UC01317

Controlar stocks

Receção, organização, movimentação e inventário de stocks na indústria da cortiça

Curso profissional · 25h · Técnico/a de Operações da Indústria da Cortiça

Plano

  1. O armazém na cadeia da cortiça
  2. Receção e conferência de mercadorias
  3. Organização e codificação do armazém
  4. Documentação do stock
  5. Movimentação: FIFO, LIFO, FEFO
  6. Stocks mínimos e prevenção de roturas
  7. Stocks intermédios e produto acabado
  8. Inventários e erros frequentes
  9. Conversão de unidades
  10. Software de gestão de stocks
  11. Qualidade, segurança e atitudes

Bloco 1 · O armazém na cadeia da cortiça

Três armazéns, três lógicas

Uma empresa corticeira típica tem armazéns com funções muito diferentes:

  • Matéria-prima: prancha em resmas, à espera de estabilização e cozedura.
  • Semiacabados: granulado, discos, pranchetas traçadas.
  • Produto acabado: rolhas embaladas, prontas a expedir.

Cada um tem risco e critério de arrumação próprios: humidade na prancha, contaminação no granulado, danos na embalagem no produto acabado.

Ligado ao plano de produção e à qualidade

O armazém nunca funciona isolado:

  • O plano diretor de produção diz o que vai ser produzido e quando, e por isso quanta matéria-prima é preciso ter disponível.
  • Os objetivos da qualidade da empresa fixam limites, como a humidade máxima aceitável na prancha armazenada.

Os quatro critérios de desempenho da UC: assegurar a receção, garantir a aquisição de materiais, manter o programa informático atualizado, cumprir normas e prazos.

Bloco 2 · Receção e conferência

O procedimento de receção, passo a passo

  1. Confirmar a chegada esperada contra a encomenda.
  2. Conferência documental (guia de remessa vs encomenda).
  3. Conferência física qualitativa (estado da carga).
  4. Conferência física quantitativa (pesar, contar, medir).
  5. Amostragem de qualidade (ex.: humidade da prancha).
  6. Registo da entrada no sistema.
  7. Encaminhamento para armazenagem ou quarentena.

Exemplo resolvido: camião de prancha

Guia indica 14.500 kg; pesagem real dá 14.120 kg (diferença de 2,6%, dentro da tolerância de 3%).

  • Amostragem de humidade em 3 pranchas: 16%, 16%, 22%.
  • Limite da empresa para armazenagem normal: 20%.
  • A resma com 22% vai para secagem adicional e fica em quarentena no sistema.
  • Entram em stock 14.120 kg, em lotes distintos, cada um com o seu estado.

Bloco 3 · Organização e codificação

Formas de organizar um armazém

  • Localização fixa: cada referência tem sempre o mesmo lugar.
  • Localização aleatória: qualquer lugar livre, registado no sistema.
  • Organização por família: prancha, granulado e rolhas agrupados por tipo e qualidade.
  • Organização por rotação: referências de saída frequente perto da expedição.

Na cortiça, a organização por família é a mais comum: reduz o risco de misturar lotes de qualidade diferente.

Sistemas de codificação

CORT-ROL-24x45-EXTRA-2603
empresa · família · calibre · classe · lote
  • Alfanumérico: legível por humanos, ajuda na conferência visual.
  • Numérico sequencial: mais compacto, mais rápido em leitor de código de barras.
  • Código de barras / QR: acelera a leitura e reduz erros de transcrição manual.

Sem um código único por artigo, dois lotes diferentes tornam-se indistinguíveis no sistema.

Critérios de arrumação e suportes

Critérios: compatibilidade, peso e volume, rotação (FIFO/FEFO), sensibilidade ambiental, segurança.

Suportes comuns: palete, big bag, estante paletizada, contentor com separadores.

Regra prática: artigo com mais de duas rotações por semana fica a menos de 15 metros da zona que o consome.

