Bloco 1 · A aplicação e a sua instalação

O que é uma aplicação de gestão comercial

Software que apoia o ciclo comercial da empresa: clientes, fornecedores, catálogo, faturação e armazém. O aprovisionamento garante que há material — nem a mais, nem a menos.

Hoje vive dentro de um ERP (sistema integrado), com base de dados partilhada:

Exemplos: PHC, Primavera, Sage, Moloni, Vendus.

Vantagem-chave: registas uma vez, o efeito propaga-se (faturar dá saída de stock + conta-corrente + contabilidade).

Software certificado pela AT

Em Portugal, o software de faturação tem de ser certificado pela Autoridade Tributária:

• Documentos numerados sequencialmente.
• Não se apagam — anulam-se com nota de crédito.
• Assinados digitalmente; comunicados à AT (SAF-T).

Regra de ouro: num documento fiscal não se apaga — corrige-se com outro documento.

Instalação e licenciamento

Primeiro passo profissional: interpretar o manual e os tutoriais do fabricante.

Modelos de instalação:

• On-premises (local) — servidor da empresa (mais controlo, mais manutenção).
• Cloud / SaaS — no browser, por subscrição (Moloni, Vendus); fabricante trata de infra e backups.

Passos típicos (local): requisitos → motor de BD (ex.: SQL Server) → instalar app → licenciar → criar empresa (NIF, IVA, exercício).

Licenciamento: perpétua (+ manutenção) · subscrição (por mês/utilizador) · por módulos.

Ambiente de trabalho

Dois grandes tipos de menu:

• Menus de administração — parametrizar: utilizadores, tabelas, séries, contas, backups. (só administradores)
• Menus de utilização — trabalhar: emitir documentos, consultar stocks, contas-correntes.

Primeiro parametriza-se, só depois se opera. Um sistema mal parametrizado produz erros à velocidade da luz.

Bloco 2 · Acesso e tabelas base

Controlo de acesso — perfis e privilégios

• Utilizador — pessoa com credenciais próprias (nunca partilhar logins).
• Perfil (papel) — conjunto de permissões (Vendas, Compras, Admin).
• Privilégio — autorização concreta (criar fatura, anular, ver custo, fazer backup).

Modelo RBAC (Role-Based Access Control): agrupa permissões num perfil e atribui o perfil.

Princípios de segurança:

• Menor privilégio — só o necessário.
• Segregação de funções — quem regista ≠ quem paga.
• Palavras-passe fortes, 2FA, registo de auditoria (log).

Desenhar perfis (exemplo)

Quando alguém muda de funções, muda-se o perfil, não permissão a permissão.

Tabelas base — a fundação

Dados registados uma vez, usados por todos os documentos.

• Entidades (clientes/fornecedores): nome, NIF, morada, condições de pagamento, desconto, conta, limite de crédito.
• Armazéns: loja, central, viatura — com transferências entre eles.
• Artigos — a ficha mais importante.
• Preços: níveis (particular/revendedor), descontos por quantidade, promoções.

Se as tabelas base estão bem feitas, o resto corre bem.

A ficha de artigo

Margem: PV − PC; em % sobre o custo (PV−PC)/PC × 100.
Ex.: custa 8 €, vende a 12 € → margem 4 € (50%); c/ IVA 23% = 14,76 €.

Bloco 3 · Documentos e armazém

Gestão de clientes e fornecedores

Cada entidade tem uma conta-corrente (histórico de dívidas/créditos).

Ciclo do cliente: orçamento → encomenda → guia → fatura (fica a dever) → recebimento.

Ciclo do fornecedor: encomenda → receção (entra stock) → fatura de compra (passamos a dever) → pagamento.

Ferramentas: extratos, antiguidade de saldos (aging), limite de crédito (avisa/bloqueia).

Documentos de venda

Compras: encomenda a fornecedor → guia/receção (entrada) → fatura de compra.

Encadeamento e correção

Transformação de documentos: orçamento → encomenda → guia → fatura, sem reescrever (cada um herda o anterior; menos erros).

Anular vs. corrigir:

• Documento fiscal → não se apaga; corrige-se com nota de crédito.
• Documentos internos (orçamento, encomenda) → podem editar-se/anular-se enquanto abertos.

É esta disciplina que torna o software certificado.

Gestão de armazém — entradas e saídas

Stock só é fiável se todos os movimentos passarem pelo sistema.

