Organizar informação e tratar dados com folhas de cálculo (UC03114)

Há um pacote premium desta unidade: um PowerPoint editável de 100 ou mais diapositivos, um manual em PDF e dois testes com correção. Esta sebenta continua gratuita.

Introdução

Numa estrutura de proteção civil, quase tudo gera dados: cada ocorrência tem uma data, um local, um tipo, um número de meios envolvidos e uma duração; cada exercício de simulacro tem participantes e tempos de resposta; cada armazém tem material com quantidades e custos. Quem sabe organizar essa informação e tratá-la numa folha de cálculo consegue responder em minutos a perguntas que, sem método, levariam dias: quantas ocorrências houve por freguesia, que tipo de ocorrência mobiliza mais meios, quanto custa reforçar um abrigo temporário.

Esta sebenta acompanha o referencial da UC. Começamos pela configuração do livro, da folha e da célula e pelos tipos de dados. Passamos à manipulação e validação de dados, depois aos critérios, operadores, fórmulas, funções e filtros. Seguem-se as tabelas, as tabelas dinâmicas e os gráficos, a ligação entre folhas e ficheiros e, por fim, a criação e utilização de macros para automatizar tarefas repetitivas. Fecham o percurso a conduta em ambientes digitais, a proteção de dados pessoais e a proteção da reputação online, porque os dados que tratas dizem respeito a pessoas reais.

Objetivos de aprendizagem (referencial): organizar dados provenientes de várias folhas do livro e de ficheiros; aplicar critérios, filtros, fórmulas e funções; fazer a representação gráfica de dados; criar e utilizar macros.

Uma nota sobre o programa e a língua. Tudo o que se explica aqui funciona no Microsoft Excel e, com pequenas diferenças de menus, no LibreOffice Calc. Nesta sebenta as fórmulas aparecem com os nomes das funções em inglês (SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS, INDEX, MATCH), porque é assim que surgem na documentação e na maior parte dos tutoriais. Mas o Excel com interface em português só aceita os nomes portugueses: =SUM(E2:E11) devolve #NOME? e o que tens de escrever é =SOMA(E2:E11). Na secção «Os nomes das funções no Excel em português», no capítulo 7, está o equivalente de todas as funções usadas, e o assistente de funções (botão fx) mostra sempre o nome local. Outra diferença: nas versões portuguesas, o separador de argumentos é o ponto e vírgula (;) e o separador decimal é a vírgula. Nos exemplos usamos sempre o ponto e vírgula.

Como estudar. Cada capítulo tem explicação, tabelas de consulta e pelo menos um exemplo resolvido passo a passo. Constrói o exemplo no teu computador antes de leres a solução: uma folha de cálculo aprende-se com o teclado e o rato, não só com os olhos. Os dados de exemplo (um pequeno registo de dez ocorrências de um serviço municipal fictício) repetem-se ao longo da sebenta para que vejas o mesmo conjunto tratado de várias maneiras.

O registo de ocorrências que usamos nos exemplos

Os exemplos usam, salvo indicação em contrário, o seguinte registo, escrito a partir da célula A1 (cabeçalhos na linha 1, dados nas linhas 2 a 11). Os valores são fictícios.

A coluna Meios conta os meios humanos e de transporte empenhados; a coluna Horas regista a duração da ocorrência.

1. A folha de cálculo: livro, folha e célula

Uma folha de cálculo é uma aplicação que organiza dados numa grelha de linhas e colunas e faz cálculos sobre eles. A grande vantagem sobre uma tabela escrita à mão ou num processador de texto é que o programa recalcula sozinho: se alterares um valor, todos os resultados que dependem dele atualizam-se.

Os três níveis da estrutura

Cada célula tem um endereço (também chamado referência): a letra da coluna seguida do número da linha. A célula na coluna E, linha 4, é E4. Um intervalo é um conjunto de células contíguas e escreve-se com dois pontos entre a primeira e a última: E2:E11 é o intervalo das dez células de E2 a E11. Para designar células de outra folha antepõe-se o nome da folha e um ponto de exclamação: Março!E2. Se o nome tiver espaços, vai entre aspas simples: 'Registo geral'!E2.

Os elementos da janela

• Friso (no Excel) ou barra de menus (no Calc): os comandos agrupados por separadores, como Base, Inserir, Dados, Rever e Ver.
• Caixa de nome: mostra o endereço da célula ativa e permite saltar para qualquer intervalo ou dar-lhe um nome.
• Barra de fórmulas: mostra o conteúdo real da célula ativa. Atenção: a célula mostra o resultado, a barra de fórmulas mostra o que lá está escrito.
• Separadores de folhas: no fundo, permitem mudar de folha, mudar-lhe o nome, copiá-la ou movê-la.
• Barra de estado: mostra, ao selecionar células com números, a soma, a média e a contagem, sem escreveres uma única fórmula.

Limites e tipos de ficheiro

As versões atuais suportam mais de um milhão de linhas e 16 384 colunas por folha, o que chega para qualquer registo operacional de uma estrutura municipal. Os formatos mais usados são:

Exemplo resolvido · criar e guardar o livro de ocorrências

1. Abre o programa e cria um livro em branco.
2. Muda o nome da primeira folha: duplo clique no separador, escreve Registo e prime Enter.
3. Escreve os cabeçalhos em A1:G1 (ID, Data, Freguesia, Tipo, Meios, Horas, Estado) e as dez linhas de dados em A2:G11.
4. Guarda com Ficheiro > Guardar como, escolhe a pasta, dá o nome Ocorrencias_2026 e o tipo Livro do Excel (.xlsx).
5. Seleciona E2:E11 e olha para a barra de estado: deve mostrar Soma: 74, Média: 7,4 e Contagem: 10.

Confirmaste que o livro guarda e que a barra de estado dá um primeiro resumo imediato. Boa prática de nomes de ficheiro: sem espaços nem acentos, com o ano ou a data (Ocorrencias_2026.xlsx), para evitar problemas em sistemas e ligações entre ficheiros.

2. Tipos de dados

Cada célula contém um dado de um determinado tipo, e o tipo decide o que se pode fazer com ele. Uma soma só funciona com números; uma ordenação cronológica só funciona com datas verdadeiras; uma comparação do tipo "maior do que" não é a mesma para texto e para números.

Como o programa guarda datas e horas

Por baixo da formatação, uma data é um número: o número de dias desde uma data de origem. A data 02/03/2026 corresponde ao número 46083, e 14/03/2026 corresponde a 46095. Uma hora é uma fração do dia: 12:00 é 0,5, porque é meio dia. Por isso é possível subtrair datas (o resultado é um número de dias) e somar dias a uma data. Se escreveres numa célula =B5-B2 com datas, obténs a diferença em dias; se esse resultado aparecer como uma data estranha, a célula ficou com formato de data e basta mudar o formato para Número ou Geral.

O problema clássico: números guardados como texto

Quando importas dados de outro sistema, é frequente os números chegarem como texto. Sinais de alerta: o número alinha à esquerda, aparece um pequeno triângulo verde no canto da célula, e a função SUM devolve 0 ou ignora esses valores. A solução é converter: usar o aviso da célula ("Converter em número"), ou multiplicar a coluna por 1, ou usar Dados > Texto para colunas e concluir sem alterar nada.

O contrário também acontece. Um código como 007 perde os zeros se a célula for de formato número. Para códigos, formata a coluna como Texto antes de escrever.

Formato não altera o valor

O formato de uma célula é apenas a aparência. Se uma célula contém 5,546 e a formatas com duas casas decimais, vês 5,55, mas o valor guardado e usado em cálculos continua a ser 5,546. Quando precisas de arredondar mesmo o valor, usas a função ROUND (capítulo 7).

Exemplo resolvido · diagnosticar uma coluna de Meios que não soma

Um colega importou o registo e a coluna E mostra os números alinhados à esquerda. =SUM(E2:E11) dá 0.

1. Diagnóstico: alinhamento à esquerda e triângulo verde significam que os números são texto.
2. Seleciona E2:E11. Aparece um ícone de aviso junto à seleção; escolhe Converter em número.
3. Os valores passam a alinhar à direita e =SUM(E2:E11) devolve 74.
4. Para evitar o problema no futuro, define a validação de dados da coluna como número inteiro (capítulo 5).

Mais tarde, quando criares uma fórmula como =COUNT(E2:E11), o resultado 10 confirma que as dez células são numéricas, porque COUNT só conta números; COUNTA contaria também as células de texto.

3. Configurar o livro, a folha e as células

A configuração correta não é um luxo estético: uma folha bem configurada é lida mais depressa, tem menos erros de interpretação e prepara-se para filtros, tabelas dinâmicas e macros.

Estrutura do livro

• Uma folha por finalidade: por exemplo Registo (dados), Tipologias (tabela de códigos), Resumo (cálculos e gráficos). Não misturar dados em bruto com apresentação.
• Nomes de folhas claros: duplo clique no separador. Evita nomes como Folha1.
• Ordem lógica dos separadores e, se ajudar, cores nos separadores.
• Inserir, apagar, mover e copiar folhas: clique direito no separador. Apagar uma folha não pode ser desfeito.

