Bloco 1 · O software de RH e a sua instalação

O que é um software de gestão de RH

Regista e trata toda a informação das pessoas de uma organização e processa os vencimentos com rigor legal: cadastro, contratos, faltas, férias, salários e obrigações ao Estado.

Ciclo administrativo de RH:
admissão → contrato → cadastro → assiduidade → processar vencimento → recibo → pagar → declarar (AT + SS)

É a folha de salários do país inteiro, empresa a empresa. Um erro paga a menos a alguém ou gera dívida ao Estado.

Exemplos: PHC, Primavera, Sage, Cegid, Meta4/SAP HR.

RH administrativo vs gestão de pessoas

Duas faces do mesmo tema:

• RH administrativo (processamento) — o que esta UC trata: contratos, cadastro, vencimentos, faltas, mapas, obrigações legais. É operacional e obrigatório.
• Gestão de pessoas (estratégico) — recrutamento, avaliação de desempenho, formação, carreiras, clima. Apoia a decisão.

Um bom software integra as duas, mas o núcleo legal é o processamento salarial — é aí que não pode haver erros.

Instalação e licenciamento

1.º passo profissional: interpretar o manual e os tutoriais do fabricante.

Modelos:

• On-premises (local) — servidor da empresa (muitas vezes SQL Server).
• Cloud / SaaS — no browser, por subscrição; fabricante trata de infra, backups e atualizações legais.

Passos (local): requisitos → motor de BD → instalar app → licenciar → criar empresa (NIF, CAE, IBAN, regime) e o exercício.

Licenciamento: perpétua (+ manutenção p/ atualizações legais) · subscrição (por mês, muitas vezes por trabalhador processado).

Ambiente de trabalho

Dois grandes tipos de menu:

• Menus de administração — parametrizar: utilizadores, tabelas de IRS/SS, rubricas, séries, empresa, backups. (só administradores)
• Menus de utilização — trabalhar: admitir, lançar faltas, processar salários, emitir recibos e mapas.

Primeiro parametriza-se, só depois se opera. Tabelas de IRS ou de Segurança Social desatualizadas → todos os recibos ficam errados.

Bloco 2 · Conceitos, acesso e cadastro

Gestão de RH — conceitos e modelos

• Gestão integrada — RH liga-se à contabilidade (gastos com pessoal), à assiduidade (relógio de ponto) e aos bancos (SEPA).
• Modelos de gestão — do puramente administrativo (cumprir a lei) à gestão estratégica de pessoas (talento, desempenho).
• Políticas de RH — regras da empresa: horários, prémios, subsídios, teletrabalho, formação — parametrizadas no software.

O software é a ferramenta; as políticas e a lei definem o que ele faz.

Controlo de acesso — dados muito sensíveis

RH trata dados pessoais e salariais → categoria sensível, sob RGPD apertado.

• Utilizador — credenciais próprias (nunca partilhar logins).
• Perfil (papel) — conjunto de permissões (Consulta, Administrativo, Responsável de RH, Admin).
• Privilégio — ação concreta: admitir, processar, reabrir processamento, ver salários, exportar DMR.

Modelo RBAC. Princípios: menor privilégio, segregação de funções, confidencialidade dos salários, palavras-passe fortes/2FA, log de auditoria.

Desenhar perfis (exemplo)

O salário de cada pessoa é confidencial: nem todos os utilizadores o veem.

Tabelas base — funcionários e dados pessoais

Ficha do funcionário (o cadastro) — a fundação de tudo:

Tabelas de apoio: categorias/funções, departamentos, rubricas (vencimento, subsídios, descontos), tabelas de IRS e Segurança Social, feriados.

Lança-se uma vez, usa-se em todos os processamentos.

Bloco 3 · Contratos e vencimentos

Gestão de contratos

Ciclo de vida da relação de trabalho:

• Abertura (admissão) — criar a ficha e o contrato; comunicar a admissão à Segurança Social antes do início.
• Renovação — contratos a termo renovam-se dentro dos limites legais; registar a nova data-fim.
• Revogação / cessação — fim por acordo, despedimento ou fim de termo; processar o acerto final.
• Demissão — iniciativa do trabalhador (aviso prévio).

Anatomia de um recibo de vencimento

• Ilíquido (bruto) = tudo o que é remuneração.
• Descontos = SS + IRS (+ outros).
• Líquido = ilíquido − descontos → o que entra na conta.

O subsídio de refeição é isento até um limite legal (acima disso, tributado).