Bloco 4 · Documentação do stock

Os documentos do ciclo de armazém

Documento Momento
Guia de remessa Receção
Nota de entrada Após conferência
Ficha de stock (kardex) Permanente
Requisição interna Saída para produção
Guia de transporte Expedição
Relatório de inventário Contagem física

A ficha de stock (kardex)

Data Movimento Quantidade (kg) Saldo (kg)
03/03 Saldo inicial 8.200
05/03 Entrada +3.000 11.200
08/03 Saída (OF 1142) −2.400 8.800

Registar sempre: tipo de movimento e data. Um movimento sem estes dois elementos não pode ser auditado mais tarde.

Bloco 5 · Movimentação: FIFO, LIFO, FEFO

Os três critérios

  • FIFO (first in, first out): sai primeiro o que entrou primeiro. Critério dominante na cortiça, porque a prancha e o granulado degradam com o tempo.
  • LIFO (last in, first out): sai primeiro o que entrou por último. Raro em materiais perecíveis.
  • FEFO (first expired, first out): sai primeiro o que expira primeiro. Usado em colas, resinas, silicones e parafinas com validade.

Exemplo resolvido: qual lote sai primeiro

Lote Entrada Quantidade
L-210 02/01 2.000 kg
L-224 15/01 3.500 kg
L-239 28/01 1.800 kg

Ordem de fabrico precisa de 4.000 kg de granulado (sem validade associada, critério FIFO).

Resposta: consome-se todo o L-210 (2.000 kg) e parte do L-224 (2.000 kg), ficando este com 1.500 kg. L-239 fica intacto.

Bloco 6 · Stocks mínimos e prevenção de roturas

Stock de segurança e ponto de encomenda

Stock de segurança = consumo médio diário × prazo de entrega (+ margem)
Ponto de encomenda = stock de segurança + (consumo médio diário × prazo de entrega)

Quando o stock disponível chega ao ponto de encomenda, é sinal de que já se devia ter lançado a encomenda.

Exemplo resolvido: cola de rolhamento

Consumo médio: 600 kg/dia. Prazo de entrega: 6 dias úteis. Margem de segurança: 2 dias.

  • Stock de segurança = 600 × 2 = 1.200 kg
  • Ponto de encomenda = 1.200 + (600 × 6) = 4.800 kg

Sempre que o stock descer para 4.800 kg, é preciso lançar nova encomenda nesse mesmo dia.

Bloco 7 · Stocks intermédios e produto acabado

Stocks entre fases do processo

Entre a matéria-prima e o produto acabado há stocks intermédios: prancha traçada mas não cozida, discos cortados mas não polidos, rolhas produzidas mas não tratadas.

Existem porque as fases do processo têm ritmos diferentes: se o corte for mais rápido do que o polimento, forma-se um stock intermédio entre os dois.

Produto acabado e plano de entregas

O stock de produto acabado gere-se em função do plano de entregas aos clientes, não só da capacidade de produção.

  • Produzir a mais: custo de armazenagem e risco de obsolescência.
  • Produzir a menos: incumprimento de encomendas, penalizações contratuais.

O equilíbrio entre os dois é o que a UC pede quando fala de "assegurar os stocks de produtos acabados em função do plano de entregas".

Bloco 8 · Inventários e erros frequentes

Tipos de inventário

  • Permanente: saldo atualizado a cada movimento, em tempo real.
  • Periódico: contagem física completa, tipicamente uma vez por ano.
  • Cíclico (rotativo): contagem de um subconjunto de referências, numa base regular.

Na cortiça, com muitas referências por classe, calibre e lote, o inventário cíclico é o mais usado no dia a dia.

Exemplo resolvido: divergência de inventário

Contagem física: 38.400 unidades. Sistema: 41.200 unidades. Diferença: 2.800 unidades (6,8%), acima da tolerância de 2%.

Investigação encontra: uma requisição de 2.750 unidades registada em papel há 3 dias, nunca lançada no sistema.

Ajuste: saída em atraso de −2.750 e um ajuste residual de −50, com justificação registada.

Erros frequentes na inventariação

  • Contar sem parar os movimentos.
  • Confiar na memória em vez de contar.
  • Não distinguir lotes ou calibres semelhantes.
  • Esquecer stock em quarentena, devolução ou na linha.
  • Ajustar sem investigar a causa.