Colunas e linhas

Fixar a linha 1 é obrigatório em qualquer registo com mais de um ecrã de linhas: sem isso, perdes de vista o significado das colunas.

Formatação de células

• Fonte: tipo, tamanho, negrito, itálico, cor. Prefere uma só família de letra, com tamanho legível, e usa o negrito apenas nos cabeçalhos e totais.
• Alinhamento: texto à esquerda, números à direita (para as casas decimais ficarem alinhadas), cabeçalhos centrados ou alinhados com os dados.
• Formato de número: Geral, Número (com casas decimais), Moeda, Percentagem, Data, Hora, Texto, Personalizado.
• Contornos e preenchimento: usa pouca cor e com propósito; uma cor de fundo clara para cabeçalhos e outra para totais chega.
• Unir células: junta várias células numa. Serve para títulos acima de uma tabela, mas nunca dentro da zona de dados, porque estraga ordenações, filtros e tabelas dinâmicas. Em alternativa, usa Centrar na seleção.
• Moldar texto: quebra o texto em várias linhas dentro da célula, em vez de a alargar.

Estilos e formatação rápida

Em vez de formatar célula a célula, aplica estilos (o Excel tem "Estilos de Célula"; o Calc tem "Estilos" no painel lateral). Um estilo para o título, outro para cabeçalhos, outro para totais: se mudares o estilo, mudam todas as células que o usam.

Proteger e imprimir

• Proteger a folha (Rever > Proteger Folha) impede alterações acidentais em fórmulas. Antes, desbloqueia as células onde os utilizadores podem escrever (Formatar células > Proteção).
• Imprimir: define a área de impressão, a orientação (horizontal para muitas colunas), repetir a linha de cabeçalhos em cada página e ajustar a uma página de largura.

Exemplo resolvido · preparar o registo para trabalho

Parte do livro Ocorrencias_2026 com os dados em A1:G11.

1. Seleciona a linha 1 e aplica negrito e um fundo cinzento claro.
2. Seleciona as colunas A a G e faz duplo clique no limite de qualquer cabeçalho: todas se ajustam ao conteúdo.
3. Seleciona B2:B11 e aplica o formato Data curta; seleciona F2:F11 e aplica Número com 1 casa decimal.
4. Coloca o cursor em A2 e ativa Ver > Fixar Painéis > Fixar linha superior.
5. Altera o nome do separador para Registo e dá-lhe uma cor.

Resultado: um registo legível, com cabeçalhos sempre visíveis e números coerentes, pronto para filtros e fórmulas. Nenhum valor foi alterado, só o aspeto.

4. Manipular e organizar dados

Antes de calcular, é preciso introduzir, limpar e ordenar os dados. Um terço do trabalho real numa folha de cálculo é isto.

Princípios de uma boa tabela de dados

1. Uma linha por registo: cada ocorrência numa linha só.
2. Uma coluna por atributo, com um cabeçalho na primeira linha.
3. Sem linhas ou colunas totalmente vazias dentro dos dados.
4. Sem células unidas na zona de dados.
5. Um só tipo de dado por coluna: não misturar números e texto.
6. Sem totais no meio dos dados: ficam numa linha de totais ou noutra folha.

Uma tabela assim é "à prova de ferramentas": os filtros, as ordenações e as tabelas dinâmicas reconhecem-na sem esforço.

Introduzir e preencher rapidamente

• Alça de preenchimento: o pequeno quadrado no canto inferior direito da seleção. Arrastá-lo copia o valor ou continua uma série (1, 2, 3...; meses; dias da semana).
• Preenchimento de série com duas células: escreve O-001 e O-002, seleciona ambas e arrasta; o programa continua O-003, O-004.
• Copiar, recortar e colar: Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V.
• Colar especial (Ctrl+Alt+V): permite colar apenas valores (sem fórmulas), apenas formatos, ou transpor (trocar linhas por colunas).
• Data de hoje: Ctrl+; insere a data atual como valor fixo, enquanto =TODAY() insere uma data que muda todos os dias.

Localizar, substituir e limpar

• Localizar e substituir (Ctrl+L / Ctrl+U, ou Ctrl+F / Ctrl+H nas versões em inglês): útil para corrigir escritas inconsistentes, como "Inundacao" em vez de "Inundação".
• Remover duplicados (Dados > Remover Duplicados): apaga linhas repetidas segundo as colunas escolhidas. Faz sempre uma cópia antes.
• Texto para colunas (Dados > Texto para Colunas): separa o conteúdo de uma coluna por um delimitador (vírgula, ponto e vírgula, espaço). Útil para dividir "Norte; Incêndio rural" em duas colunas.
• Funções de limpeza: TRIM (tira espaços a mais), UPPER, LOWER, PROPER (maiúsculas e minúsculas).

Ordenar

Ordenar reorganiza as linhas segundo uma ou mais colunas. Regras de segurança:

1. Coloca o cursor numa célula da tabela (não selecciones só uma coluna).
2. Confirma que a opção "Os meus dados têm cabeçalhos" está marcada.
3. Podes ordenar por vários níveis: primeiro por Freguesia (A a Z) e, dentro de cada freguesia, por Meios (do maior para o menor).
4. Ordenar uma única coluna isolada, sem as vizinhas, desfaz a correspondência entre colunas. O programa costuma avisar; escolhe sempre "Expandir a seleção".

Exemplo resolvido · ordenar por freguesia e meios

Pede-se: listar as ocorrências agrupadas por freguesia e, dentro de cada uma, da que mobilizou mais meios para a que mobilizou menos.

1. Clica numa célula de A1:G11.
2. Dados > Ordenar. Marca "Os meus dados têm cabeçalhos".
3. Nível 1: coluna Freguesia, A a Z. Adiciona nível: coluna Meios, do maior para o menor.
4. Confirma.

Resultado esperado, pela ordem alfabética das freguesias: Centro (O-010 com 10 meios, O-006 com 8, O-002 com 6), Nascente (O-005 com 15, O-009 com 4), Norte (O-001 com 12, O-004 com 5, O-008 com 2) e Sul (O-007 com 9, O-003 com 3).

5. Validação de dados

A validação de dados é a regra que decide o que pode ser escrito numa célula. Impede erros na origem: quem regista uma ocorrência não consegue escrever "doze" onde se espera um número, nem uma freguesia que não existe. No Excel está em Dados > Validação de Dados; no LibreOffice Calc chama-se Dados > Validade.

Tipos de critério de validação

Os três separadores da caixa de diálogo

1. Definições: o critério em si (o que permite).
2. Mensagem de entrada: um aviso que aparece quando a célula é selecionada ("Escreve o número de meios, entre 1 e 200").
3. Alerta de erro: o que acontece se o valor não cumprir a regra. Há três estilos: Parar (bloqueia), Aviso (avisa mas deixa continuar se o utilizador insistir) e Informação (apenas informa). Para campos críticos, usa Parar.

Listas pendentes

A validação do tipo Lista cria uma seta na célula com os valores permitidos. A lista pode ser escrita diretamente (Concluída;Em curso) ou, melhor, apontar para um intervalo numa folha de apoio, como Tipologias!$A$2:$A$6. Assim, para acrescentar uma tipologia, basta acrescentá-la na folha de apoio. É uma forma simples de manter texto consistente, o que é essencial para filtros e tabelas dinâmicas: "Inundação" e "inundacao" contam como dois valores diferentes.

Limites da validação

• Aplica-se ao que é escrito; valores colados por cima podem contornar a regra.
• Dados já existentes não são verificados automaticamente. No botão Validação de Dados (separador Dados) existe uma opção que rodeia com círculos vermelhos as células cujo valor está fora da regra.
• Células com lista vazias aceitam-se, a não ser que desmarques "Ignorar em branco".

Exemplo resolvido · validar a coluna Meios e o Estado

1. Seleciona E2:E11. Dados > Validação de Dados > Definições. Em Permitir escolhe Número inteiro; em Dados escolhe entre; Mínimo 1, Máximo 200.
2. No separador Mensagem de entrada escreve o título "Meios" e a mensagem "Número inteiro entre 1 e 200".
3. No separador Alerta de erro escolhe o estilo Parar e a mensagem "Valor inválido. Indica um inteiro entre 1 e 200".
4. Seleciona G2:G11. Em Permitir escolhe Lista e, em Origem, escreve Concluída;Em curso.
5. Testa: em E2 escreve 12,5. O programa recusa, porque não é inteiro. Escreve 0. Recusa também, porque é menor do que 1. Escreve 12: aceita.

Nota de rigor: o que a validação garante é que o valor tem o formato certo, não que é verdadeiro. 120 meios continua a ser um valor permitido mesmo que tenha sido um erro de escrita (queria-se 12). Para isso servem a conferência humana e a formatação condicional (capítulo 11).