Faltas, férias e feriados

O processamento depende da assiduidade do mês:

• Faltas justificadas — em regra não descontam vencimento (casamento, luto, doença c/ regras).
• Faltas injustificadas — descontam vencimento e podem descontar subsídios/férias.
• Férias — direito a 22 dias úteis/ano; paga-se o subsídio de férias.
• Feriados — obrigatórios e facultativos; trabalho em feriado pode gerar acréscimo.

Subsídios de Natal e de férias — os "13.º e 14.º" meses; pagos por inteiro ou em duodécimos.

Segurança Social e IRS

Taxa Social Única (TSU) sobre o ilíquido:

• IRS retido na fonte — retenção mensal segundo as tabelas (depende do salário e dos dependentes); acertado no ano seguinte.
• Custo total do posto = ilíquido + TSU patronal (ronda +24%).

Ex.: pagar 1 000 € de base custa à empresa ≈ 1 237,50 € (+ subsídios).

Bloco 4 · Declarar, listar e proteger

Obrigações fiscais e contributivas

Depois de processar, declara-se e paga-se:

• DMR (Declaração Mensal de Remunerações) → AT (rendimentos e IRS retido).
• Folha de remunerações → Segurança Social (bases e contribuições).
• Pagamentos — salários por transferência SEPA; IRS e SS ao Estado nos prazos (em regra até dia 20 do mês seguinte).
• Fundos de compensação (FCT/FGCT), quando aplicável.

O software gera os ficheiros (SS e DMR) prontos a submeter — por isso tem de estar atualizado.

Relatórios e listagens

Registar é metade; o valor está em consultar e entregar.

Mapas oficiais / obrigatórios:

• Recibos de vencimento (entregues a cada trabalhador).
• Ficheiros para DMR e Segurança Social.
• Mapa de férias; Relatório Único (anual).

Gestão interna:

• Custos com pessoal por departamento; mapa de assiduidade; antiguidade; simulações de custo.

Legislação laboral e contributiva

O que o software tem de respeitar:

• Código do Trabalho — contratos, horários, faltas, férias, cessação, aviso prévio.
• Retribuição Mínima Mensal Garantida (RMMG) — o vencimento não pode ser inferior.
• Segurança Social — TSU, comunicações de admissão/cessação, folha mensal.
• IRS — tabelas de retenção anuais (mudam todos os anos → atualização legal).

As atualizações legais mantêm tabelas de IRS/SS, RMMG e mapas conformes. Na prática, são obrigatórias.

Segurança, backups e RGPD

Dados sensíveis (salários, NIF/NISS, saúde, morada):

• Confidencialidade (perfis, salário não visível a todos), integridade (reprocessar, não falsificar), disponibilidade (cumprir prazos).
• RGPD — minimização, finalidade, direito de acesso do trabalhador, apagamento após os prazos legais.

Backups — regra 3-2-1: 3 cópias · 2 suportes · 1 fora do local; automáticos, testar o restauro, cópia no fecho do mês, encriptados.

Atualizações: corretivas · legais (obrigatórias) · funcionais. Antes: backup + notas de versão.

Erros comuns

• Operar sem parametrizar (tabelas de IRS/SS por atualizar).
• Cadastro incompleto (NISS, IBAN ou tabela de IRS em falta → recibo errado).
• Confundir ilíquido com líquido; esquecer descontos.
• Não comunicar a admissão à SS antes do início do contrato.
• Perder os prazos de DMR/SS/pagamento (dia 20).
• Tratar uma falta justificada como injustificada (ou o contrário).
• Deixar visível o salário a quem não deve.
• Sem backups ou fechar o mês sem cópia.

Síntese

• Software de RH regista as pessoas e processa vencimentos com rigor legal; parametrizar → operar.
• Instalar/licenciar (muitas vezes por trabalhador); ambiente separa administração de utilização.
• Perfis (RBAC) + menor privilégio + confidencialidade dos salários.
• Cadastro (NIF, NISS, IBAN, tabela de IRS) + tabelas de apoio são a fundação.
• Contratos: abertura (comunicar à SS), renovação, revogação, demissão.
• Vencimento: ilíquido − SS 11% − IRS = líquido; faltas, férias (22 dias), subsídios (Natal/férias).
• Declarar: DMR (AT) e folha de Segurança Social; pagar até dia 20.
• Mapas oficiais + gestão interna; Código do Trabalho, RMMG; backups 3-2-1 e RGPD.