Bloco 9 · Conversão de unidades

Unidades próprias do setor

Unidade Uso Equivalência
Arroba Prancha e cortiça em bruto 1 arroba = 15 kg
Quilograma Granulado, prancha, químicos Unidade base
Milheiro Contagem de rolhas 1 milheiro = 1.000 unidades
Metro cúbico Volume de prancha empilhada Depende da densidade

Exemplo resolvido: conversões

Prancha: 240 arrobas × 15 kg/arroba = 3.600 kg a registar no sistema.

Rolhas: encomenda de 15 milheiros; armazém tem 13.200 unidades.
13.200 ÷ 1.000 = 13,2 milheiros → faltam 1,8 milheiros (1.800 unidades).

Um erro de conversão distorce todo o cálculo de stock mínimo e de ponto de encomenda.

Bloco 10 · Software de gestão de stocks

O que um sistema de gestão de stocks faz

  • Ficha de artigo digital, com saldo em tempo real.
  • Registo de movimentos com data e utilizador responsável.
  • Leitura de código de barras / QR.
  • Rastreabilidade de lote, da matéria-prima ao produto acabado.
  • Alertas automáticos de stock mínimo.
  • Relatórios de rotação, valor imobilizado e divergências.
  • Integração com o plano de produção.

A disciplina de registo importa mais do que o software

Um sistema só é fiável se os dados que lá entram forem fiáveis.

  • Registar movimentos em tempo real, não "quando houver tempo".
  • Confirmar leituras de código de barras antes de aceitar (evitar referências semelhantes).
  • Não deixar acumular papel para lançar depois.

A funcionalidade mais avançada não compensa um registo feito dois dias depois de acontecer.

Bloco 11 · Qualidade, segurança e atitudes

Normas de qualidade e de segurança no armazém

  • Nada entra em stock sem conferência registada.
  • Nada em quarentena entra em produção sem libertação formal.
  • Toda a não conformidade é registada, não apenas resolvida "de boca".
  • EPI obrigatório (calçado de proteção, luvas para químicos).
  • Limites de estiva sempre respeitados, mesmo sob pressão de espaço.
  • Corredores de circulação sempre livres.

Atitudes que o referencial exige

Responsabilidade · Autonomia · Iniciativa · Sentido crítico · Sentido de organização · Cooperação com a equipa · Empenho e persistência · Conduta profissional · Respeito pelas regras e normas definidas

Não são acessórias: são condição de bom desempenho no armazém, tão avaliadas como o conhecimento técnico.

Recapitulando

  • Receber e conferir com rigor quantitativo e qualitativo é a porta de entrada de tudo.
  • Organizar, codificar e documentar tornam o armazém previsível e auditável.
  • FIFO, LIFO, FEFO escolhem-se em função da natureza do material, não por hábito.
  • Stocks mínimos, intermédios e de produto acabado ligam-se ao plano de produção e ao plano de entregas.
  • Inventários regulares, com investigação séria de divergências, mantêm o sistema fiável.
  • Conversões de unidades, software e normas de qualidade e segurança sustentam todo o processo.

Próximo: fichas de trabalho e mini-projeto, controlar o stock de um armazém corticeiro do princípio ao fim.

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar: um armazém não é um "sítio para guardar coisas", é uma peça do processo produtivo com regras próprias por tipo de material. - Erro comum: os alunos tratam todos os armazéns da fábrica como se fossem iguais. - Exemplo: perguntar à turma o que aconteceria se prancha e resina de tratamento ficassem no mesmo espaço (a cortiça absorve odores).

NOTAS DO PROFESSOR - Ligar explicitamente cada critério de desempenho a um capítulo desta apresentação, para a turma ver o mapa completo desde já. - Pergunta: se o armazém tiver só 7 das 12 toneladas de granulado que o plano de produção da semana exige, o problema nasceu onde? (no armazém, antes mesmo de a linha parar). - Exemplo/analogia: o armazém é como a "despensa" de um restaurante: se não estiver reposta a tempo, a cozinha para, mesmo com o melhor chef.