6. Operadores, fórmulas e referências

Uma fórmula é uma instrução de cálculo. Começa sempre com o sinal =. Sem ele, o programa trata o conteúdo como texto.

Operadores aritméticos

Ordem de cálculo

O programa respeita a precedência: primeiro parênteses, depois potências, depois multiplicações e divisões (da esquerda para a direita), por fim somas e subtrações. Exemplo: =2+3*4 dá 14 e não 20, porque o produto vem primeiro; =(2+3)*4 dá 20. Em dúvida, usa parênteses.

Operadores de comparação e de texto

O resultado de uma comparação é um valor lógico (verdadeiro ou falso), a base dos critérios e das funções condicionais.

Referências relativas, absolutas e mistas

É a ideia mais importante do capítulo. Quando copias uma fórmula, as referências ajustam-se à nova posição, a menos que as fixes com cifrões.

A tecla F4 alterna entre os tipos ao editar uma referência. Regra prática: se a fórmula aponta para um valor único (uma taxa, um preço, um limite) que todas as linhas usam, esse endereço tem de ser absoluto.

Mensagens de erro

Nas versões portuguesas do Excel algumas mensagens aparecem traduzidas: #VALOR! em vez de #VALUE!, #NOME? em vez de #NAME? e #N/D em vez de #N/A.

Exemplo resolvido · orçamento de reforço de um abrigo temporário

Uma estrutura municipal pretende reforçar o material de um abrigo temporário. Os dados estão na folha Material:

1. Em D2 escreve =B2*C2. Resultado: 40 × 6,50 = 260,00.
2. Arrasta a alça de D2 até D4. As referências relativas ajustam-se: D3 é =B3*C3 (450,00) e D4 é =B4*C4 (192,00).
3. Em D5 escreve =D2+D3+D4, ou melhor =SUM(D2:D4). Resultado: 902,00.
4. Em D6 o acréscimo é =D5*B6. Resultado: 902 × 0,10 = 90,20.
5. Em D7 escreve =D5+D6. Resultado: 992,20.

Se a taxa de acréscimo fosse usada em várias linhas, escrevia-se =D2*$B$6, com cifrões, para a taxa não "fugir" ao copiar. Se mudares a quantidade de cobertores para 50, o total passa a 1 063,70 euros sem refazeres uma única fórmula: é esta a vantagem do cálculo automático.

7. Funções: estatística, texto, data e arredondamento

Uma função é uma fórmula já pronta, com um nome e argumentos entre parênteses: =SUM(E2:E11). Os argumentos separam-se por ponto e vírgula. Podes escrever a função à mão, usar a Autosoma (Alt+=) ou o assistente de funções (botão fx), que mostra o nome local da função e explica cada argumento. Lembra-te: nesta sebenta os nomes estão em inglês, mas no Excel em português tens de escrever o nome português (SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, CONTAR, ARRED...); com o nome inglês aparece #NOME?. A tabela seguinte dá o equivalente de cada função.

Os nomes das funções no Excel em português

No Excel com interface em português, só funcionam os nomes portugueses. Se escreveres =SUM(E2:E11), o Excel devolve #NOME?; o correto é =SOMA(E2:E11). Os valores lógicos seguem a mesma regra: TRUE e FALSE escrevem-se VERDADEIRO e FALSO. A tabela dá o nome português de todas as funções usadas nesta sebenta; em caso de dúvida, procura a função no assistente de funções (botão fx), que mostra sempre o nome da tua versão.

Exemplo: =IF(F2>=5; "Longa"; "Curta") escreve-se, no Excel em português, =SE(F2>=5; "Longa"; "Curta"), e =VLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 2; FALSE) escreve-se =PROCV(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 2; FALSO).

Funções estatísticas básicas

As funções ignoram as células de texto e as vazias dentro do intervalo, o que é útil mas pode esconder dados mal introduzidos: se COUNT dá menos do que COUNTA, há números guardados como texto.

Arredondamento

Distingue formato de arredondamento: ROUND altera mesmo o valor, o formato só o aspeto. Quando vais somar valores arredondados (por exemplo, valores em euros), arredonda com ROUND antes de somar, para o total bater com os valores visíveis.

Funções de texto

Quando o resultado de uma função de texto é um número com aspeto de número (por exemplo, RIGHT(A2; 3) dá "001" como texto), podes convertê-lo com VALUE, que devolve 1.

Funções de data e hora

Como as datas são números, =B5-B2 dá a diferença em dias e =B5+30 dá a data 30 dias depois. Para a ocorrência O-004 (14/03/2026), =B5+30 devolve 13/04/2026. A função NETWORKDAYS não conta sábados nem domingos e aceita uma lista de feriados como terceiro argumento.

Exemplo resolvido · indicadores do registo

Constrói uma folha Resumo com indicadores sobre o registo (dados em Registo!A1:G11).

1. Total de meios: =SUM(Registo!E2:E11) devolve 74.
2. Meios por ocorrência: =AVERAGE(Registo!E2:E11) devolve 7,4.
3. Maior mobilização: =MAX(Registo!E2:E11) devolve 15.
4. Total de horas: =SUM(Registo!F2:F11) devolve 37,5.
5. Duração média arredondada a uma casa: =ROUND(AVERAGE(Registo!F2:F11); 1). A média é 3,75 e o arredondamento dá 3,8.
6. Para a coluna ID da ocorrência O-001, o número de ordem como texto: =RIGHT(Registo!A2; 3) devolve "001".
7. Mês da primeira ocorrência: =MONTH(Registo!B2) devolve 3 (março).

Repara no aspeto das referências: a folha Resumo aponta para Registo!E2:E11. Se acrescentares linhas abaixo da linha 11, estas fórmulas não as incluem, a não ser que uses tabelas (capítulo 12) ou intervalos maiores.

8. Lógica e critérios: funções condicionais

Até aqui calculámos sobre todos os dados. Muitas perguntas pedem cálculo só sobre alguns: quantas inundações?, quantos meios nas ocorrências ainda em curso? Para isso usam-se critérios, isto é, condições que um valor tem de cumprir.

A função IF

IF(condição; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) devolve um valor ou outro consoante a condição. Na versão portuguesa chama-se SE.

=IF(F2>=5; "Longa"; "Curta"): para O-001 (F2 = 5,5) devolve "Longa"; para O-002 (F3 = 3,0) devolve "Curta".

IF encadeados testam vários níveis, do mais exigente para o menos:

=IF(E2>=10; "Grande"; IF(E2>=5; "Média"; "Pequena"))

Aplicado às dez ocorrências, a classificação por meios é: Grande (12, 15, 10), Média (6, 5, 8, 9) e Pequena (3, 2, 4). Resultado: 3 grandes, 4 médias e 3 pequenas.

AND, OR e NOT

AND(c1; c2) é verdadeiro só se todas as condições o forem. OR(c1; c2) é verdadeiro se pelo menos uma o for. NOT(c) inverte. Em português: E, OU, NÃO.

=IF(AND(F2>=5; G2="Em curso"); "Prioridade"; ""): marca como prioridade as ocorrências longas e ainda em curso. Das dez, só a O-010 (6 horas, em curso) fica marcada; a O-008 está em curso mas só tem 1 hora.

IFERROR

IFERROR(fórmula; valor_alternativo) substitui um erro por um valor à tua escolha. =IFERROR(E2/F2; 0) calcula meios por hora e devolve 0 se F2 estiver vazia ou a zero. Para O-001, 12 ÷ 5,5 = 2,18 meios por hora. Usa IFERROR com moderação: esconde erros que talvez fosse melhor ver.

Escrever critérios

Nas funções COUNTIF, SUMIF e semelhantes, o critério é um texto ou um número com ou sem operador:

Para datas, constrói o critério com DATE: ">="&DATE(2026; 4; 1).

As funções com critério

Atenção à diferença de ordem: em SUMIF o intervalo de soma vem no fim, em SUMIFS vem no princípio. Todos os intervalos de uma mesma função devem ter o mesmo tamanho.

Exemplo resolvido · responder a cinco perguntas com critérios

Com o registo em Registo!A1:G11:

1. Quantas ocorrências foram incêndios (rurais ou urbanos)? =COUNTIF(D2:D11; "Incêndio*"). Há 3 rurais e 1 urbano: resultado 4.
2. Quantas ocorrências mobilizaram 10 ou mais meios? =COUNTIF(E2:E11; ">=10"). Valores: 12, 15 e 10: resultado 3.
3. Quantos meios foram empenhados em incêndios rurais já concluídos? =SUMIFS(E2:E11; D2:D11; "Incêndio rural"; G2:G11; "Concluída"). Entram O-001 (12) e O-005 (15); O-010 está em curso e fica de fora: 27.
4. Quantas ocorrências houve em abril? =COUNTIFS(B2:B11; ">="&DATE(2026; 4; 1); B2:B11; "<"&DATE(2026; 5; 1)). São O-005, O-006 e O-007: 3.
5. Qual a duração média dos incêndios rurais? =AVERAGEIF(D2:D11; "Incêndio rural"; F2:F11). (5,5 + 8,0 + 6,0) ÷ 3 = 6,5 horas.

