Sebenta · Realizar mapas previsionais de vendas e de custos (UC02694)

Introdução

Uma empresa de comércio não gere às cegas. Antes de comprar mercadoria, contratar mais um vendedor ou abrir uma loja nova, alguém tem de responder a duas perguntas muito concretas: quanto vamos vender? e quanto nos vai custar? Responder com rigor a estas perguntas é elaborar mapas previsionais de vendas e de custos, e é essa a competência central desta unidade curricular.

Para elaborar esses mapas com confiança, é preciso primeiro dominar a linguagem da contabilidade: o que é uma conta, o que são débito e crédito, que tipos de custos existem, como se calcula uma margem de lucro ou um markup, e como se leem os três documentos que resumem a saúde de uma empresa (balanço, demonstração de resultados e demonstração de fluxos de caixa). Sem esta base, um mapa previsional é só uma folha de números sem significado.

Objetivos de aprendizagem (referencial): elaborar mapas previsionais das vendas da empresa e elaborar mapas previsionais dos custos da empresa, com base na contabilidade e na empresa, no Sistema de Normalização Contabilística (SNC), no conceito de conta, nos princípios contabilísticos básicos, nos tipos de custos, na margem de lucro e no markup, e nas demonstrações financeiras (balanço, demonstração de resultados e demonstração de fluxos de caixa), respeitando sempre as normas de segurança, saúde no trabalho e da qualidade.

Ao longo desta sebenta acompanhamos um caso contínuo: a Mercearia Center, Lda, uma empresa retalhista de produtos alimentares embalados (FMCG), do tipo de empresas referido no contexto de trabalho desta UC. Sempre que possível, os mesmos números voltam de capítulo em capítulo, para se perceber como tudo encaixa num único ciclo de gestão.

1. A empresa, o património e a contabilidade

A contabilidade é o sistema que regista, classifica e resume, em termos monetários, as operações de uma empresa, para que se saiba a todo o momento o que a empresa tem, o que deve e o que ganhou ou perdeu.

Património individual vs património empresarial

Um erro comum de quem começa um negócio é misturar as contas de casa com as contas da empresa. São dois patrimónios distintos:

A empresa é, para efeitos contabilísticos, uma entidade separada do seu dono, mesmo quando é um empresário em nome individual. Um levantamento pessoal do dinheiro da caixa da loja não é uma "despesa da empresa que desapareceu": é uma retirada de capital, e tem de ser registada como tal.

Funções e divisões da contabilidade

A contabilidade cumpre três funções principais:

• Registar todas as operações económicas da empresa, por ordem cronológica e com prova documental.
• Informar os gestores, os sócios, o Estado e outras entidades interessadas (bancos, fornecedores) sobre a situação da empresa.
• Controlar o cumprimento de objetivos e a correção das operações, servindo de base ao planeamento futuro, incluindo aos mapas previsionais desta UC.

Divide-se, de forma clássica, em:

• Contabilidade financeira (ou geral): regista todas as operações da empresa com terceiros (clientes, fornecedores, Estado, bancos) e produz as demonstrações financeiras obrigatórias.
• Contabilidade de gestão (ou analítica): apura custos por produto, por serviço ou por departamento, e serve de apoio direto às decisões internas, incluindo os mapas previsionais de custos.

2. Introdução ao Sistema de Normalização Contabilística (SNC)

O SNC (Sistema de Normalização Contabilística) é o conjunto de normas que regula, em Portugal, como as empresas devem registar as suas operações e apresentar as suas demonstrações financeiras. É de aplicação obrigatória à generalidade das empresas portuguesas.

O SNC é composto, entre outros elementos, por:

• Bases para a apresentação das demonstrações financeiras, que definem os documentos obrigatórios e os seus princípios gerais.
• Modelos de demonstrações financeiras, incluindo o balanço e a demonstração de resultados.
• Código de contas, uma lista normalizada de contas organizadas por classes (disponibilidades, existências, terceiros, gastos, rendimentos, entre outras), para que todas as empresas usem a mesma linguagem contabilística.
• Normas contabilísticas de relato financeiro (NCRF), que explicam como tratar cada tipo de operação (existências, ativos fixos, rendimentos, entre outros).

