Sebenta · Controlar os stocks em loja e armazém (UC02692)

Introdução

Esta sebenta ensina a controlar os stocks de uma empresa de comércio, do momento em que a mercadoria chega ao armazém até ao momento em que sai para o cliente. É uma das competências mais transversais do técnico de comércio: sem stocks bem geridos não há vendas, e stocks mal geridos custam dinheiro todos os dias, quer haja produto a mais (capital parado, prazos de validade ultrapassados) quer haja produto a menos (rutura, cliente perdido).

O percurso segue o ciclo real de um armazém: primeiro os conceitos e os indicadores de gestão de stocks, depois a função compras e a gestão das encomendas, a seguir o armazém físico (organização, equipamentos, receção e armazenagem), a valorização e o inventário, a expedição, as quebras e a forma de as prevenir, e por fim a segurança e as normas que protegem pessoas, mercadoria e ambiente.

Objetivos de aprendizagem (referencial): rececionar e conferir os produtos em armazém; expedir os produtos; colaborar no inventário de produtos; e monitorizar os indicadores de stocks, utilizando o sistema informático para retirar relatórios de gestão. No fim desta UC deves saber aplicar os procedimentos de receção, conferência, armazenagem, expedição e inventário, tratar as quebras segundo a política da empresa e trabalhar em segurança.

1. Aprovisionamento, gestão de stocks e logística

O aprovisionamento é a função que garante que a empresa tem, no momento certo, a quantidade certa de mercadoria, ao custo mais adequado. Sem aprovisionamento não há o que vender, não há o que produzir e não há o que entregar: é o alicerce silencioso de qualquer negócio de comércio.

A gestão de stocks é o conjunto de técnicas que controla as quantidades de mercadoria armazenadas, para equilibrar dois custos que puxam em direções opostas: o custo de ter stock a mais (dinheiro parado, espaço ocupado, risco de quebra) e o custo de ter stock a menos (rutura, vendas perdidas, clientes insatisfeitos). Terminologia de base:

• Stock · quantidade de um artigo disponível num determinado momento.
• Existências · sinónimo de stock, usado sobretudo em contabilidade.
• Referência (SKU) · código único que identifica um artigo.
• Rutura de stock · falta do produto quando é preciso.
• Stock morto · produto parado, sem rotação, a ocupar espaço e capital.

A logística é a disciplina mais larga que gere o fluxo físico e de informação, desde o fornecedor até ao cliente final: transporte, armazenagem, gestão de stocks e distribuição. Numa economia globalizada, a logística é decisiva: um atraso na origem (fábrica na Ásia, por exemplo) propaga-se por toda a cadeia de abastecimento até à prateleira da loja portuguesa. Uma boa gestão de stocks é a forma de a empresa absorver essa incerteza sem deixar o cliente sem produto.

Tipos de gestão de stocks

O referencial distingue três dimensões da gestão de stocks, que coexistem na mesma empresa:

2. Indicadores de gestão de stocks: rotação, cobertura e stock de segurança

Gerir stocks sem indicadores é gerir às cegas. O sistema informático de aprovisionamento produz relatórios que traduzem o stock em números que se comparam, mês a mês, artigo a artigo.

Rotação de stocks

A rotação de stocks mede quantas vezes o stock médio se renova num período (normalmente um ano). Calcula-se pela fórmula:

Rotação = Vendas do período (em unidades ou em euros) / Stock médio do mesmo período

O stock médio pode calcular-se de forma simples como a média entre o stock inicial e o stock final do período:

Stock médio = (Stock inicial + Stock final) / 2

Quanto maior a rotação, mais depressa o stock se transforma em vendas, e menos capital fica parado. Uma rotação muito baixa é sinal de excesso de stock ou de artigo com pouca procura.

Cobertura de stocks

A cobertura traduz a rotação em dias: quantos dias o stock atual chega, ao ritmo de vendas atual. A fórmula geral usa sempre o número de dias do mesmo período da rotação:

Cobertura (dias) = Dias do período / Rotação do período

Na prática usam-se 365 dias quando a rotação é anual, e 30 dias quando a rotação é mensal (ou o número exato de dias do período em causa, se for outro).

Stock de segurança e ponto de encomenda

O stock de segurança (ou stock mínimo) é a quantidade extra que protege contra imprevistos: um atraso do fornecedor ou um pico de vendas. O ponto de encomenda é o nível de stock que dispara uma nova encomenda, para que a mercadoria chegue antes de o stock de segurança ser tocado:

Ponto de encomenda = (Consumo médio diário × Prazo de entrega) + Stock de segurança

3. Software de gestão de stocks

Todos os indicadores do capítulo anterior (rotação, cobertura, ponto de encomenda) só existem na prática porque o software de gestão de stocks os calcula automaticamente, a partir dos movimentos registados no sistema. Duas aptidões desta UC dependem diretamente de saber usar essa ferramenta: utilizar as funcionalidades do sistema informático de gestão de stocks e analisar mapas retirados do software de gestão de stocks.

