Bloco 1 · A folha de cálculo na gestão

O que é uma folha de cálculo

Uma folha de cálculo (spreadsheet) é uma aplicação que organiza dados numa grelha de células e permite calcular, analisar e visualizar informação automaticamente.

• Exemplos: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc.
• Numa organização serve para: orçamentos, faturação, stocks, listas de clientes, folhas de vencimento, indicadores (KPIs), relatórios.
• Vantagem-chave: quando os dados mudam, os cálculos e gráficos atualizam-se sozinhos.

Nesta UC usamos o Excel como referência; tudo é transferível para o Google Sheets e o Calc.

Porque é apoio à gestão

O ciclo de trabalho com dados numa organização:

Recolher  →  Organizar  →  Tratar/Calcular  →  Analisar  →  Comunicar
 (dados)     (tabela)      (fórmulas)         (filtros,    (gráficos,
                                               dinâmicas)   relatório)

• Transformar dados em bruto em informação útil para decidir.
• Um bom ficheiro é fiável (validação), legível (formatação) e reutilizável (fórmulas, não valores fixos).

Bloco 2 · Estrutura do livro

Livro, folha e célula

• Colunas identificadas por letras, linhas por números.
• A célula ativa mostra-se na caixa de nome (canto superior esquerdo).
• Um livro pode ter muitas folhas — organiza por tema (Vendas, Clientes, Gráficos).

Operações com linhas e colunas

• Inserir linha/coluna: botão direito → Inserir.
• Eliminar linha/coluna: botão direito → Eliminar.
• Redimensionar: arrastar a borda do cabeçalho, ou duplo-clique para ajuste automático.
• Unir células (Merge): juntar várias numa só (ex.: título que ocupa A1:D1).
• Dividir: desunir células previamente unidas.
• Fixar painéis (Congelar): manter cabeçalhos visíveis ao rolar (Ver → Fixar Painéis).

Cuidado: unir células dificulta ordenar e filtrar. Usar só em títulos, não em tabelas de dados.

Tipos de dados

• Se um número aparece à esquerda, o Excel está a lê-lo como texto → cálculos falham.
• A data é internamente um número → permite somar/subtrair dias.

Referências: relativa, absoluta e mista

O comportamento ao copiar uma fórmula depende do tipo de referência:

=C2*$F$1     ← preço × taxa fixa na F1

• Tecla F4 alterna entre os tipos ao editar.
• Absoluta é essencial para constantes (IVA, câmbio, taxa) usadas por toda a coluna.

Bloco 3 · Formatação

Formatar números e células

• Estilo de número: Geral, Número (casas decimais), Moeda, Percentagem, Data, Texto.
• Fonte e estilo: tipo de letra, negrito, cor, tamanho.
• Alinhamento: horizontal/vertical, quebra de texto, orientação.
• Limites e preenchimento: bordas e cor de fundo para separar zonas.
• Separador de milhares e casas decimais tornam os valores legíveis (1250 → 1.250,00 €).

Formatar é visual — não muda o valor, só como é mostrado. 20% continua a valer 0,2 nos cálculos.

Formatação condicional

Aplica formato automaticamente conforme o valor da célula — realça o que importa.

• Realçar regras: maior que, menor que, entre, igual a, texto que contém.
• Barras de dados, escalas de cor (mapa de calor) e conjuntos de ícones.
• Exemplos de gestão:
  • Stock abaixo de 10 → vermelho.
  • Vendas acima da meta → verde.
  • Datas de validade a expirar → amarelo.

Formatar como Tabela dá estilo, cabeçalhos com filtro e linhas alternadas de uma vez.

Bloco 4 · Tratar dados

Manipular e organizar dados

• Preenchimento automático (arrastar a alça): completa séries (1,2,3… / Jan,Fev… / datas).
• Preenchimento relâmpago (Flash Fill): deteta um padrão (ex.: separar nome e apelido).
• Copiar/Colar Especial: colar só valores, só formatos ou transpor (trocar linhascolunas).
• Remover duplicados: Dados → Remover Duplicados.
• Texto para colunas: separar um campo por vírgula, ponto e vírgula, etc.

Boa organização = 1 assunto por coluna, 1 registo por linha, cabeçalhos na 1.ª linha, sem linhas em branco no meio.