Sem uma norma comum, cada empresa registaria as suas operações à sua maneira, e nenhum balanço seria comparável com outro. O SNC garante que uma conta chamada "Mercadorias" significa a mesma coisa numa mercearia em Faro e numa em Bragança.

3. A conta: conceito, tipos e movimentação

A conta é o instrumento contabilístico que regista, ao longo do tempo, as variações de um determinado elemento patrimonial ou de um determinado gasto ou rendimento (por exemplo, a conta "Caixa", a conta "Clientes" ou a conta "Compras").

Características da conta

• Tem uma designação (nome) e um código, definidos pelo código de contas do SNC.
• Regista sempre duas colunas: débito (esquerda) e crédito (direita).
• Em qualquer momento, tem um saldo: a diferença entre o total debitado e o total creditado.

Tipos de conta

Representação e movimentação

A representação simplificada de uma conta é o chamado "T":

          Caixa
------------------------
 Débito  |  Crédito
------------------------
  500 €  |
         |    120 €
------------------------
Saldo devedor: 380 €

Cada operação da empresa gera pelo menos um registo a débito e um a crédito, de igual valor: é o chamado método das partidas dobradas, a base de toda a contabilidade financeira.

4. Princípios contabilísticos básicos

Além do débito e do crédito, há princípios que atravessam todas as operações de uma empresa de comércio.

• Débito e crédito: já vistos no capítulo anterior, são os dois lados de qualquer movimento contabilístico, sempre em valores iguais.
• Venda: o reconhecimento de um rendimento, no momento em que a mercadoria ou o serviço é entregue ao cliente (não necessariamente no momento em que é paga).
• Custos: os recursos consumidos para gerar esse rendimento (o preço a que a mercadoria foi comprada, os salários, a renda, entre outros).
• Lucros: o que sobra depois de subtrair os custos aos rendimentos, num determinado período.

Resultado = Rendimentos − Gastos

5. Custos: noção e tipos

Custo é o valor dos recursos consumidos pela empresa para produzir, comprar ou vender um bem ou serviço. Distinguir tipos de custo é a base de qualquer mapa previsional de custos, e uma das aptidões centrais desta UC.

Custos fixos

Não variam com a quantidade vendida (ou variam muito pouco), num determinado intervalo de tempo: renda do espaço, salários da equipa de estrutura, seguros, subscrições de software de gestão. Existem mesmo com zero vendas no mês.

Custos variáveis

Crescem (ou diminuem) proporcionalmente à quantidade vendida: o custo de compra de cada unidade de mercadoria, as comissões pagas por venda, as embalagens usadas por encomenda.

Custos diretos

Podem ser atribuídos, sem ambiguidade, a um produto, a uma linha de produtos ou a um serviço concreto: o custo de compra de um produto específico é direto a esse produto; a comissão paga por uma venda concreta é direta a essa venda. Um custo direto tanto pode ser fixo como variável, consoante o seu comportamento face à quantidade; a distinção entre direto e indireto responde a uma pergunta diferente da distinção entre fixo e variável: não "varia com a quantidade?", mas sim "sei exatamente a que produto ou serviço pertence?". Um custo que não pode ser atribuído a um único produto (a renda do armazém onde estão todos os produtos, por exemplo) diz-se indireto, e tem de ser repartido por critérios (como a área ocupada ou o peso das vendas de cada linha).

6. Margem de lucro e markup

Margem de lucro e markup respondem à mesma pergunta, mas a partir de bases diferentes: quanto se ganha, em cada unidade vendida, acima do que ela custou.

Margem de lucro (%): a percentagem do preço de venda que corresponde a lucro.

Margem de lucro (%) = (Preço de venda − Custo) ÷ Preço de venda × 100

Markup (%): a percentagem que se acrescenta ao custo para chegar ao preço de venda.

Markup (%) = (Preço de venda − Custo) ÷ Custo × 100

O numerador é sempre o mesmo (Preço de venda − Custo); o que muda é o denominador: a margem divide pelo preço de venda, o markup divide pelo custo. Por isso, para o mesmo produto, o markup em percentagem é sempre maior do que a margem de lucro em percentagem (com um mesmo lucro absoluto, dividir por um valor menor, o custo, dá sempre uma percentagem maior).

