Bloco 1 · O que é um sistema de gestão

Sistema informático de gestão (ERP)

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que integra num só sistema os processos de uma organização: vendas, compras, stocks, contabilidade, salários.

• Base de dados única — todos os módulos partilham os mesmos dados.
• Regista uma venda uma vez → atualiza stock, contas correntes e contabilidade automaticamente.
• Elimina ilhas de informação (folhas de Excel soltas, dados duplicados).

Exemplos em Portugal: PHC, Primavera, Sage, Moloni, Vendus, InvoiceXpress.

Porquê integrar?

Sem ERP, cada área tem o seu ficheiro:

Com ERP: um lançamento → efeito em cascata. Menos erros, dados em tempo real, decisões apoiadas em relatórios fiáveis.

Tipos de sistemas de gestão

• Por dimensão — de bolso (freelancer/micro), PME, grande empresa.
• Por instalação — on-premise (instalado no servidor da empresa) vs cloud/SaaS (subscrição, acesso por browser).
• Por âmbito — ERP generalista vs verticais (restauração, oficina, clínica).
• Módulos típicos: faturação, stocks, contas correntes, imobilizado, contabilidade, salários, CRM, POS.

Vantagens e desvantagens

Vantagens

• Dados centralizados e coerentes
• Automatização e menos erros
• Relatórios e indicadores em tempo real
• Cumprimento legal (SAF-T, faturação certificada)

Desvantagens

• Custo de licença e implementação
• Curva de aprendizagem
• Dependência do fornecedor
• Necessidade de manutenção e backups

Bloco 2 · Instalar e configurar

Pré-requisitos do sistema

Antes de instalar, verificar os requisitos indicados pelo fabricante:

• Hardware — CPU, RAM, espaço em disco.
• Sistema operativo — versão do Windows/Windows Server suportada.
• Motor de base de dados — ex.: SQL Server, MySQL/MariaDB.
• Licença — nº de postos/utilizadores, chave de ativação.
• Rede — servidor + postos cliente (arquitetura cliente-servidor).

Instalar sem cumprir os pré-requisitos → falhas e instabilidade.

Instalação (cliente-servidor)

1. Instalar o motor de base de dados no servidor.
2. Instalar a aplicação servidor e criar a base de dados da empresa.
3. Ativar a licença.
4. Instalar o cliente em cada posto e apontar para o servidor (IP/instância).
5. Testar ligação e primeiro acesso do administrador.

Cloud/SaaS: salta os passos 1–2; basta criar conta, configurar a empresa e aceder por browser.

Configuração inicial

Primeiro arranque — configurar a ficha da empresa e o exercício:

• Dados fiscais: NIF, morada, capital social, CAE.
• Exercício económico (ano) e período de IVA.
• Séries de documentos (FT, FR, NC) e numeração.
• Tabelas base: taxas de IVA, moedas, condições de pagamento, países.

Configuração correta aqui evita problemas em toda a operação.

Tabelas na área do administrador

A área do administrador define a informação estruturante:

• Artigos/serviços — código, descrição, preço, IVA, família.
• Clientes e fornecedores — dados fiscais e condições.
• Armazéns e centros de custo.
• Contas bancárias e formas de pagamento.
• Utilizadores e respetivos perfis.

Estas tabelas são a espinha dorsal que os módulos operacionais reutilizam.

Bloco 3 · Acessos e módulos

Controlo de acessos: perfis e privilégios

O acesso é regulado por perfis (papéis) e privilégios (permissões):

• Perfil — conjunto de permissões (ex.: Vendedor, Gestor de armazém, Contabilista, Administrador).
• Privilégio — o que cada perfil pode fazer em cada módulo: ver / criar / editar / anular / imprimir.
• Utilizador — pessoa com login, associada a um perfil.

Princípio do menor privilégio: cada um só acede ao que precisa para a sua função.

Exemplo de matriz de acessos

Salários e configuração ficam restritos. Um vendedor não anula documentos.

Módulo de faturação e vendas

Emite documentos certificados e legais:

• FT (fatura), FR (fatura-recibo), NC (nota de crédito), orçamento, guia de transporte.
• Cálculo automático de IVA, descontos e totais.
• Software certificado pela AT (código de validação, ATCUD, QR Code).
• Comunicação de faturas e do ficheiro SAF-T (PT).