A ficha de artigo no sistema

Cada referência tem, no sistema, uma ficha de artigo que reúne toda a informação necessária à gestão de stocks:

• Referência (SKU), designação e código de barras.
• Fornecedor habitual, prazo de entrega e quantidade mínima de encomenda.
• Preço de custo e preço de venda.
• Localização física no armazém (corredor, prateleira).
• Stock atual, stock de segurança e ponto de encomenda.
• Histórico de movimentos: todas as entradas e saídas registadas.

É esta ficha que sustenta a gestão das encomendas (capítulo 7) e a receção de mercadoria (capítulo 9): sem ela atualizada, nenhum indicador é de confiar.

Tipos de mapas e relatórios

O critério de desempenho de retirar relatórios que permitem analisar os indicadores de gestão de stocks aponta para quatro mapas que qualquer sistema de gestão de stocks deve produzir:

• Mapa de existências · quantidade em stock de cada artigo, a uma determinada data.
• Mapa de rotação por artigo · rotação e cobertura recalculadas automaticamente para cada referência (capítulo 2).
• Mapa de artigos abaixo do ponto de encomenda · lista os artigos que já atingiram o ponto de encomenda, o gatilho de compra (capítulo 2).
• Mapa de quebras · quebra conhecida e desconhecida por artigo e por período (capítulo 12).

Códigos de barras e terminais de recolha de dados

• Código de barras (normalmente EAN-13 no retalho) identifica cada artigo de forma inequívoca, e é lido em vez de escrito à mão em cada receção, expedição ou contagem, o que reduz drasticamente o erro humano de registo.
• Terminal de recolha de dados (TRD) · leitor portátil que lê o código de barras e regista a operação diretamente no sistema, em tempo real. É a ferramenta que torna um inventário rotativo (capítulo 10) rápido de fazer sem parar a loja.

4. Classificação ABC dos stocks

Nem todos os artigos merecem a mesma atenção. A análise ABC (ou curva de Pareto aplicada aos stocks) classifica os artigos pelo seu valor anual movimentado (quantidade × preço), para concentrar o esforço de controlo onde ele mais compensa.

Regra de corte usada nesta UC: ordenam-se os artigos por valor decrescente, calcula-se a percentagem acumulada do valor total, e classifica-se:

• Classe A · artigos cuja percentagem acumulada chega até 80% do valor total. Normalmente poucos artigos, com grande peso.
• Classe B · a partir dos 80% até 95% acumulados.
• Classe C · a partir dos 95% até 100%. Muitos artigos, cada um com pouco peso individual.

5. Custos de stocks e orçamentação

Manter stock não é gratuito. A orçamentação da gestão de stocks soma, pelo menos, dois grandes grupos de custos:

• Custo de encomenda · o que custa cada ato de encomendar: processamento administrativo, transporte, receção. É um custo fixo por encomenda, que dilui quando se encomenda mais de cada vez.
• Custo de posse (armazenagem) · o que custa manter o stock parado: espaço, seguros, deterioração, e sobretudo o custo de oportunidade do capital investido em mercadoria em vez de estar a render de outra forma. Costuma calcular-se como uma taxa anual sobre o valor do stock médio.

Custo de encomenda anual = Custo por encomenda × Número de encomendas no ano
Custo de posse anual = Taxa de posse × Custo unitário × Stock médio
Custo total de stocks = Custo de encomenda anual + Custo de posse anual

Este cálculo mostra porque encomendar menos vezes e em maior quantidade reduz o custo de encomenda, mas aumenta o stock médio e, com ele, o custo de posse. O equilíbrio entre os dois é o que a gestão de stocks procura, artigo a artigo.

Orçamento previsional de custos de transporte

A aptidão de elaborar orçamentos previsionais de custos de transportes de mercadorias pede ao técnico de comércio que saiba estimar, antes de a mercadoria seguir viagem, quanto vai custar transportá-la. A estrutura do custo de transporte segue a mesma lógica dos custos de stocks vistos acima: uma parte fixa e uma parte variável.

• Custo fixo por expedição · cobre a documentação e o processamento administrativo, independentemente do peso ou do destino.
• Custo variável · cresce com o peso, o volume ou a distância percorrida. A maior parte das transportadoras cobra-o por escalões: intervalos de peso (ou de zona de distância), cada um com um preço fixo ou uma taxa por quilo.
• Peso real vs. peso taxável · quando a mercadoria é volumosa mas leve, a transportadora não cobra pelo peso real, mas pelo peso taxável: o maior valor entre o peso real e o peso volumétrico, calculado a partir das dimensões da carga e de um fator de cubicagem (normalmente 5000 cm³/kg no transporte rodoviário em Portugal).
• Custo por unidade transportada · custo total do transporte a dividir pelo número de unidades da expedição, útil para imputar o custo de transporte ao custo de cada artigo vendido.