Determinar o preço de venda a partir do markup ou da margem

Preço de venda (a partir do markup sobre o custo) = Custo × (1 + Markup)

Preço de venda (a partir da margem sobre o preço) = Custo ÷ (1 − Margem)

Margem bruta e margem líquida

A margem de lucro pode calcular-se a diferentes níveis do resultado da empresa:

• Margem bruta (%): usa apenas o custo das mercadorias vendidas (CMVMC), ignorando os restantes gastos.

Margem bruta (%) = (Vendas − CMVMC) ÷ Vendas × 100

• Margem líquida (%): usa o resultado líquido, já depois de todos os gastos operacionais e dos impostos sobre o rendimento (IRC).

Margem líquida (%) = Resultado líquido ÷ Vendas × 100

7. Mapas previsionais de vendas: métodos de previsão

Um mapa previsional de vendas é um documento que estima, período a período (mês, trimestre), quanto a empresa espera vender, em unidades e em valor. É o ponto de partida de toda a gestão comercial e financeira, incluindo do mapa previsional de custos.

Dois métodos quantitativos são particularmente úteis quando já existe histórico de vendas:

Média móvel (de n períodos): a média dos últimos n valores, que se atualiza a cada novo período, "esquecendo" o valor mais antigo. Serve para captar a tendência recente, filtrando oscilações pontuais.

Média móvel = Soma dos últimos n valores ÷ n

Sazonalidade: quando as vendas de um produto sobem e descem de forma repetida em certos meses (por exemplo, bebidas no Verão, material escolar em Setembro), a média móvel sozinha não chega, porque ela olha só para os últimos meses e não sabe que o mês seguinte é, por natureza, mais forte ou mais fraco. Corrige-se com um índice sazonal.

Índice sazonal do mês = Média de vendas desse mês (no histórico) ÷ Média mensal geral (no mesmo histórico)

Previsão sazonal do mês = Tendência recente (por exemplo, a média móvel) × Índice sazonal desse mês

Um índice acima de 1 indica um mês tipicamente mais forte do que a média; um índice abaixo de 1 indica um mês tipicamente mais fraco.

8. Mapas previsionais de custos, margem de contribuição e ponto crítico

O mapa previsional de custos estima, para o mesmo período do mapa de vendas, quanto a empresa espera gastar, separando custos fixos de custos variáveis. Os dois mapas, o de vendas e o de custos, lêem-se sempre em conjunto: um mapa de vendas sem o respetivo mapa de custos não diz se a empresa vai ter lucro ou prejuízo.

Uma forma prática de construir o mapa previsional de custos, quando os custos variáveis são proporcionais à receita (por exemplo, o custo de compra da mercadoria representa sempre a mesma percentagem das vendas), é estimar essa percentagem a partir do histórico e aplicá-la à receita prevista.

Da relação entre receita, custos variáveis e custos fixos nasce a margem de contribuição, o indicador que liga o mapa de vendas ao mapa de custos:

Margem de contribuição = Receita prevista − Custos variáveis previstos

Taxa de margem de contribuição (%) = Margem de contribuição ÷ Receita prevista × 100

O que sobra da margem de contribuição depois de pagos os custos fixos é o resultado operacional previsto:

Resultado operacional previsto = Margem de contribuição − Custos fixos previstos

E o nível de vendas a partir do qual esse resultado deixa de ser negativo chama-se ponto crítico das vendas (ou ponto de equilíbrio): o valor de vendas que cobre exatamente os custos fixos e os custos variáveis, sem lucro nem prejuízo.

Ponto crítico das vendas (em valor) = Custos fixos previstos ÷ Taxa de margem de contribuição

9. Analisar desvios e identificar oportunidades de redução de custos

Elaborar um mapa previsional não termina quando o período acaba: é preciso comparar o previsto com o real, calcular o desvio e interpretá-lo, um dos critérios de desempenho centrais desta UC.

