Bloco 1 · O software e a sua instalação

O que é um software de contabilidade

Regista, organiza e resume todas as operações com valor económico → informação fiável: vendas, dívidas, caixa e resultado (lucro/prejuízo).

Vira-se para dentro e para o Estado; segue o SNC (Sistema de Normalização Contabilística).

Ciclo contabilístico:
documento → classificar → lançar (diário) → razão → balancete → fecho

Continua a gestão comercial (UC03811): as faturas de lá tornam-se lançamentos aqui.

Exemplos: PHC, Primavera, Sage, Cegid.

A regra de ouro — partidas dobradas

Não há débito sem crédito. Cada operação regista-se, no mínimo, em duas contas — uma a débito, outra a crédito — pelo mesmo valor.

• Em Ativo e Gastos → o débito aumenta.
• Em Passivo, Capital e Rendimentos → o crédito aumenta.

Débito/crédito não é bom/mau — são os dois lados de cada conta. Se não bater certo, o software não deixa gravar.

Instalação e licenciamento

1.º passo profissional: interpretar o manual e os tutoriais do fabricante.

Modelos:

• On-premises (local) — servidor da empresa/gabinete (muitas vezes SQL Server).
• Cloud / SaaS — no browser, por subscrição; fabricante trata de infra, backups e atualizações legais.

Passos (local): requisitos → motor de BD → instalar app → licenciar → criar empresa + exercício (NIF, IVA, plano de contas, datas).

Licenciamento: perpétua (+ manutenção p/ atualizações legais) · subscrição (por mês/empresa).

Ambiente de trabalho

Dois grandes tipos de menu:

• Menus de administração — parametrizar: utilizadores, plano de contas, diários, séries, IVA, backups. (só administradores)
• Menus de utilização — trabalhar: lançar documentos, consultar contas, tirar balancetes.

Primeiro parametriza-se, só depois se opera. Plano de contas ou IVA mal montados contaminam todos os lançamentos.

Bloco 2 · Acesso, documentos e tabelas

Controlo de acesso — perfis e privilégios

Informação sensível (fiscal, salarial) e sob sigilo → controlo apertado.

• Utilizador — credenciais próprias (nunca partilhar logins).
• Perfil (papel) — conjunto de permissões (Introdução, Técnico, Responsável, Admin).
• Privilégio — ação concreta: lançar, estornar, fechar exercício, exportar SAF-T.

Modelo RBAC. Princípios: menor privilégio, segregação de funções, palavras-passe fortes/2FA, log de auditoria, sigilo profissional.

Desenhar perfis (exemplo)

Um estagiário lança, mas não fecha o exercício nem apaga diários.

Documentos contabilísticos e fiscais

Parte-se sempre de um documento de suporte (nunca se inventa um lançamento).

Documento fiscal não se apaga; lançamento errado não se apaga → estorna-se.

Tabelas base — plano de contas

A "árvore" de contas do SNC, em classes:

Contas hierárquicas: 21 Clientes → 2111 Cliente A. Lança-se nas folhas (contas de movimento), não nas mães.

Diários, terceiros e descrições

Diários — "livros" que agrupam lançamentos do mesmo tipo:

• Compras · Vendas · Bancos/Caixa · Operações Diversas (OD) (salários, amortizações, apuramentos, abertura/fecho).

Terceiros — clientes, fornecedores e outros devedores/credores; cada um com ficha (NIF, conta) e conta-corrente.

Descrições — textos pré-definidos ("Fatura n.º…", "Pagamento a fornecedor") → extratos legíveis.

Bloco 3 · Movimentar as contas

Inserir um lançamento

1. Escolher o diário (Compras, Vendas, Bancos, OD).
2. Data e documento de suporte.
3. Linhas: conta, débito ou crédito, valor, descrição.
4. Confirmar débitos = créditos.
5. Gravar → número sequencial, entra no razão.

Venda de 1 000 € + IVA 23%:

Compras e IVA dedutível

Compra de 500 € + IVA 23% a fornecedor:

• IVA liquidado (vendas) → dívida ao Estado.
• IVA dedutível (compras) → a favor da empresa.
• Apuramento: IVA a entregar = liquidado − dedutível.

Alterações, anulações e estornos

• Alterar — só enquanto o lançamento não está validado.
• Anular — marca sem efeito, mantém o número.
• Estornar — a forma correta de corrigir um lançamento efetivado: lançamento inverso (troca D por C) que anula o efeito. Os dois ficam visíveis.