Boa prática: em vez de escrever "Incêndio rural" dentro da fórmula, escreve o critério numa célula (por exemplo, H1) e usa =COUNTIF(D2:D11; H1). Assim, mudas o critério sem mexer na fórmula.

9. Funções de procura e referência

Frequentemente, a informação de que precisas está noutra tabela. No registo, a coluna Tipo diz "Inundação", mas a prioridade e a equipa de referência estão numa folha de apoio. Em vez de copiar à mão (e errar), procura-se o valor.

A folha de apoio Tipologias

VLOOKUP (PROCV)

VLOOKUP(valor_procurado; tabela; n.º_coluna; tipo_de_correspondência).

• O valor procurado é pesquisado na primeira coluna da tabela.
• O n.º da coluna conta a partir da primeira coluna da tabela (1 = a própria coluna de procura).
• O quarto argumento: FALSE (ou 0) para correspondência exata; TRUE (ou 1) para aproximada. Na maioria dos casos queres exata.

=VLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 2; FALSE) devolve a prioridade do tipo na célula D2. Para O-001 ("Incêndio rural") devolve 1; para O-002 ("Inundação") devolve 2. Repara nos cifrões: a tabela de procura tem de ficar fixa quando copias a fórmula para baixo.

Limitação: VLOOKUP só procura na primeira coluna da tabela e só devolve valores à sua direita. Se alguém inserir uma coluna no meio da tabela, o número da coluna pode ficar errado.

Correspondência aproximada: escalões

Com TRUE, a primeira coluna tem de estar ordenada de forma crescente e o resultado é o escalão onde o valor cai. Imagina uma tabela de níveis de resposta, escrita na folha Tipologias em E1:F4 (cabeçalho na linha 1), ao lado da tabela das tipologias:

=VLOOKUP(E2; Tipologias!$E$2:$F$4; 2; TRUE) com E2 = 12 devolve "Elevado" (o maior limite que não excede 12 é 10). Com 6 devolve "Moderado"; com 3 devolve "Reduzido"; com exatamente 5 devolve "Moderado". Se a tabela não estiver ordenada, os resultados são incorretos sem qualquer aviso.

XLOOKUP (PROCX)

XLOOKUP(valor; onde_procurar; onde_devolver; se_não_encontrar) é a função mais recente e resolve as limitações do VLOOKUP: procura em qualquer coluna, devolve de qualquer coluna (à esquerda ou à direita), é exata por omissão e tem um argumento para o caso de não encontrar. Está disponível no Microsoft 365, no Excel 2021 e no Excel 2024, e no LibreOffice Calc a partir da versão 24.8. Não existe no Excel 2019 nem em versões anteriores: aí usa INDEX com MATCH.

=XLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$A$6; Tipologias!$C$2:$C$6; "Tipo não existe") devolve, para "Inundação", a equipa "Equipa de apoio e bombagem".

INDEX e MATCH (ÍNDICE e CORRESP)

Combinam-se duas funções simples, compatíveis com todas as versões:

• MATCH(valor; intervalo; 0) devolve a posição do valor no intervalo. =MATCH("Inundação"; Tipologias!$A$2:$A$6; 0) devolve 3.
• INDEX(intervalo; posição) devolve o valor que está nessa posição. =INDEX(Tipologias!$C$2:$C$6; 3) devolve "Equipa de apoio e bombagem".

Juntas: =INDEX(Tipologias!$C$2:$C$6; MATCH(D2; Tipologias!$A$2:$A$6; 0)). Vantagem: podes procurar de direita para esquerda. Para descobrir o primeiro tipo com prioridade 1: =INDEX(Tipologias!$A$2:$A$6; MATCH(1; Tipologias!$B$2:$B$6; 0)) devolve "Incêndio rural", uma coisa que VLOOKUP não faz.

Comparar as funções

Quando a procura falha, aparece #N/A. Causas habituais: espaços a mais ("Inundação " com espaço no fim), diferença de acentuação ("Inundacao"), ou o valor realmente não existir. Resolve limpando os dados com TRIM e, se quiseres uma mensagem amigável, envolve a procura em IFERROR.

Exemplo resolvido · acrescentar prioridade e equipa a cada ocorrência

1. Na folha Registo, escreve nos cabeçalhos H1 "Prioridade" e I1 "Equipa".
2. Em H2 escreve =VLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 2; FALSE).
3. Em I2 escreve =VLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 3; FALSE).
4. Seleciona H2:I2 e arrasta a alça até à linha 11.
5. Verifica: O-003 (Queda de árvore) tem prioridade 3 e "Equipa de limpeza de vias"; O-007 (Incêndio urbano) tem prioridade 1 e "Equipa de combate a incêndios urbanos".
6. Para tornar a fórmula robusta: =IFERROR(VLOOKUP(D2; Tipologias!$A$2:$C$6; 2; FALSE); "Rever tipo"). Se alguém escrever um tipo que não existe, a célula mostra "Rever tipo" em vez de #N/A.

Agora uma contagem das ocorrências de prioridade 1: =COUNTIF(H2:H11; 1) devolve 4 (três incêndios rurais e um urbano).

10. Filtros

Um filtro mostra só as linhas que cumprem uma condição e esconde as restantes, sem as apagar. Serve para consultar, copiar ou contar um subconjunto dos dados.

Filtro automático

1. Clica numa célula da tabela.
2. Dados > Filtro (ou Ctrl+Shift+L). Aparece uma seta em cada cabeçalho.
3. Abre a seta de uma coluna e escolhe os valores, ou usa Filtros de texto, Filtros numéricos ou Filtros de data (é igual a, começa por, contém, maior que, entre, este mês...).
4. Podes filtrar várias colunas ao mesmo tempo; as condições combinam-se com E (todas têm de se cumprir).
5. Para limpar: Limpar nesse filtro, ou Dados > Limpar.

Pontos a reter:

• O filtro não apaga: as linhas ocultas voltam quando retiras o filtro. Reconhece-se que há filtro ativo pelos números de linha a azul e pelo ícone de funil na seta.
• Copiar e colar sobre uma área filtrada copia apenas as linhas visíveis.
• Também podes filtrar por cor da célula ou do tipo de letra, o que se combina bem com a formatação condicional.

SUBTOTAL: somar só o que está visível

SUM soma todas as células, mesmo as escondidas pelo filtro. Para somar apenas as linhas visíveis usa SUBTOTAL(109; intervalo) (o código 9 ignora as linhas filtradas mas conta as ocultas à mão; o 109 ignora ambas). Outras opções: 101 (média), 102 (contar números), 104 (máximo), 105 (mínimo).

Filtro avançado

O filtro avançado (Dados > Avançadas) usa uma zona de critérios escrita na folha, o que permite condições mais complexas e guardar o resultado noutro local.

1. Copia o cabeçalho da tabela para uma zona livre (por exemplo, K1:Q1).
2. Escreve as condições por baixo dos cabeçalhos. Condições na mesma linha combinam-se com E; condições em linhas diferentes combinam-se com OU.
3. Dados > Avançadas, indica o intervalo da lista, o intervalo de critérios e, se quiseres, copiar para outro local.

Exemplos sobre o registo:

Segmentação de dados

Quando os dados estão numa tabela (capítulo 12) ou numa tabela dinâmica, podes inserir segmentações (Inserir > Segmentação de Dados): botões visuais que filtram com um clique. São ideais para painéis de consulta.

Exemplo resolvido · filtrar e somar o visível

Pede-se: quantos meios foram empenhados nos incêndios rurais com duração igual ou superior a 6 horas?

1. Ativa o filtro (Ctrl+Shift+L).
2. Na seta de Tipo, deixa marcado apenas "Incêndio rural".
3. Na seta de Horas, escolhe Filtros numéricos > Maior ou igual a > 6.
4. Ficam duas linhas: O-005 (8 horas, 15 meios) e O-010 (6 horas, 10 meios).
5. Numa célula livre fora da tabela escreve =SUBTOTAL(109; E2:E11). Resultado: 15 + 10 = 25.
6. Compara com =SUM(E2:E11): continua a dar 74, porque soma as linhas escondidas. Por isso é que SUBTOTAL é a função certa para totais de filtros.

11. Formatação condicional

A formatação condicional muda o aspeto de uma célula (cor, negrito, ícone, barra) quando o valor cumpre uma regra. Não altera os dados; apenas os realça. É um complemento natural da validação (que previne) e dos critérios (que calculam): ajuda a ver o que importa.