Desvio absoluto = Real − Previsto

Desvio percentual (%) = (Real − Previsto) ÷ Previsto × 100

Um desvio é favorável quando melhora o resultado (mais receita do que a prevista, ou menos custo do que o previsto) e desfavorável no caso contrário. Cuidado: um desvio favorável nos custos não é, por si só, boa notícia, se vier acompanhado de um desvio ainda pior nas vendas.

Nem sempre um desvio desfavorável é a causa de um resultado negativo. Se o próprio mapa previsional já apontava para um prejuízo, o desvio agrava-o, mas não o cria.

Esta distinção liga-se diretamente às oportunidades de redução de custos e à otimização de recursos:

• Rever custos variáveis: negociar melhores condições com fornecedores, reduzir desperdício, escolher embalagens mais baratas sem perder qualidade.
• Rever custos fixos: renegociar a renda, otimizar o número de colaboradores em horas de menor movimento, comparar fornecedores de eletricidade ou de software de gestão.
• Rever o próprio ponto crítico: qualquer redução de custo fixo ou variável, ou qualquer aumento de preço sustentável, baixa o ponto crítico e dá mais folga ao mapa previsional.

10. O balanço

Uma demonstração financeira é um documento que resume, num determinado momento ou período, a situação económica e financeira de uma empresa, para que gestores, sócios e outras entidades interessadas (bancos, fornecedores, Estado) a possam avaliar. As três demonstrações financeiras centrais desta UC são o balanço, a demonstração de resultados e a demonstração de fluxos de caixa.

O balanço é a fotografia da empresa num determinado momento (por exemplo, 31 de dezembro): o que a empresa tem (ativo), o que deve (passivo) e o que é dos sócios (capital próprio).

Ativo = Passivo + Capital próprio

Esta equação tem sempre de estar equilibrada: tudo o que a empresa tem foi financiado, ou por dívidas a terceiros (passivo), ou pelos próprios sócios e pelos resultados acumulados (capital próprio).

11. A demonstração de resultados e a demonstração de fluxos de caixa

A demonstração de resultados (também chamada demonstração dos resultados, DR) mostra, ao contrário do balanço, um período (por exemplo, o ano inteiro), e explica como se chegou ao resultado líquido: rendimentos menos gastos.

Pode apresentar-se de duas formas, ambas obrigatórias no SNC para muitas empresas:

• Por naturezas: agrupa os gastos pela sua natureza económica (compras, fornecimentos e serviços externos, gastos com o pessoal, gastos de depreciação, entre outros), sem os associar a uma função concreta.
• Por funções: agrupa os gastos pela função que desempenham na empresa (custo das vendas, gastos de distribuição, gastos administrativos, gastos de investigação e desenvolvimento), aproximando-se mais da lógica de gestão comercial.

O resultado líquido apurado é o mesmo em ambas as formas; muda apenas a forma como os gastos estão organizados na demonstração.

A demonstração de fluxos de caixa (DFC) mostra algo diferente de ambas: não o resultado contabilístico, mas o movimento real de dinheiro que entrou e saiu da empresa no período, organizado em três categorias:

• Atividades operacionais: recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores e ao pessoal.
• Atividades de investimento: compra ou venda de equipamento, imóveis ou outros ativos de longo prazo.
• Atividades de financiamento: empréstimos obtidos ou pagos, entradas de capital, dividendos.

Uma empresa pode ter um resultado líquido positivo na demonstração de resultados e, ainda assim, ficar com pouco dinheiro em caixa (por exemplo, se vendeu muito a crédito e os clientes ainda não pagaram); é a demonstração de fluxos de caixa que revela essa diferença.

12. Normas de segurança, saúde no trabalho e da qualidade

Elaborar mapas previsionais é, sobretudo, trabalho de cálculo e de análise, mas continua sujeito a normas.

Segurança e saúde no trabalho:

• Ergonomia: postura correta e pausas regulares no uso prolongado de computador e folhas de cálculo.
• Boa iluminação e ambiente de trabalho adequados nas zonas de armazém e loja, quando o levantamento de dados obriga a contar stock fisicamente.
• Cumprimento das instruções de segurança ao circular por armazéns e zonas de reposição, ao recolher dados de vendas e de custos no terreno.