• Entradas: compras, devoluções de clientes, transferências, acertos ↑.
• Saídas: vendas, devoluções a fornecedor, transferências, quebras, acertos ↓.

Valorização do stock:

• FIFO — sai primeiro o que entrou primeiro (ideal com validade).
• CMP — custo médio ponderado, recalculado a cada entrada.

Ex. CMP: 100 un.×5 € + 100 un.×7 € = 1 200 €/200 un = 6 €/un.

Inventário físico periódico → acertar sistema vs. realidade.

Bloco 4 · Gestão de stocks

Conceitos de gestão de stocks

Objetivo: evitar ruturas sem imobilizar dinheiro a mais.

• Stock máximo — limite superior (custo de posse).
• Stock de segurança (Ss) — almofada contra atrasos/picos.
• Ponto de encomenda (PE) — nível que dispara nova encomenda.
• Lead time — prazo de entrega do fornecedor.
• Consumo médio — gasto por dia/semana.
• Rutura — chegar a zero: venda (e cliente) perdidos.

Fórmulas essenciais

Stock de segurança:
Ss = consumo médio diário × dias de margem

Ponto de encomenda:
PE = (consumo médio × prazo de entrega) + Ss

Stock médio:
Stock médio = Ss + Q/2

Quantidade Económica de Encomenda (Wilson):
QEE = √( 2 × D × Ce / Cp )
D = procura anual · Ce = custo/encomenda · Cp = custo de posse/un./ano

Exemplos resolvidos

Ponto de encomenda — consumo 20/dia, prazo 5 dias, margem 3 dias:

Ss = 20×3 = 60
PE = (20×5) + 60 = 100 + 60 = 160 un.

QEE — D=3600, Ce=50 €, Cp=4 €/un./ano:

QEE = √(2×3600×50 / 4) = √90 000 = 300 un.
Encomendas/ano = 3600/300 = 12

Stock médio (Q=300, Ss=60): 60 + 300/2 = 210 un.

A aplicação calcula isto e pode sugerir encomendas aos fornecedores.

Bloco 5 · Contabilidade, dados e segurança

Ligação à contabilidade

No ERP integrado, os documentos geram contabilidade automática — se as tabelas apontarem às contas do SNC.

• Fatura de venda: cliente a débito (cl. 2) · vendas a crédito (cl. 7) · IVA liquidado a crédito (cl. 2).
• Fatura de compra: compras a débito (cl. 3/6) · IVA dedutível a débito (cl. 2) · fornecedor a crédito (cl. 2).

Cada família, taxa de IVA e entidade aponta a uma conta → não se digita duas vezes; o software prepara o apuramento do IVA.

Bases de dados e backups

Tipologias: relacionais (SQL — SQL Server, MySQL, PostgreSQL) garantem integridade; NoSQL para dados menos estruturados; locais vs. cloud.

Backups — regra 3-2-1: 3 cópias · 2 suportes · 1 fora do local.

• Automáticos e agendados (diário à noite).
• Testar o restauro — backup só vale se restaura.
• Definir retenção (diários/semanais/mensais).

Atualizações e RGPD

Atualizações: corretivas · legais (IVA, SAF-T, comunicação à AT) · funcionais.
Antes de atualizar: backup, ler notas de versão, testar. Manter atualizado = manter a certificação.

RGPD (guarda dados pessoais de clientes/trabalhadores):

• Minimização e finalidade — só o necessário, para o fim previsto.
• Segurança — perfis, palavras-passe, encriptação, backups protegidos.
• Direitos — acesso, retificação, apagamento (respeitando os 10 anos fiscais).

Erros comuns

• Operar sem parametrizar (IVA, contas, séries por definir).
• Apagar documentos fiscais (corrige-se com nota de crédito).
• Fichas de artigo incompletas.
• Mexer em stock por fora do sistema.
• Confundir guia (move stock) com fatura (documenta venda + IVA).
• Sem backups ou nunca testar o restauro.
• Partilhar logins (perde rastreabilidade; viola RGPD).

Síntese

• Aplicação de gestão comercial = módulo de ERP com BD partilhada; parametrizar → operar.
• Perfis (RBAC) + menor privilégio + segregação de funções.
• Tabelas base (entidades, armazéns, artigos, preços) são a fundação.
• Documentos encadeiam-se; fiscais não se apagam → nota de crédito.
• Stock por FIFO/CMP; PE = consumo×prazo + Ss; QEE = √(2·D·Ce/Cp).
• ERP gera contabilidade (SNC); backups 3-2-1, atualizações e RGPD.