Tipos de regra (Base > Formatação Condicional)

Formatar a linha inteira com fórmula

Para realçar toda a linha de uma ocorrência em curso, seleciona A2:G11, cria uma regra "Utilizar uma fórmula para determinar as células a formatar" e escreve =$G2="Em curso". O cifrão antes de G fixa a coluna, e a falta de cifrão antes de 2 deixa a linha mover-se: a regra avalia, para cada linha, a coluna G dessa linha. Ficam realçadas as linhas de O-008 e O-010.

Gerir regras

Em Gerir Regras vês todas as regras, podes mudar a ordem (a primeira tem prioridade), editar o intervalo a que se aplicam e apagar. Muitas regras sobrepostas tornam a folha lenta e confusa, por isso vale a pena rever de vez em quando.

Boas práticas

• Poucas cores e com significado (vermelho para atenção, verde para conforme). Nunca dependas só da cor: quem não distingue cores deve poder ler a mensagem por texto ou ícone.
• Mantém a mesma lógica em todas as folhas.
• A formatação condicional não muda o valor: filtrar por cor funciona, mas somar por cor não, a não ser com macros.

Exemplo resolvido · destacar horas excessivas e linhas em curso

1. Seleciona F2:F11. Base > Formatação Condicional > Realçar Células > Maior do que.... Escreve 5 e escolhe preenchimento laranja claro.
2. Ficam realçados 5,5 (O-001), 8,0 (O-005) e 6,0 (O-010): 3 células.
3. Seleciona A2:G11. Nova regra por fórmula: =$G2="Em curso", formato com letra a negrito.
4. Ficam a negrito as linhas de O-008 e O-010.
5. Seleciona E2:E11 e aplica Barras de dados: a barra de 15 (O-005) é a mais comprida e a de 2 (O-008) a mais curta.

O resultado é um registo que se "lê" de relance: a O-010 destaca-se por ter as duas marcações (longa e em curso), o que casa com a fórmula de prioridade do capítulo 8.

12. Tabelas

Quando transformas um intervalo de dados numa tabela (Inserir > Tabela, ou Ctrl+T), o programa passa a tratá-lo como um objeto único, com nome, estilo e comportamento próprios. É a melhor forma de guardar um registo que cresce todos os dias.

O que ganhas com uma tabela

Criar uma tabela e dar-lhe um nome

1. Clica numa célula do intervalo (com cabeçalhos).
2. Ctrl+T, confirma o intervalo e marca "A minha tabela tem cabeçalhos".
3. Em Estrutura da Tabela, no campo Nome da Tabela, escreve um nome sem espaços, por exemplo tblRegisto.

Referências estruturadas

Num livro em português, a escrita de [@Meios] e do nome da tabela pode ter pequenas diferenças consoante a versão, mas escolhê-los na lista que aparece enquanto escreves evita qualquer problema.

Linha de totais

Em Estrutura da Tabela, marca Linha de Totais. Surge uma linha no fundo com uma lista pendente em cada coluna: Soma, Média, Contagem, Máximo, Mínimo. Estas usam internamente SUBTOTAL, por isso respeitam os filtros: filtras e o total acompanha o que está visível.

Regras de ouro para tabelas

• Um cabeçalho único por coluna, sem repetições.
• Sem linhas unidas, sem linhas em branco.
• Uma tabela por assunto; se há dois registos diferentes, são duas tabelas.
• No LibreOffice Calc não existe um objeto "tabela" idêntico ao do Excel; o equivalente é um intervalo de dados com filtro automático, e as fórmulas usam intervalos normais. Os princípios de organização são os mesmos.

Exemplo resolvido · converter o registo em tabela

1. Clica em A1 e prime Ctrl+T. Confirma o intervalo A1:G11 e a opção de cabeçalhos.
2. Muda o nome da tabela para tblRegisto.
3. Na célula H1 escreve "Meios por hora". Em H2 escreve =[@Meios]/[@Horas]. A fórmula preenche automaticamente a coluna. Para O-001, o resultado é 12 ÷ 5,5 = 2,18 (arredondado a duas casas); para O-005, 15 ÷ 8 = 1,88.
4. Ativa a Linha de Totais. Na coluna Meios escolhe Soma: aparece 74. Na coluna Horas escolhe Soma: aparece 37,5.
5. Escreve uma nova ocorrência logo abaixo da tabela (por exemplo, O-011). A tabela estende-se e a coluna H preenche-se sozinha.
6. Num ponto qualquer escreve =SUM(tblRegisto[Meios]). O resultado atualiza-se para incluir a linha nova.

Repara no ganho: com intervalos fixos, as fórmulas dos capítulos 7 e 8 teriam de ser corrigidas depois de cada nova ocorrência. Com a tabela, acompanham o registo.

13. Tabelas dinâmicas

Uma tabela dinâmica resume uma grande quantidade de dados sem fórmulas: arrastas campos para quatro zonas e o programa agrupa, soma, conta e calcula médias. Responde a perguntas como "quantos meios por freguesia e por tipo de ocorrência?" em segundos.

Criar uma tabela dinâmica

1. Clica numa célula da tabela de dados (ou da tabela tblRegisto).
2. Inserir > Tabela Dinâmica (no Calc: Inserir > Tabela Dinâmica). Aceita o intervalo e escolhe Nova folha.
3. No painel de campos, arrasta cada campo para uma das quatro zonas.

As quatro zonas

Nos Valores podes mudar o cálculo: Soma, Contagem, Média, Máximo, Mínimo. Clica no campo e escolhe Definições do Campo de Valor. Também podes mostrar valores como percentagem do total (da coluna, da linha ou do total geral), ideal para pesos relativos.

Resultado de referência com o registo

Com Linhas = Freguesia, Colunas = Tipo e Valores = Soma de Meios, a tabela dinâmica mostra:

O total geral (74) bate com =SUM(E2:E11). Bater o total da tabela dinâmica com uma soma direta é a melhor verificação de que o relatório está certo.

Ações úteis

• Atualizar: a tabela dinâmica não se atualiza sozinha quando mudas os dados de origem. Clica com o direito > Atualizar (ou Alt+F5). É a causa número um de "números desatualizados".
• Agrupar datas: clica com o direito numa data > Agrupar, e escolhe meses, trimestres ou anos. Útil para ver ocorrências por mês.
• Ordenar e filtrar dentro da tabela dinâmica.
• Gráfico dinâmico: Analisar > Gráfico Dinâmico cria um gráfico ligado à tabela dinâmica.
• Segmentação: botões para filtrar por Estado ou Freguesia.
• Duplo clique num valor: abre as linhas de origem que o compõem. Excelente para auditar.
• Não se escreve por cima dos valores: a tabela dinâmica é um relatório, não uma folha de edição.

Cuidados com os dados de origem

Uma tabela dinâmica só é tão boa quanto os dados. Problemas típicos: cabeçalhos em falta ou repetidos, linhas em branco, números como texto e escritas diferentes do mesmo valor ("Norte" e "norte " com espaço), que aparecem como itens separados. Por isso a validação de dados (capítulo 5) e as tabelas (capítulo 12) são a preparação certa.

Exemplo resolvido · meios por tipo de ocorrência

Pede-se: um relatório com o total de meios e o número de ocorrências por tipo, mais o peso de cada tipo.

1. Inserir > Tabela Dinâmica, nova folha.
2. Arrasta Tipo para Linhas e Meios para Valores (Soma). Arrasta ID para Valores (Contagem).
3. Resultado: Incêndio rural: 37 meios, 3 ocorrências; Inundação: 14 meios, 2; Acidente rodoviário: 9 meios, 2; Incêndio urbano: 9 meios, 1; Queda de árvore: 5 meios, 2. Total: 74 meios e 10 ocorrências.
4. Para o peso: nas definições do campo de Meios, Mostrar valores como > % do total geral. Os incêndios rurais passam a 50% (37 de 74), as inundações a cerca de 18,9%, os acidentes rodoviários e os incêndios urbanos a cerca de 12,2% cada, e as quedas de árvore a cerca de 6,8%.
5. Altera o Estado da O-010 para "Concluída" na folha de dados, volta à tabela dinâmica e Atualiza: sem este passo, o relatório não muda.

Leitura: metade dos meios empenhados vai para incêndios rurais, mesmo sendo apenas 3 das 10 ocorrências. É o tipo de conclusão que a tabela dinâmica torna visível.

14. Gráficos

Um gráfico transforma números numa imagem que se compreende em segundos. Mas só ajuda se for o gráfico certo para a pergunta e se estiver bem construído: um gráfico mal escolhido engana mais do que uma tabela.

Escolher o tipo de gráfico

Regras: usa barras quando os nomes das categorias são longos; usa circular só com poucas categorias (até cerca de cinco) que somam um total com sentido, e evita-o para comparar valores próximos; evita efeitos 3D, que distorcem a leitura.

Criar um gráfico

1. Seleciona os dados com os cabeçalhos (por exemplo, a lista de tipos e os totais de meios).
2. Inserir > Gráfico e escolhe o tipo.
3. Ajusta os elementos: título, títulos dos eixos, legenda (só se houver várias séries), rótulos de dados, cores.
4. Move e redimensiona; podes mudar o gráfico para uma folha própria.