Não se apaga — estorna-se. É o equivalente contabilístico da nota de crédito. Mantém a integridade e o rasto de auditoria.

Abertura e fecho do exercício

Abertura (1.º dia do exercício):

• Saldos das contas de balanço (1–5) transitam do ano anterior.
• Contas de gastos e rendimentos (6 e 7) começam a zero.

Fecho / apuramento de resultados (fim do ano):

• Saldam-se gastos (6) e rendimentos (7) contra resultados (8).
• Rendimentos 120 000 − Gastos 95 000 = 25 000 € de lucro → conta 81.

Ligações: comercial (faturas), salários, bancos (extratos, conciliação), AT (SAF-T).

Bloco 4 · Consultar e demonstrar

Consultas e listagens

Registar é metade; o valor está em consultar (3.º objetivo do referencial).

• Diário de movimentos — lançamentos por ordem cronológica (o "livro diário").
• Extrato de conta — todos os movimentos de uma conta com saldo (conferir contas-correntes).
• Consulta de documentos e lançamentos — pesquisar por número, data, valor; abrir o documento de suporte.
• Razão — o conjunto dos extratos de todas as contas.

Balancete

Lista de todas as contas com totais a débito, a crédito e saldo.

Serve para verificar o equilíbrio:

• Débito total 300 000 € = Crédito total 300 000 € → fecha.
• Se não bater: falta uma linha ou um saldo de abertura está mal.

Tira-se a qualquer momento: mensal (fechar IVA), anual (fechar o ano).

Balanço e demonstração de resultados

Balanço — fotografia do património:

Ativo 200 000 − Passivo 140 000 = Capital próprio 60 000 €.

Demonstração de resultados (DR) — desempenho do período:

150 000 − 130 000 = 20 000 € antes de impostos.

O software calcula-as automaticamente a partir do plano de contas SNC.

Bloco 5 · Fiscalidade e segurança

Legislação fiscal

IVA — liquidado nas vendas, dedutível nas compras:
IVA a entregar = liquidado − dedutível
Ex.: 2 300 − 900 = 1 400 € ao Estado. Taxas: 23% / 13% / 6%.

Outras obrigações:

• IRC — imposto sobre o lucro (fecho do ano).
• SAF-T (PT) — ficheiro XML normalizado para a AT.
• IES — declaração anual.
• Conservação dos registos: 10 anos.

Atualizações legais mantêm taxas, mapas e SAF-T conformes.

Segurança, backups e RGPD

Dados sensíveis (fiscais, salariais, pessoais):

• Confidencialidade (perfis, sigilo), integridade (estornar, não apagar), disponibilidade (cumprir prazos).
• RGPD — minimização, finalidade, apagamento após os prazos fiscais (10 anos).

Backups — regra 3-2-1: 3 cópias · 2 suportes · 1 fora do local; automáticos, testar o restauro, cópia no fecho do exercício, encriptados.

Atualizações: corretivas · legais (obrigatórias) · funcionais. Antes: backup + notas de versão.

Erros comuns

• Operar sem parametrizar (plano de contas, diários, IVA por definir).
• Lançar em contas-mãe em vez das folhas (contas de movimento).
• Apagar um lançamento (corrige-se com estorno).
• Débitos ≠ créditos (linha em falta ou valor trocado).
• Trocar IVA liquidado (vendas) com dedutível (compras).
• Somar o IVA às Vendas (é dívida ao Estado, conta 24).
• Sem backups ou fechar o exercício sem cópia.
• Partilhar logins (perde rastreabilidade; viola sigilo/RGPD).

Síntese

• Software de contabilidade regista por partidas dobradas (SNC) e produz as demonstrações; parametrizar → operar.
• Perfis (RBAC) + menor privilégio + segregação + sigilo.
• Tabelas base: plano de contas (classes 1–8, lançar nas folhas), diários, terceiros, descrições.
• Movimentar: D = C; corrigir com estorno; abertura e fecho; ligações (comercial, salários, bancos, AT).
• Consultar: diário, extratos, documentos.
• Balancete verifica o equilíbrio · Balanço (A = P + CP) · DR (R − G).
• IVA (liq. − ded.), SAF-T, 10 anos; backups 3-2-1, atualizações legais, RGPD.