Validação de dados

Restringe o que pode ser inserido numa célula — evita erros logo à entrada.

• Dados → Validação de Dados.
• Regras: número entre limites, data válida, comprimento de texto, ou lista de opções (menu suspenso).
• Mensagem de entrada (ajuda) e aviso de erro (bloqueia valor inválido).

Lista:  Pendente ; Pago ; Anulado
→ cria um menu suspenso na coluna Estado

Resultado: dados consistentes, prontos a filtrar e a somar.

Ordenar e filtrar

Ordenar (Dados → Ordenar):

• Crescente/decrescente; por vários níveis (ex.: Região e depois Vendas).
• Por cor de célula ou de tipo de letra.

Filtrar (Dados → Filtro):

• Botões de filtro nos cabeçalhos → mostrar só as linhas que interessam.
• Filtros de texto (contém, começa por), de número (maior que, top 10), de data.
• Filtro avançado e a função FILTER (Excel 365) para critérios complexos.

Bloco 5 · Fórmulas e funções

Fórmulas e operadores

Toda a fórmula começa por =.

• Prioridade: parênteses → potência → * e / → + e -.
• Uma célula com fórmula mostra o resultado, mas guarda a expressão (vê-se na barra de fórmulas).

Funções essenciais (1)

Nomes em PT no Excel português; em inglês seriam SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, ROUND.

Funções essenciais (2) — condicionais e procura

=PROCV(A2; Produtos!A:C; 3; FALSO)
     ↑ código   ↑ tabela   ↑ col.  ↑ correspondência exata

PROCX (XLOOKUP, Excel 365) substitui o PROCV e é mais flexível.

Ligar folhas e ficheiros

• Referência a outra folha: =Vendas!B2.
• Somar entre folhas: =SOMA(Jan!B2;Fev!B2;Mar!B2).
• Referência a outro ficheiro (livro): =[Orcamento.xlsx]Resumo!B2.
• Consolidar: Dados → Consolidar junta dados de várias folhas numa só.

Assim organizas dados de várias folhas e ficheiros numa folha-resumo que atualiza automaticamente.

Bloco 6 · Analisar e visualizar

Tabelas dinâmicas

Uma tabela dinâmica (Pivot Table) resume grandes tabelas sem fórmulas, arrastando campos.

• Inserir → Tabela Dinâmica.
• Áreas: Filtros, Linhas, Colunas, Valores.
• Ex.: arrastar Região para Linhas e Vendas para Valores → total por região num instante.
• Mudar de "Soma" para Média, Contagem, Máximo…
• Segmentações (slicers) = botões para filtrar visualmente.

É a ferramenta nº1 para analisar dados de gestão rapidamente.

Gráficos

Representar dados graficamente para comunicar melhor.

• Inserir → escolher tipo → selecionar dados.
• Boas práticas: título claro, eixos legendados, evitar 3D e excesso de cores.
• Gráfico dinâmico liga-se a uma tabela dinâmica.

Bloco 7 · Automatizar

Macros

Uma macro grava uma sequência de ações para a repetir com um clique.

• Separador Programador → Gravar Macro → executar as ações → Parar.
• Guardar o ficheiro como .xlsm (livro com permissão para macros).
• Atribuir a macro a um botão ou a um atalho.
• Por trás está o VBA (Visual Basic for Applications) — dá para editar o código.

Usos típicos: formatar um relatório mensal, limpar dados, gerar totais — sempre igual, sem erros.

Cuidados com macros

• Macros de ficheiros desconhecidos podem conter código malicioso → só ativar de fontes de confiança.
• Testar numa cópia antes de usar em dados reais.
• Documentar o que a macro faz (nome claro, comentário).
• Gravar primeiro, refinar o VBA depois.

Interpretar dados e relatórios

O objetivo final não é a folha — é a decisão.

1. Interpretar: ler os totais, tendências e desvios (o que sobe/desce, o que está fora da meta).
2. Destacar: formatação condicional e gráficos para o essencial saltar à vista.
3. Concluir: uma ou duas frases com a leitura ("as vendas caíram 12% no Norte").
4. Elaborar o relatório: tabela-resumo + gráfico + comentário, pronto a apresentar à gestão.

Um bom relatório responde a "e depois?" — recomenda uma ação.