Normas da qualidade:

• Verificar os cálculos antes de os divulgar: um erro na fórmula do ponto crítico ou na taxa de margem de contribuição propaga-se a todo o mapa previsional.
• Documentar a origem dos dados (histórico usado, período de referência, percentagens aplicadas), para que outra pessoa possa repetir o cálculo.
• Rever cruzadamente os mapas antes de os apresentar à gestão.
• Distinguir com clareza as informações que constam de cada documento contabilístico, para não confundir um pedido de balanço com um pedido de demonstração de resultados.

Erros comuns

• Misturar o património pessoal com o da empresa, tratando um levantamento pessoal como se fosse uma despesa da empresa.
• Trocar débito e crédito nas contas de ativo e nas contas de passivo: um débito aumenta o ativo, mas diminui o passivo.
• Calcular a margem de lucro dividindo pelo custo, em vez de dividir pelo preço de venda (isso é markup, não margem).
• Ignorar a sazonalidade e prever um mês forte só com a média móvel dos meses anteriores, ficando sem stock.
• Usar o custo total em vez do custo variável na margem de contribuição e no ponto crítico das vendas.
• Concluir que um plano estava bom só porque os custos tiveram um desvio favorável, sem olhar também ao desvio de vendas.
• Atribuir um resultado negativo inteiramente a um desvio desfavorável, sem verificar se o plano previsional já estava, por si só, abaixo do ponto crítico.
• Confundir a demonstração de resultados com a demonstração de fluxos de caixa: a primeira mostra o resultado contabilístico, a segunda mostra o dinheiro que efetivamente entrou e saiu.

Glossário

• Contabilidade: sistema que regista, classifica e resume as operações económicas de uma empresa.
• SNC (Sistema de Normalização Contabilística): conjunto de normas obrigatórias que regula a contabilidade em Portugal.
• Conta: instrumento que regista as variações de um elemento patrimonial, gasto ou rendimento, em débito e crédito.
• Débito / crédito: os dois lados de qualquer registo contabilístico, sempre de igual valor total.
• Custo fixo: custo que não varia (ou varia pouco) com a quantidade vendida.
• Custo variável: custo que cresce ou diminui de forma proporcional à quantidade vendida.
• Custo direto: custo que pode ser atribuído, sem ambiguidade, a um produto ou serviço concreto.
• Margem de lucro: percentagem do preço de venda que corresponde a lucro.
• Markup: percentagem acrescentada ao custo para chegar ao preço de venda.
• Margem bruta: margem calculada só com o custo das mercadorias vendidas.
• Margem líquida: margem calculada com o resultado líquido, depois de todos os gastos e impostos.
• Mapa previsional de vendas: documento que estima, por período, quanto a empresa espera vender.
• Mapa previsional de custos: documento que estima, por período, quanto a empresa espera gastar, separando custos fixos e variáveis.
• Média móvel: média dos últimos n valores de uma série, atualizada a cada novo período.
• Índice sazonal: relação entre a média de vendas de um mês e a média mensal geral, usada para ajustar previsões a padrões repetidos.
• Margem de contribuição: diferença entre a receita prevista e os custos variáveis previstos.
• Ponto crítico das vendas: nível de vendas a partir do qual o resultado deixa de ser negativo.
• Desvio: diferença entre o valor real e o valor previsto, em absoluto ou em percentagem.
• Balanço: demonstração financeira da situação da empresa num determinado momento (ativo, passivo, capital próprio).
• Demonstração de resultados: demonstração financeira do resultado de um período, por naturezas ou por funções.
• Demonstração de fluxos de caixa: demonstração do movimento real de dinheiro, em atividades operacionais, de investimento e de financiamento.

Síntese

Elaborar mapas previsionais de vendas e de custos assenta sempre na mesma base contabilística: distinguir o património pessoal do empresarial, aplicar as regras do SNC, entender a conta e o débito/crédito, e classificar corretamente os custos (fixos, variáveis e diretos). A partir daí, calcula-se a margem de lucro e o markup para definir preços, constrói-se o mapa previsional de vendas (com média móvel e sazonalidade) e o mapa previsional de custos (com margem de contribuição e ponto crítico das vendas), compara-se sempre o previsto com o real através dos desvios, verificando se a causa de um resultado é mesmo o desvio ou já vinha do próprio plano, e identificam-se oportunidades de redução de custos. Por fim, o balanço, a demonstração de resultados e a demonstração de fluxos de caixa dão a visão global da empresa que sustenta todo este trabalho, sempre com rigor no cálculo (normas de qualidade) e cuidado no trabalho de campo (segurança e saúde).