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar: a guia do fornecedor diz o que foi enviado, não o que chegou. Nunca dar entrada só pela guia. - Erro comum: saltar a amostragem de qualidade "porque já se está com pressa" e só descobrir o problema semanas depois na produção. - Exemplo: pedir à turma para ordenar estes 7 passos de memória, sem consultar o slide.

NOTAS DO PROFESSOR - Fazer o cálculo da diferença percentual com a turma no quadro (380/14500). - Erro comum: aceitar o peso mas ignorar a qualidade (humidade), tratando a receção como "só" uma questão de quantidade. - Pergunta: porque não se pode registar tudo como um único lote, se veio no mesmo camião? (por causa da diferença de humidade e da rastreabilidade).

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar: a localização aleatória só funciona com um sistema informático fiável; sem ele, ninguém encontra nada. - Erro comum: confundir "arrumado" com "bem organizado". Um armazém pode estar limpo e ainda assim ser impossível de localizar rapidamente. - Exemplo: perguntar porque não se deve guardar prancha ao lado de colas e resinas (a cortiça absorve odores).

NOTAS DO PROFESSOR - Decompor o código do exemplo em conjunto com a turma, elemento a elemento. - Erro comum: usar o mesmo código para calibres ligeiramente diferentes (24x44 vs 24x45), o que destrói a rastreabilidade. - Exercício rápido: pedir à turma para construir um código para "granulado, granulometria 2 a 3 mm, qualidade standard, lote da semana 12".

NOTAS DO PROFESSOR - Ligar cada critério a um risco concreto já visto no bloco anterior (odor, humidade, peso). - Erro comum: escolher o suporte errado para o material, como um big bag inadequado para granulado muito fino, que deixa passar material pelas costuras. - Pergunta: porque cargas pesadas vão sempre nos níveis inferiores das estantes? (segurança e estabilidade).

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar que cada documento tem um momento certo; usar o errado (ex.: dar entrada pela guia de transporte de outro artigo) gera confusão. - Erro comum: tratar a ficha de stock como opcional "porque já está tudo no sistema". A ficha é o histórico auditável, não um extra. - Exercício: pedir à turma para associar cada documento a uma das quatro realizações da UC.

NOTAS DO PROFESSOR - Percorrer a tabela linha a linha, pedindo à turma para calcular o saldo seguinte antes de o revelar. - Erro comum: registar "saída de 2.400 kg" sem indicar a que ordem de fabrico ou requisição corresponde. - Pergunta: sem esta ficha, como sabemos no dia seguinte se há material suficiente para uma nova ordem? (teríamos de ir verificar fisicamente, lento e sujeito a erro).

NOTAS DO PROFESSOR - Erro comum: aplicar sempre FIFO, mesmo a produtos com validade curta, quando o correto seria FEFO. - Enfatizar que a escolha do critério na cortiça tem impacto direto na qualidade física do produto, não é só uma questão contabilística. - Exemplo/analogia: FEFO é como gerir o frigorífico de casa, usar primeiro o que se estraga mais cedo, não o que chegou mais tarde.

NOTAS DO PROFESSOR - Fazer o cálculo em conjunto: 2.000 + 2.000 = 4.000 kg, exatamente a necessidade. - Erro comum: escolher o lote mais fácil de alcançar fisicamente em vez do mais antigo. FIFO exige disciplina de arrumação, não só de registo. - Pergunta: e se a ordem precisasse de 6.000 kg? (esgotava-se o L-210 e o L-224, e entrava-se no L-239).

NOTAS DO PROFESSOR - Escrever a fórmula no quadro e explicar cada termo antes de aplicar números. - Erro comum: calcular o stock mínimo uma vez e nunca o rever, mesmo quando o prazo de entrega do fornecedor muda. - Analogia: é como o depósito de reserva de um carro, avisa antes de ficar a zero, não quando já está a zero.

NOTAS DO PROFESSOR - Pedir à turma para fazer o cálculo sozinha antes de mostrar o resultado. - Erro comum: confundir stock de segurança com ponto de encomenda, são conceitos relacionados mas diferentes. - Pergunta: o que acontece se a empresa ignorar o ponto de encomenda e só encomendar quando o stock chega a zero? (rotura garantida, porque o fornecedor ainda demora 6 dias).

