4 · Contabilidade e salários
Que tabelas legais usadas na contabilidade e nos salários mudam frequentemente por lei? Porque é importante mantê-las atualizadas?
Resposta:
Tabelas de IRS (escalões/retenções), taxas de IVA e de Segurança Social. Mudam por lei (Orçamento do Estado, legislação laboral). Se não forem atualizadas, os documentos e os recibos de vencimento são calculados com valores errados, gerando incumprimento fiscal e correções. Por isso as atualizações legais são críticas.
Exercício 5 · Relatórios de gestão
Uma gerente quer saber: (a) que artigos estão abaixo do stock mínimo; (b) quanto lhe devem os clientes e desde quando; (c) as vendas do mês por vendedor. Indica que relatório responde a cada pergunta.
Resposta:
- (a) Mapa de stocks / lista de artigos abaixo do mínimo.
- (b) Contas a receber com antiguidade de saldos.
- (c) Relatório de vendas por período e por vendedor.
Todos exportáveis para PDF/Excel; podem ainda ser consolidados num dashboard de KPIs.
Exercício 6 · Backups (regra 3-2-1)
Explica a regra 3-2-1 e por que razão não basta ter backups — é preciso testá-los.
Resposta:
Regra 3-2-1: manter 3 cópias dos dados, em 2 suportes diferentes, com 1 cópia fora do local. Assim, uma avaria, incêndio ou ransomware não destrói tudo de uma vez.
Não basta ter backups porque um backup corrompido ou incompleto só se descobre no momento do restauro — o pior momento. Por isso testa-se o restauro periodicamente para garantir que funciona.
Exercício 7 · Segurança e atualizações
Enumera três medidas de segurança da informação num sistema de gestão e explica por que se deve testar uma atualização em ambiente de teste antes de a aplicar em produção.
Resposta:
Medidas: autenticação forte (passwords robustas + MFA); perfis e privilégios com menor privilégio; registo de auditoria (log); cifra de dados; firewall/antivírus. (bastam três)
Ambiente de teste: uma atualização pode ter bugs ou incompatibilidades. Testar primeiro num ambiente isolado evita parar a produção ou corromper dados reais; só depois de validada (e com backup prévio) se aplica em produção.
Exercício 8 · RGPD
Um sistema de gestão guarda dados de clientes e trabalhadores. Indica três princípios do RGPD aplicáveis e um exemplo prático de cada.
Resposta:
- Minimização / finalidade — recolher só o necessário: não pedir dados de saúde a um cliente de retalho.
- Direitos do titular — permitir acesso, retificação e apagamento: apagar os dados de um cliente que o solicite e já não tenha relação ativa.
- Segurança — proteger com acessos, cifra e logs: restringir o módulo de salários ao RH.
(Também válidos: prazos de conservação; proteção reforçada de dados sensíveis como saúde e salários.)