Exercícios resolvidos

1. Uma empresa compra mercadoria a pronto pagamento por 800 €. Indica as duas contas movimentadas, o tipo de cada uma e o sentido (débito ou crédito) do movimento.

Resolução: Compras (conta de gastos) é debitada em 800 € (o gasto aumenta); Caixa (conta de ativo) é creditada em 800 € (a disponibilidade diminui). O total debitado e o total creditado são ambos 800 €, como exige o método das partidas dobradas.

2. Um produto custa 20 € e vende-se por 32 €. Calcula a margem de lucro e o markup.

Resolução: Margem de lucro = (32 − 20) ÷ 32 × 100 = 12 ÷ 32 × 100 = 37,5%. Markup = (32 − 20) ÷ 20 × 100 = 12 ÷ 20 × 100 = 60%.

3. Vendas mensais de um produto sem sazonalidade nos últimos quatro meses: 540, 560, 590 e 610 unidades. Calcula a previsão para o mês seguinte por média móvel de 3 meses.

Resolução: Previsão = (560 + 590 + 610) ÷ 3 = 1.760 ÷ 3 ≈ 586,67 unidades, arredondado a 587 unidades.

4. Uma empresa prevê 15.000 € de receita mensal, com custos variáveis de 45% da receita e custos fixos de 4.000 €. Calcula a margem de contribuição, a taxa de margem de contribuição e o ponto crítico das vendas em valor.

Resolução: Custos variáveis = 45% × 15.000 = 6.750 €. Margem de contribuição = 15.000 − 6.750 = 8.250 €. Taxa de margem de contribuição = 8.250 ÷ 15.000 × 100 = 55%. Ponto crítico = 4.000 ÷ 0,55 ≈ 7.272,73 €.

5. O mapa previsional de custos do exercício anterior estimava 10.750 € de custos totais (6.750 € variáveis + 4.000 € fixos). No mês, os custos reais foram de 10.500 €. Calcula o desvio absoluto e percentual, e classifica-o.

Resolução: Desvio = 10.500 − 10.750 = −250 €. Desvio % = −250 ÷ 10.750 × 100 ≈ −2,33%. É um desvio favorável: a empresa gastou menos do que o previsto.

6. Uma empresa faturou 50.000 € de vendas, com um CMVMC de 30.000 €, outros gastos operacionais de 12.000 € e uma taxa de IRC de 21%. Calcula a margem bruta e a margem líquida.

Resolução: Resultado antes de impostos = 50.000 − 30.000 − 12.000 = 8.000 €. Imposto = 8.000 × 0,21 = 1.680 €. Resultado líquido = 8.000 − 1.680 = 6.320 €. Margem bruta = (50.000 − 30.000) ÷ 50.000 × 100 = 40%. Margem líquida = 6.320 ÷ 50.000 × 100 = 12,64%.

7. Um produto vende-se a 6 € e tem um custo variável unitário de 4,50 €. Os custos fixos mensais atribuídos são de 450 €. O mapa previsional estimava vender 250 unidades no mês, mas venderam-se apenas 240. O plano estava acima ou abaixo do ponto crítico, e o desvio agravou ou aliviou o resultado?

Resolução: Margem de contribuição unitária = 6 − 4,50 = 1,50 €. Ponto crítico = 450 ÷ 1,50 = 300 unidades. O plano previa 250 unidades, abaixo do ponto crítico: resultado previsto = 250 × 1,50 − 450 = 375 − 450 = −75 € (prejuízo já no plano). Resultado real = 240 × 1,50 − 450 = 360 − 450 = −90 €. O desvio (−10 unidades) agravou o prejuízo em 15 €, mas não foi a sua causa: o plano já era deficitário antes de qualquer desvio, porque previa vender abaixo do ponto crítico.