Cada fatura atualiza conta corrente do cliente e contabilidade.

Stocks e aprovisionamento

Controla as existências:

• Entradas (compras) e saídas (vendas) atualizam o stock em tempo real.
• Stock mínimo → alerta e sugestão de encomenda.
• Inventário e regularizações (quebras, ofertas).
• Valorização: PMP (preço médio ponderado), FIFO.

Ligação direta a compras (fornecedores) e vendas (clientes).

Contas correntes e imobilizado

Contas correntes — o "extrato" de cada cliente/fornecedor:

• Faturas em dívida, recebimentos e pagamentos, saldo.
• Antiguidade de saldos → apoio à cobrança.

Imobilizado — bens da empresa (viaturas, equipamentos):

• Ficha do bem, valor de aquisição.
• Cálculo de amortizações/depreciações por período.

Contabilidade e salários

Contabilidade

• Plano de contas (SNC); lançamentos por partidas dobradas.
• Integração automática a partir de faturação/compras.
• Balancetes, IVA, IES.

Salários / RH

• Ficha do trabalhador, contrato, vencimento.
• Processamento mensal: IRS, Segurança Social, subsídios.
• Recibos de vencimento e mapas para a Segurança Social.

Relatórios e mapas de gestão

O valor do ERP está nos relatórios que produz:

• Vendas por período, cliente, artigo, vendedor.
• Mapa de stocks e artigos abaixo do mínimo.
• Contas a receber/pagar e antiguidade de saldos.
• Balancete, mapa de IVA, resultados.
• Dashboards com indicadores (KPIs).

Exportáveis para PDF/Excel; base para decidir com dados.

Bloco 4 · Segurança e manutenção

Segurança da informação

Proteger os dados de gestão (sensíveis e críticos):

• Autenticação forte — passwords robustas, idealmente MFA.
• Perfis e privilégios bem definidos (menor privilégio).
• Registo de auditoria (log) — quem fez o quê e quando.
• Cifra de dados e comunicações; servidor protegido por firewall.
• Normas de referência: ISO/IEC 27001.

Backups

Sem backup, uma avaria pode apagar toda a empresa.

• Regra 3-2-1: 3 cópias, 2 suportes diferentes, 1 fora do local.
• Periodicidade: diário (dados), semanal (completo).
• Automatizar e testar o restauro (um backup que não restaura não vale nada).
• Cópias cifradas e guardadas em local seguro.

Atualizações e manutenção

Manter o sistema atualizado e saudável:

• Atualizações legais — tabelas de IRS, IVA, SS mudam por lei.
• Patches de segurança e novas versões da aplicação e da BD.
• Testar em ambiente de teste antes de aplicar em produção.
• Manutenção da BD — otimização, verificação de integridade.
• Janela de manutenção fora do horário crítico.

RGPD e proteção de dados

O sistema guarda dados pessoais (clientes, trabalhadores):

• Licitude e finalidade — só recolher o necessário.
• Direitos do titular — acesso, retificação, apagamento.
• Minimização e prazos de conservação.
• Segurança — acessos, cifra, registo de tratamentos.
• Dados sensíveis (saúde, salários) com proteção reforçada.

Incumprimento → coimas elevadas e perda de confiança.

Normas e regulamentos aplicáveis

• RGPD (UE 2016/679) e Lei n.º 58/2019.
• Faturação certificada e comunicação à AT (SAF-T PT).
• SNC — Sistema de Normalização Contabilística.
• ISO/IEC 27001 — gestão da segurança da informação.
• Legislação laboral e fiscal (IRS, IVA, Segurança Social).

Síntese

• Um ERP integra a gestão numa base de dados única.
• Instalar exige pré-requisitos e configuração cuidadas.
• Perfis e privilégios protegem o acesso (menor privilégio).
• Módulos: faturação, stocks, contas correntes, contabilidade, salários.
• Relatórios apoiam a decisão.
• Segurança, backups, atualizações e RGPD garantem continuidade e conformidade.