Elementos de um bom gráfico

Gráficos dinâmicos e atualização

Um gráfico ligado a um intervalo normal atualiza-se quando mudas os valores desse intervalo. Se o gráfico usar dados de uma tabela, ele cresce com as novas linhas. Um gráfico dinâmico está ligado a uma tabela dinâmica e depende de ela ser atualizada.

Honestidade na representação

Um gráfico pode mentir sem que ninguém o tenha querido: eixo cortado, escalas diferentes lado a lado, ausência de unidades, comparação de períodos incompletos. Em maio o registo só vai até dia 15; um gráfico de linhas que mostre março, abril e maio sem avisar leva a concluir, erradamente, que a atividade desceu.

Exemplo resolvido · gráfico de colunas por tipo

1. Cria, na folha Resumo, a tabela auxiliar (ou usa a tabela dinâmica do capítulo 13): Incêndio rural 37; Inundação 14; Acidente rodoviário 9; Incêndio urbano 9; Queda de árvore 5.
2. Seleciona as duas colunas, incluindo cabeçalhos. Inserir > Gráfico de colunas agrupadas.
3. Ordena a tabela auxiliar do maior para o menor, para as colunas descerem da esquerda para a direita.
4. Escreve o título "Meios empenhados por tipo de ocorrência (março a 15 de maio de 2026)".
5. Dá ao eixo vertical o título "Meios (n.º)"; apaga a legenda (há só uma série); ativa rótulos de dados.
6. Confirma que o eixo vertical começa em 0.
7. Verifica que a soma dos rótulos é 74 (37 + 14 + 9 + 9 + 5), igual à soma do registo.

Para um gráfico de linhas por mês, a tabela auxiliar teria Março 26, Abril 32 e Maio 16 (meios). Se o fizeres, acrescenta na legenda ou no título que maio está incompleto (dados até 15 de maio).

15. Ligar folhas e ficheiros

Os dados raramente estão todos no mesmo sítio. É normal ter uma folha por mês, um livro por serviço, ou ficheiros recebidos de outras entidades. Aprender a ligar e consolidar dados evita copiar e colar à mão, que é a maior fonte de erros e de versões desencontradas.

Ligar folhas do mesmo livro

Uma fórmula pode apontar para outra folha: =Março!E20 devolve o conteúdo da célula E20 da folha Março. Se o nome da folha tiver espaços ou caracteres especiais, usa aspas simples: ='Registo geral'!E20. Para criar a ligação sem escrever, escreve =, clica no separador da outra folha, clica na célula, prime Enter.

Referência 3D: o mesmo intervalo em várias folhas

Quando as folhas têm exatamente a mesma estrutura, uma referência 3D soma o mesmo endereço de várias folhas consecutivas:

=SUM(Março:Maio!E20)

Soma a célula E20 de todas as folhas entre Março e Maio (incluindo Abril, que está no meio). Condição: a célula que se quer somar tem de estar no mesmo endereço em todas as folhas.

Ligar a outros livros (ficheiros)

Uma fórmula pode ir buscar dados a outro ficheiro. O endereço inclui o caminho, o nome do ficheiro entre parênteses retos, o nome da folha e a célula:

='C:\Dados\[Ocorrencias_Abril.xlsx]Registo'!$E$20

Quando o outro livro está aberto, o Excel mostra só [Ocorrencias_Abril.xlsx]Registo!$E$20. Pontos críticos:

Para ver e gerir as ligações: Dados > Consultas e Ligações / Editar Ligações; no Calc, Editar > Ligações a Ficheiros Externos.

Consolidar dados

Dados > Consolidar combina intervalos de várias folhas ou ficheiros numa só tabela, aplicando uma função (soma, média, contagem). Duas opções: usar as etiquetas (cabeçalhos da linha superior e da coluna esquerda) para casar os dados pelo nome, ou pela posição. A opção "Criar ligações aos dados de origem" mantém a ligação viva.

Importar dados de ficheiros de texto

Muitos sistemas exportam ficheiros CSV. Para os abrir sem estragar:

1. Dados > De Texto/CSV (no Calc, Ficheiro > Abrir e escolher o CSV).
2. Confirma a codificação (UTF-8 evita acentos estragados) e o delimitador (em Portugal é frequente o ponto e vírgula, por causa da vírgula decimal).
3. Define o tipo de cada coluna; coloca como Texto as colunas de códigos.

As versões atuais do Excel têm também uma ferramenta de consulta e transformação de dados (Obter e Transformar) que permite combinar vários ficheiros e repetir a limpeza com um clique. Fica como referência para quem quiser aprofundar.

Exemplo resolvido · resumo trimestral por referência 3D

Um livro tem três folhas, Março, Abril e Maio, cada uma com o seu registo mensal na mesma estrutura (colunas A a G, cabeçalhos na linha 1). Em cada uma, a célula E20 contém =SUM(E2:E19).

1. Totais mensais de meios: Março 26 (12 + 6 + 3 + 5), Abril 32 (15 + 8 + 9) e Maio 16 (2 + 4 + 10).
2. Cria uma folha Resumo. Em B2 escreve =Março!E20, em B3 =Abril!E20, em B4 =Maio!E20.
3. Em B5 escreve =SUM(B2:B4): 74.
4. Em B6 escreve =SUM(Março:Maio!E20): também 74. O facto de os dois valores coincidirem confirma que as ligações estão corretas.
5. Se acrescentares uma folha Junho entre Março e Maio (ou arrastares para o meio), a referência 3D passa a incluí-la. Se a puseres depois de Maio, não entra.

Lição: a consistência da estrutura (mesmas colunas, mesmo endereço do total) é o que permite ligar sem esforço.

16. Macros: automatizar tarefas repetitivas

Uma macro é uma sequência de ações guardada que o programa repete por ti. Se todos os dias formatas o mesmo relatório, limpas filtros e imprimes, uma macro faz tudo com um clique, sempre da mesma maneira. Poupa tempo e reduz erros de distração.

Preparação

• No Excel, mostra o separador Programador (Ficheiro > Opções > Personalizar Friso > marcar Programador).
• Guarda o livro com macros no formato .xlsm (Livro do Excel com Macros). O formato .xlsx não guarda macros.
• Vê as definições de segurança de macros: por omissão, as macros vêm desativadas e o programa pergunta se as queres ativar.

Gravar uma macro

1. Programador > Gravar Macro.
2. Dá um nome sem espaços nem acentos problemáticos (FormatarRegisto), uma tecla de atalho opcional e escolhe onde guardar ("Este livro").
3. Executa os passos manualmente, com calma e sem erros: tudo é gravado, incluindo enganos.
4. Parar Gravação.
5. Para executar: Programador > Macros (Alt+F8) > selecionar > Executar; ou atribui a macro a um botão.

Referências relativas ou absolutas: por omissão, a gravação usa células absolutas (a macro volta sempre às mesmas células). A opção Utilizar Referências Relativas grava movimentos relativos à célula inicial. Escolhe consoante queiras repetir a ação no mesmo local ou no sítio onde estiveres.

Ver e editar o código

Alt+F11 abre o editor de VBA (Visual Basic for Applications), onde a macro aparece como texto. No LibreOffice, o equivalente é LibreOffice Basic, em Ferramentas > Macros > Organizar Macros. Não precisas de ser programador para editar um valor ou apagar um passo gravado por engano.

Exemplo de código (as linhas com apóstrofo são comentários):

Sub FormatarRegisto()
    ' Formata a linha de cabeçalhos
    With Range("A1:G1")
        .Font.Bold = True
        .Interior.Color = RGB(217, 217, 217)
    End With
    ' Ajusta as larguras e fixa a linha 1
    Columns("A:G").AutoFit
    ActiveWindow.FreezePanes = False
    Range("A2").Select
    ActiveWindow.FreezePanes = True
End Sub

Uma segunda macro, que percorre as linhas e marca as ocorrências prioritárias na coluna J:

Sub MarcarPrioridade()
    Dim linha As Long
    Dim ultima As Long
    ultima = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For linha = 2 To ultima
        If Cells(linha, 6).Value >= 5 And Cells(linha, 7).Value = "Em curso" Then
            Cells(linha, 10).Value = "Prioridade"
        End If
    Next linha
End Sub

Cells(linha, 6) é a coluna F (Horas) e Cells(linha, 7) é a coluna G (Estado). A variável ultima encontra a última linha preenchida da coluna A, para a macro funcionar quer o registo tenha 10 ou 100 linhas. Aplicada ao registo, escreve "Prioridade" apenas em J11, a linha de O-010 (6 horas, em curso). Repara que esta macro faz o mesmo que a fórmula IF(AND(...)) do capítulo 8; a diferença é que escreve valores fixos, não uma fórmula viva.

