Bloco 1 · Gerir vs executar

A diferença

Executar = produzir o trabalho (filmar, editar, codar, desenhar).

Gerir = garantir que o trabalho acontece a tempo, dentro do orçamento, com a qualidade prometida, comunicando com cliente e equipa.

Um project manager não faz — garante que outros podem fazer.

Por que existe gestão

Sem gestão:

• Promete-se o impossível.
• Scope cresce sem controlo.
• Equipa não sabe o que fazer.
• Cliente surpreende-se no fim.
• Dinheiro perde-se.
• Pessoas queimam-se.

Mesmo num projecto pequeno (2 pessoas, 2 semanas) há gestão informal: combinar prazos, dividir tarefas, comunicar.

Fases clássicas (PMI)

1. Iniciação — brief, viabilidade, aprovação.
2. Planeamento — scope, prazo, orçamento, equipa, risco.
3. Execução — produzir o trabalho.
4. Monitorização/Controlo — medir vs plano, corrigir.
5. Encerramento — entrega, aprendizado, arquivar.

Numa agência pequena, isto comprime-se mas continua presente.

Bloco 2 · Brief e descoberta

O briefing

Documento curto que captura o que vai ser feito:

• Cliente + contexto — quem, sector, marca.
• Problema — o que precisa de resolver.
• Audiência — para quem.
• Objectivos mensuráveis — KPI.
• Tom + estilo — referências.
• Prazos / orçamento — janelas e topo.
• Stakeholders + decisores — quem aprova.

Perguntas críticas

• Porquê agora? (Urgência real ou wishful thinking?)
• Como vais medir sucesso? (Sem isto, está condenado.)
• Quem decide? (Comité de 6 paralisa.)
• O que NÃO é para fazer? (Tão importante quanto o que é.)
• Que aprovações já existem? (Legal, branding, IT.)

Briefing criativo (peça)

Curto, focado: 1 página máxima.

Cliente
Projecto
Objectivo (1 frase)
Audiência (descrição curta)
Mensagem-chave (1 frase)
Tom + estilo (refs)
Mandatórios (logo, claim, legal)
Restrições (formato, prazo)
Entregáveis
Prazos-chave

Bloco 3 · Scope e o triângulo

Triângulo de ferro

        QUALIDADE
           ▲
           │
    ╱─────────────╲
   ╱               ╲
  ╱                 ╲
 ╱                   ╲
PRAZO ─────────── ORÇAMENTO
                  /SCOPE

Não podes ter os 3 ao máximo. Ao apertar um, outro cede. Estratégia: o cliente escolhe qual é fixo.

Conversa com cliente

"Posso fazer rápido, barato, ou bom. Escolhe dois."

Brincadeira clássica que diz a verdade: gerir é fazer trade-offs explícitos, com o cliente, antes.

MoSCoW

Prioritizar features/entregáveis em 4 baldes:

• Must — obrigatório; sem isto, projecto falha.
• Should — importante; entrega se possível.
• Could — nice-to-have; entrega se sobrar.
• Won't (this time) — explicitamente fora.

Conversa orientadora; cliente decide entre Must e Should.

Scope creep

Scope creep = pedidos pequenos que se vão somando sem renegociar prazo/orçamento.

Sinais:

• "Já agora, só uma coisinha..."
• "Tens 5 minutos para mudar...?"
• "Achava que já estava incluído..."

Defesa: change request formal — pedido escrito, impacto avaliado (prazo/€), cliente aprova antes.

Bloco 4 · Plano

WBS — Work Breakdown Structure

Decompor o projecto em pacotes de trabalho progressivamente menores.

Website
├─ Design
│  ├─ Wireframes
│  ├─ Visual
│  └─ Componentes
├─ Conteúdo
│  ├─ Texto
│  ├─ Foto
│  └─ Vídeo
├─ Dev
│  ├─ Setup
│  ├─ Front
│  └─ Back
└─ Lançamento
   ├─ Testes
   ├─ Deploy
   └─ Treino

Estimar tempo

Cada pacote → estimativa em horas ou dias-pessoa.

Técnicas:

• Analogia — projecto parecido demorou X.
• 3-point estimation — otimista (O), provável (P), pessimista (Pe). Média = (O + 4P + Pe) / 6.
• Planning poker (ágil) — equipa estima em conjunto.