NOTAS DO PROFESSOR - Desenhar no quadro uma linha simples: matéria-prima → stock intermédio 1 → processo → stock intermédio 2 → produto acabado. - Erro comum: tratar o stock intermédio como "desperdício a eliminar". Às vezes é necessário para absorver diferenças de ritmo entre fases. - Pergunta: o que aconteceria se não existisse nenhum espaço para stock intermédio na fábrica? (a fase mais rápida teria de parar constantemente à espera da mais lenta).

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar que "mais stock" nem sempre é a resposta certa; excesso também é um problema de gestão. - Erro comum: pensar que o objetivo do armazém é ter sempre o máximo possível de cada coisa. - Exemplo: um cliente altera a especificação de calibre; o stock acabado do calibre antigo pode ficar sem saída.

NOTAS DO PROFESSOR - Explicar porque nenhuma empresa faz só inventário periódico: um erro pode passar meses sem ser detetado. - Erro comum: achar que inventário permanente elimina a necessidade de contagem física. Não elimina, só reduz a frequência. - Pergunta: qual destes três tipos exige parar a operação do armazém? (o periódico, geralmente).

NOTAS DO PROFESSOR - Insistir na ordem: primeiro investigar, só depois ajustar. Ajustar sem investigar esconde o problema real. - Erro comum: aceitar a primeira explicação plausível sem confirmar (ex.: assumir "deve ter sido roubo" sem verificar registos em papel). - Pergunta: que tipo de erro estava na origem desta divergência? (registo em atraso, não uma perda física real).

NOTAS DO PROFESSOR - Pedir à turma exemplos pessoais destes erros, em qualquer contexto de organização, não só industrial. - Erro comum entre os próprios erros: pensar que só o primeiro (contar em movimento) é grave. Todos distorcem o resultado. - Reforçar: um inventário que não investiga divergências não serve para melhorar o processo, só maquia o problema.

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar que a arroba é tradição do setor e não desaparece só porque o sistema informático trabalha em kg. - Erro comum: registar o número sem a unidade, ou converter depois do registo em vez de antes. - Exercício: pedir à turma para explicar porque um sistema que trabalha só em kg precisa de saber converter arrobas.

NOTAS DO PROFESSOR - Fazer as duas contas com a turma no quadro, uma de cada vez. - Erro comum: arredondar milheiros para o número inteiro mais próximo e esconder a falta real ao cliente. - Pergunta: se o armazém prometer 15 milheiros ao cliente sem fazer esta conta, o que acontece na expedição? (falta material, e descobre-se tarde demais).

NOTAS DO PROFESSOR - Ligar diretamente ao critério de desempenho "manter o programa informático de gestão logística atualizado". - Erro comum: achar que instalar o software resolve o problema por si só, sem disciplina de utilização. - Exemplo: mostrar como um alerta automático de stock mínimo substitui a verificação manual diária de cada referência.

NOTAS DO PROFESSOR - Ligar este slide ao exemplo de divergência de inventário do Bloco 8 (a causa foi exatamente um registo em atraso). - Erro comum: culpar o software quando o problema é disciplina humana de registo. - Pergunta: que consequência teve, no exemplo anterior, o adiamento de um registo de 3 dias? (uma divergência de inventário que exigiu investigação).

NOTAS DO PROFESSOR - Enfatizar: o armazém é um dos locais de maior risco de acidente numa fábrica (cargas pesadas, empilhadores, estantes em altura). - Erro comum: ignorar limites de estiva ou bloquear corredores "só por um dia", até acontecer um acidente. - Pergunta: porque é que uma não conformidade "resolvida de boca" é um risco maior do que parece? (não fica registada, não se aprende com ela, repete-se).

NOTAS DO PROFESSOR - Pedir à turma para associar cada atitude a um momento concreto já visto nesta apresentação (ex.: sentido crítico na investigação de divergências). - Erro comum: pensar que "atitudes" são só simpatia. Aqui significam responsabilidade pelos registos e persistência na resolução de problemas. - Fechar com a ideia de que um bom técnico de armazém combina rigor técnico com estas atitudes, nenhuma delas basta por si só.