Quando usar macro e quando usar fórmula

Riscos e boas práticas

• Não há "anular": o que uma macro faz não se desfaz com Ctrl+Z. Guarda sempre uma cópia antes de executar uma macro nova.
• Segurança: macros de origem desconhecida podem conter código malicioso. Só ativas macros em ficheiros de fontes de confiança; um ficheiro .xlsm recebido por email inesperado é um sinal de alarme.
• Testa numa cópia com poucos dados.
• Documenta: dá nomes que dizem o que a macro faz e escreve comentários.
• Evita depender de "selecionar" células fixas se os dados mudarem de tamanho; usa a deteção da última linha, como no exemplo.
• Mantém a macro simples: uma macro, uma tarefa.

Exemplo resolvido · gravar uma macro que prepara o registo

1. Abre o livro Ocorrencias_2026 e coloca o cursor em A1. Programador > Gravar Macro; nome PrepararRegisto; guardar em "Este livro".
2. Seleciona a linha 1 e aplica negrito e fundo cinzento. Seleciona as colunas A a G e faz duplo clique no limite de um cabeçalho para ajustar. Seleciona A2 e fixa a linha superior.
3. Parar Gravação.
4. Guarda o livro como Ocorrencias_2026.xlsm.
5. Testa: noutra folha com dados semelhantes (uma cópia), prime Alt+F8, escolhe PrepararRegisto e executa. A formatação aplica-se em segundos.
6. Alt+F11 para abrir o código e confirma que existe um bloco Sub PrepararRegisto() ... End Sub.

Um erro habitual: gravar com a coluna H selecionada sem querer. A macro ficará dependente desse passo; o remédio é regravar ou apagar a linha correspondente no código.

17. Conduta digital, proteção de dados e reputação online

Tratar dados é uma responsabilidade. Os registos de uma estrutura de proteção civil podem conter informação sobre pessoas reais: vítimas, moradores, voluntários, contactos de emergência. A forma como criamos, guardamos e partilhamos as folhas de cálculo tem consequências legais, éticas e reputacionais.

Normas de conduta em ambientes digitais

• Confidencialidade: partilha apenas com quem precisa e está autorizado.
• Integridade: não alteres dados sem registo de quem alterou e porquê; guarda versões.
• Respeito e rigor: uma folha enviada a outras entidades representa a tua organização.
• Licenças: usa software legalmente licenciado ou livre, e respeita as condições de utilização de dados de terceiros.
• Segurança: palavras-passe fortes e únicas, autenticação em dois passos quando disponível, equipamentos bloqueados quando os deixas.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD)

O RGPD é o regulamento europeu, na redação em vigor, que protege as pessoas singulares no tratamento dos seus dados pessoais: qualquer informação que identifique ou permita identificar uma pessoa (nome, morada, telefone, número de identificação, fotografia). Os dados de saúde, por exemplo, merecem uma proteção reforçada. Em Portugal, a autoridade de controlo é a Comissão Nacional de Proteção de Dados. Entre os princípios do artigo 5.º do RGPD, os mais relevantes para um livro de cálculo são:

Para a consulta rigorosa de obrigações e artigos, consulta o texto do regulamento na redação em vigor e as orientações da autoridade de controlo, bem como as regras internas da tua organização.

Como aplicar numa folha de cálculo

1. Minimizar: remove colunas com dados pessoais que não são necessárias para o fim da análise.
2. Pseudonimizar: substitui nomes por códigos (V-001, V-002) e guarda a tabela de correspondência noutro ficheiro, protegido.
3. Agregar: para relatórios públicos, usa totais por freguesia ou por tipo e não linhas individuais. Cuidado com contagens muito pequenas, que podem identificar alguém ("1 pessoa com mobilidade reduzida na rua X").
4. Proteger o ficheiro: define uma palavra-passe para abrir (Ficheiro > Informações > Proteger Livro > Encriptar com Palavra-passe) e guarda-o em local com acesso controlado.
5. Atenção aos metadados: antes de partilhar, usa Ficheiro > Informações > Inspecionar Documento para remover autor, comentários e folhas ocultas com dados.
6. Cuidado com folhas e colunas ocultas: ocultar não é proteger, quem recebe o ficheiro pode mostrá-las.
7. Cópias de segurança: regra prática 3-2-1, três cópias, em dois tipos de suporte, uma delas fora do local.
8. Envio: confirma o destinatário antes de enviar, e prefere partilhar uma ligação com permissões a anexar o ficheiro a muitas pessoas.

Reputação online pessoal e profissional

A reputação online é a imagem que as pessoas formam de ti (e da tua organização) a partir do que encontram na internet. No trabalho com dados, protege-se assim:

• Não divulgues gráficos, capturas de ecrã ou números de ocorrências em curso nas redes sociais sem autorização da tua organização. Uma imagem do ecrã pode mostrar nomes, moradas ou separadores abertos.
• Verifica antes de partilhar: um gráfico com eixo cortado ou dados incompletos espalha desinformação e atinge a credibilidade de quem o partilha.
• Separa o pessoal do profissional: perfis, contas de email e armazenamento distintos.
• Revê as definições de privacidade das tuas contas e pesquisa o teu próprio nome de tempos a tempos.
• Corrige com transparência: se partilhaste um dado errado, retira-o, corrige-o e informa quem o viu.
• Pensa no que fica: o que se publica pode ser copiado e guardado, mesmo que o apagues depois.

Exemplo resolvido · preparar um registo para partilhar com uma entidade externa

Um livro contém uma folha Pessoas apoiadas (nome, contacto, localidade, necessidade) e uma folha Resumo. Uma entidade externa pede apenas "quantas pessoas foram apoiadas por localidade".

1. Finalidade e minimização: o pedido só precisa de contagens. Não se envia a folha Pessoas apoiadas.
2. Cria uma cópia do livro, elimina a folha Pessoas apoiadas e converte as fórmulas da folha Resumo em valores (Colar especial > Valores), para não restarem ligações à folha apagada.
3. Inspeciona o documento e remove autor, comentários e folhas ocultas.
4. Verifica contagens pequenas: se uma localidade tem apenas 1 ou 2 pessoas, agrega-a com outra, para não identificar ninguém.
5. Define palavra-passe de abertura e envia a palavra-passe por um canal diferente (por exemplo, telefone) do usado para o ficheiro.
6. Regista a partilha (quem, quando, o quê) na tua organização.

Sem estes passos, uma folha inocente pode revelar dados que ninguém tinha autorização para dar.

18. Do dado ao relatório: um fluxo de trabalho completo

Os capítulos anteriores apresentaram ferramentas. Este reúne-as num percurso que podes seguir em qualquer registo.

Hábitos de rigor

1. Separa dados, cálculos e apresentação em folhas diferentes.
2. Nunca escrevas números dentro de fórmulas (a taxa, o limite): põe-nos numa célula identificada e usa uma referência absoluta.
3. Verifica duas vezes: soma por dois caminhos (SUM e tabela dinâmica), compara um valor calculado com uma conta feita de cabeça.
4. Dá sentido às cores e usa-as com moderação.
5. Documenta: uma folha Leia-me com o objetivo do livro, a origem dos dados, a data da última atualização, o responsável e a explicação das colunas.
6. Guarda versões com data no nome (Ocorrencias_2026_05_15.xlsx).
7. Pensa no leitor: quem lê o relatório não vê as fórmulas; vê o título, os números e as conclusões.

Exemplo resolvido · de uma pergunta ao relatório

Pergunta da chefia: "Que tipos de ocorrência consomem mais meios e quais ainda estão em curso?"

1. Fase 1: preciso das colunas Tipo, Meios e Estado. Existem.
2. Fase 5: =SUMIFS(E2:E11; D2:D11; "Incêndio rural") dá 37; =COUNTIF(G2:G11; "Em curso") dá 2 (O-008 e O-010).
3. Fase 7: tabela dinâmica com Tipo em Linhas, Soma de Meios em Valores e Estado em Filtros; gráfico de barras ordenado.
4. Verificação: o total da dinâmica é 74, igual a =SUM(E2:E11).
5. Fase 10: o relatório vai com o gráfico e uma tabela de três linhas, sem identificação de pessoas, e a frase de conclusão: "Os incêndios rurais representam metade dos meios empenhados (37 de 74) e duas ocorrências, uma delas de incêndio rural, continuam em curso."

Cada conclusão escrita tem de poder ser seguida até aos dados: das duas ocorrências em curso, O-008 é uma queda de árvore e O-010 é um incêndio rural, pelo que só uma é incêndio rural, como a frase afirma.