Multiplica por buffer (20-50%) para imprevistos.

Gantt

Visualização tempo × tarefas com dependências:

        Sem 1   Sem 2   Sem 3   Sem 4
Brief   ▓▓
Design     ▓▓▓▓
Conteúdo   ▓▓▓▓
Dev          ▓▓▓▓▓▓
Testes              ▓▓
Deploy                ▓

Dependências — design tem de acabar para dev avançar; conteúdo pode acontecer em paralelo.

Caminho crítico

Sequência de tarefas que define a duração mínima do projecto. Atraso aqui = atraso no projecto inteiro. Identifica-o e protege-o.

Tarefas fora do caminho crítico têm folga — podem atrasar um pouco sem afetar prazo final.

Marcos (milestones)

Pontos-chave sem duração: "kick-off", "design aprovado", "alpha pronta", "go-live".

Servem para:

• Sincronizar com cliente.
• Pagamentos (3 tranches: kick-off / aprovação / entrega).
• Replanear se um milestone falha.

Bloco 5 · Equipa

Papéis típicos numa agência pequena

• Account / PM — interface com cliente.
• Designer — UX/UI, visual.
• Copywriter — texto.
• Frontend / Fullstack — código.
• Producer audio/video — captura/edição.
• Animador / Motion.
• QA — testar.

Numa equipa de 2-3 pessoas, vários chapéus por pessoa. Saber qual chapéu se tem em cada momento é gestão.

RACI

Para cada tarefa, definir:

• R — Responsável (faz).
• A — Aprovador (assina) — só um.
• C — Consultado (input).
• I — Informado (notificado).

Evita: "achei que ele estava a fazer" e "ninguém me disse".

Ferramentas

Escolher poucas e usar bem. Mudar de ferramenta a meio = caos.

Stand-ups

Reunião curta (10-15 min) diária ou 3×semana:

• O que fiz desde a última.
• O que faço hoje.
• Bloqueios.

Não é status report. É alinhar e desbloquear. Sem isto, problemas escondem-se até serem grandes.

Bloco 6 · Orçamento + risco

Componentes do orçamento

• Horas × custo/hora (€/h) de cada papel.
• Licenças (Adobe, plugins, stock).
• Hosting / infraestrutura.
• Subcontratação (locução, fotografia, tradução).
• Imprevistos (10-20%).
• Margem (lucro da agência).

Cliente vê valor total; tu sabes a decomposição.

Estimar custo

Hours estimate × rate per hour × team
+ Costs fixos (licenças, hosting, stock)
+ Subcontratação
+ Buffer 15-20%
+ Margem 30-50%
= Preço cliente

Underestimar = trabalhar de graça. Overestimar = perder concurso.

Risk register

Tabela de riscos:

P×I = severidade. Atacar os topo da tabela.

Bloco 7 · Comunicação

Princípios

• Comunicar mau cedo > comunicar tarde.
• Por escrito o que importa (decisões, mudanças).
• Frequência regular > sporádica.
• Linguagem do cliente (sem jargão).

Status report

Semanal, 1 página:

• Feito desde último.
• A fazer próximo período.
• Bloqueios + ajuda necessária.
• Risco/decisão pendente.
• % do prazo / orçamento consumidos.

Cliente nunca deve ter surpresas. Surpresa = falha de comunicação.

Reuniões úteis

• Kick-off — alinhar visão, papéis, processo.
• Sync de status — semanal ou quinzenal.
• Revisões de design / demos — em milestones.
• Lessons learned (final).

Reuniões sem agenda são tempo perdido. Cada uma: agenda + objetivo + decisões a tomar.

Bloco 8 · Encerramento

Entrega

• Dossier final — ficheiros, credenciais, manual.
• Treino (cliente sabe usar/gerir).
• Garantia (X dias de correções).
• Pagamento final.

Lessons learned

Reunião pós-projecto (30 min):

• O que correu bem? Para repetir.
• O que correu mal? Para evitar.
• O que faríamos diferente? Para crescer.

Documentar. Próximo projecto começa melhor preparado.

Arquivo

• Repositório versionado.
• Ficheiros-fonte em backup duplicado.
• Documentação final.
• Contrato + entregas + comunicações relevantes guardadas.

3 anos depois, o cliente pode pedir "podes recuperar X?" — saberes onde está = profissionalismo.