Erros comuns

• Números guardados como texto: alinham à esquerda e não somam. Converte antes de calcular.
• Esquecer o sinal = no início da fórmula, que fica a aparecer como texto.
• Referências relativas onde deviam ser absolutas: uma taxa ou tabela de procura que "foge" ao copiar a fórmula. Usa $ ou F4.
• Misturar separadores: usar vírgula em vez de ponto e vírgula entre argumentos numa versão portuguesa, ou ponto decimal em vez de vírgula.
• Unir células na zona de dados, o que impede ordenar, filtrar e criar tabelas dinâmicas.
• Ordenar só uma coluna, desfazendo a correspondência entre colunas.
• VLOOKUP sem FALSE e com a primeira coluna por ordenar: devolve resultados errados sem avisar.
• Intervalos de procura ou de soma de tamanhos diferentes em SUMIFS e COUNTIFS.
• Esquecer-se de atualizar a tabela dinâmica depois de mudar os dados.
• Confundir formato com valor: o valor continua a ter todas as casas decimais, e as somas podem não bater com o que vês.
• Eixos cortados e gráficos circulares com demasiadas fatias.
• Executar uma macro sem cópia de segurança: não há anular.
• Guardar macros em .xlsx, que as perde silenciosamente.
• Partilhar folhas ocultas, comentários e metadados com dados pessoais ou internos.
• Confiar numa fórmula sem a testar com um caso de resultado conhecido.

Glossário

• Alça de preenchimento: pequeno quadrado no canto da seleção que, ao arrastar, copia ou continua uma série.
• Autofiltro: filtro rápido com setas nos cabeçalhos das colunas.
• Célula: interseção de uma coluna com uma linha; unidade básica onde se escreve.
• Colar especial: colar apenas valores, formatos, fórmulas ou transpor dados.
• Consolidar: combinar dados de várias folhas ou ficheiros numa só tabela, aplicando uma função.
• COUNTIF/COUNTIFS: funções que contam células que cumprem um ou vários critérios (em português, CONTAR.SE e CONTAR.SE.S).
• Critério: condição que um valor tem de cumprir para ser contado, somado ou filtrado.
• CSV: ficheiro de texto com valores separados por vírgulas ou ponto e vírgula.
• Dados pessoais: informação que identifica ou permite identificar uma pessoa singular.
• Endereço (referência): letra da coluna mais número da linha que identifica uma célula.
• Fórmula: expressão que começa por = e calcula um resultado.
• Função: fórmula predefinida com nome e argumentos, como SUM ou IF.
• Formatação condicional: formatação aplicada automaticamente quando o valor cumpre uma regra.
• Gráfico dinâmico: gráfico ligado a uma tabela dinâmica.
• IF: função que devolve um valor ou outro consoante uma condição (em português, SE).
• INDEX/MATCH: par de funções que devolve um valor numa posição encontrada por procura.
• Intervalo: conjunto de células contíguas, escrito como E2:E11.
• Livro: ficheiro de folha de cálculo, composto por uma ou mais folhas.
• Macro: sequência de ações gravada ou programada que automatiza uma tarefa.
• Mensagem de erro: resultado que começa por # e indica um problema na fórmula.
• Minimização de dados: recolher e guardar apenas os dados necessários para a finalidade.
• Pseudonimização: substituir dados identificadores por códigos, guardando a correspondência separadamente.
• Referência absoluta: endereço com $ que não muda ao copiar a fórmula.
• Referência relativa: endereço que se ajusta ao copiar a fórmula.
• Referência 3D: referência ao mesmo endereço em várias folhas consecutivas.
• Reputação online: imagem de uma pessoa ou organização construída a partir do que existe na internet.
• RGPD: Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia.
• Segmentação de dados: botões visuais que filtram tabelas e tabelas dinâmicas.
• SUBTOTAL: função que calcula apenas sobre as linhas visíveis de uma lista filtrada.
• SUMIF/SUMIFS: funções que somam valores que cumprem um ou vários critérios (em português, SOMA.SE e SOMA.SE.S).
• Tabela: intervalo de dados com nome, que cresce automaticamente e usa referências estruturadas.
• Tabela dinâmica: relatório interativo que resume dados arrastando campos para linhas, colunas e valores.
• Validação de dados: regra que limita o que pode ser escrito numa célula.
• VBA: linguagem de programação das macros do Excel.
• VLOOKUP: função de procura vertical por correspondência na primeira coluna de uma tabela (em português, PROCV).
• XLOOKUP: função de procura moderna, em qualquer direção (em português, PROCX).

Síntese

Uma folha de cálculo é útil na medida em que está bem organizada. Começa pela estrutura (livro, folha, célula), pelos tipos de dados e pela configuração de colunas, linhas e formatos, e continua com a manipulação e a validação que mantêm os dados limpos e coerentes. Sobre essa base constroem-se os cálculos: operadores aritméticos, fórmulas e referências relativas e absolutas; funções estatísticas, de texto, de data e de arredondamento; critérios com IF, COUNTIF, SUMIF e as suas versões com vários critérios; procuras com VLOOKUP, XLOOKUP e INDEX com MATCH. Os filtros (automático e avançado) e a formatação condicional ajudam a ver o que importa, e as tabelas tornam os registos escaláveis.

Para resumir e comunicar, usam-se as tabelas dinâmicas e os gráficos, escolhidos pela pergunta e construídos com honestidade (eixos a zero, unidades, períodos completos). Quando os dados estão em várias folhas ou ficheiros, ligam-se e consolidam-se, com referências 3D e ligações externas, sem esquecer que mover um ficheiro pode quebrar uma ligação. As macros automatizam sequências de passos, mas exigem cópia de segurança, teste e formato .xlsm.

Por fim, os dados dizem respeito a pessoas: aplica a minimização, a pseudonimização, a proteção do ficheiro e o cuidado com a reputação online. O fluxo de trabalho completo (planear, configurar, proteger a entrada, calcular, explorar, resumir, ligar, automatizar, partilhar) é a melhor garantia de que a informação que produzes é fiável e útil.

Exercícios resolvidos

1. Uma célula mostra 12 e está alinhada à esquerda, e =SUM() do intervalo dá 0. Qual é o problema e como se resolve?

Resolução: o número está guardado como texto. Converte-se pelo aviso da célula ("Converter em número"), com Texto para colunas ou multiplicando por 1.

2. Escreve a fórmula para calcular o total de uma linha com quantidade em B2 e preço unitário em C2, e explica o que acontece ao copiá-la para a linha 3.

Resolução: =B2*C2. Ao copiar para a linha 3, as referências relativas ajustam-se e a fórmula passa a =B3*C3.

3. Uma taxa de 10% está em B6 e deves multiplicar por ela os totais de D2 a D4. Como escreves a fórmula em E2 para a poder arrastar?

Resolução: =D2*$B$6. O $B$6 é absoluto e mantém-se fixo; D2 é relativo e muda para D3 e D4.

4. Com os meios em E2:E11 (12, 6, 3, 5, 15, 8, 9, 2, 4, 10), qual é o resultado de =AVERAGE(E2:E11) e de =MAX(E2:E11)-MIN(E2:E11)?

Resolução: a soma é 74 e a média 7,4. O máximo é 15 e o mínimo é 2, pelo que a diferença é 13.

5. Escreve a fórmula que conta as ocorrências com Estado "Em curso" na freguesia "Norte" (colunas C e G).

Resolução: =COUNTIFS(C2:C11; "Norte"; G2:G11; "Em curso"). Só O-008 cumpre as duas condições: resultado 1.

6. Que diferença há entre VLOOKUP(D2; tabela; 2; FALSE) e VLOOKUP(D2; tabela; 2; TRUE)?

Resolução: com FALSE a correspondência é exata e dá #N/A se não existir. Com TRUE é aproximada, exige a primeira coluna ordenada de forma crescente e devolve o escalão onde o valor cai.

7. Para somar apenas o que está visível depois de aplicar um filtro, que função usas?

Resolução: SUBTOTAL(109; intervalo). A função SUM soma também as linhas escondidas pelo filtro.

8. Uma tabela dinâmica mostra valores antigos depois de corrigires dados na folha de origem. O que fazer?

Resolução: atualizar a tabela dinâmica (botão direito > Atualizar, ou Alt+F5). Não se atualiza automaticamente.

9. Que tipo de gráfico escolherias para mostrar a evolução do número de ocorrências mês a mês, e que cuidado terias com o último mês se estiver incompleto?

Resolução: um gráfico de linhas. Assinalar no título ou na legenda que o último mês está incompleto, para não induzir a uma falsa quebra de atividade.

10. Qual é o resultado de =SUM(Março:Maio!E20) se E20 vale 26 em Março, 32 em Abril e 16 em Maio?

Resolução: referência 3D que soma a mesma célula nas três folhas: 26 + 32 + 16 = 74.

11. Porque é que gravar uma macro num livro .xlsx e fechá-lo é um problema?

Resolução: o formato .xlsx não guarda macros, que se perdem. É preciso guardar como .xlsm.

12. Um colega quer enviar a uma entidade externa uma folha com nomes e contactos de pessoas apoiadas, mas a entidade só precisa de totais por localidade. Que princípio do RGPD está em causa e o que deve ser feito?

Resolução: o princípio da minimização. Envia-se apenas o resumo com totais, agregando localidades de contagem muito pequena, sem a folha de dados pessoais, e inspeciona-se o ficheiro para remover metadados e folhas ocultas.