Peso volumétrico (kg) = (Comprimento × Largura × Altura, em cm) / 5000
Peso taxável = maior valor entre Peso real e Peso volumétrico
Custo total de transporte = Custo fixo por expedição + Custo variável (pelo escalão do peso taxável)
Custo por unidade transportada = Custo total de transporte / Número de unidades transportadas

6. A função compras

A função compras garante que a empresa adquire a mercadoria certa, na quantidade certa, ao fornecedor certo, ao melhor preço e condições. Evoluiu de uma tarefa administrativa e reativa ("encomendar o que falta") para uma função estratégica, com peso direto na margem da empresa.

Estrutura e responsabilidades

Em empresas maiores, a função compras tem uma estrutura organizacional própria (departamento de compras), com responsáveis por família de produtos. Numa loja pequena, o técnico de comércio acumula muitas destas responsabilidades: identificar necessidades, contactar fornecedores, negociar condições, colocar encomendas e acompanhar entregas.

Planeamento de compras

• Identificação das necessidades · cruzar o stock atual, o histórico de vendas e os indicadores (rotação, ponto de encomenda) para saber o que e quanto comprar.
• Ciclo de compra e venda · o compasso entre o momento em que se compra e o momento em que se vende, que define quanto tempo o capital fica investido em stock.
• Métodos de compra · compra pontual (por necessidade concreta), compra programada (calendário fixo, ex.: semanal) e compra por contrato-quadro (acordo de longo prazo com condições fixas).

Seleção de fornecedores

Escolher fornecedor não se resume ao preço. O processo típico:

1. Pesquisa de fornecedores possíveis (feiras, catálogos, plataformas B2B, recomendação).
2. Aspetos críticos a avaliar: preço, prazo de entrega, qualidade, condições de pagamento, capacidade de resposta.
3. Critérios de seleção, ponderados conforme a prioridade da empresa (nem sempre o mais barato é o escolhido, se o prazo ou a qualidade forem críticos).
4. Avaliação contínua: depois de escolhido, o fornecedor continua a ser avaliado (cumprimento de prazos, qualidade das entregas, resposta a reclamações), para decidir se se mantém ou se se procura alternativa.

7. Gestão das encomendas

A encomenda é o elo entre a decisão de compra e a chegada da mercadoria, e tem de estar articulada com a gestão de stocks: encomenda-se com base nos indicadores (ponto de encomenda, rotação, previsão de vendas), não por impulso.

Organização das encomendas

• Organização da base de dados · cada artigo tem uma ficha com referência, fornecedor habitual, prazo de entrega, quantidade mínima de encomenda e histórico de compras.
• Escolha do sortido · decidir que variedade de artigos (marcas, tamanhos, cores, gamas de preço) compõe a oferta da loja, equilibrando o que os clientes procuram com o espaço e o capital disponíveis.
• Comunicação com os fornecedores · hoje feita sobretudo por plataformas eletrónicas de encomenda (EDI, portais B2B, email estruturado), que reduzem erros face ao telefone.

8. O armazém: conceito, organização e equipamentos

O armazém é o espaço físico onde a mercadoria é recebida, guardada e preparada para expedição. Não é um mero depósito: é uma peça central da cadeia de abastecimento, onde a eficiência da arrumação e da movimentação decide a velocidade e o custo de todo o processo.

Organização do espaço, da mercadoria e dos documentos

Um armazém bem organizado separa claramente:

• Zonas · receção, armazenagem, preparação de encomendas (picking), expedição, e uma zona de quarentena para produtos com problema ou devolvidos.
• Mercadoria · arrumada por critérios que facilitam a localização (por família, por rotação, por data de validade).
• Documentos · guias de remessa, faturas, fichas de receção e de inventário, arquivados de forma consistente para suportar auditorias e reclamações.

Equipamentos de armazenagem

O referencial distingue três grupos de equipamentos:

9. Receção, conferência e armazenagem

A receção de produtos é o primeiro ponto de controlo de qualidade da mercadoria que entra na empresa, e é uma das quatro realizações centrais desta UC: rececionar e conferir os produtos em armazém.

Procedimento de receção e conferência

1. Confirmar que a entrega corresponde a uma encomenda em aberto (não se recebe mercadoria não encomendada sem validação).
2. Conferir a guia de remessa contra o que fisicamente chega: quantidades, referências, estado da embalagem.
3. Contar e inspecionar a mercadoria: danos de transporte, validade, conformidade com a encomenda.
4. Registar discrepâncias (falta, excesso, dano) e comunicá-las ao fornecedor e à gestão de compras.
5. Dar entrada no sistema informático, atualizando o stock disponível.
6. Arrumar a mercadoria no local definido, de acordo com a organização do armazém.

Quando e como encomendar

Este capítulo fecha o ciclo aberto no capítulo 2: quando encomendar depende do ponto de encomenda e da rotação; como encomendar depende do método (pontual, programado, contrato-quadro) e do canal acordado com o fornecedor. O controlo de entradas e saídas no sistema informático é o que mantém o stock teórico fiel à realidade, condição para todos os indicadores funcionarem.

10. Valorização de stocks e inventário

Depois de a mercadoria entrar em armazém, é preciso saber quanto vale o stock guardado, sobretudo quando o mesmo artigo entrou em datas diferentes, a preços diferentes.

FIFO e custo médio ponderado (CMP)

• FIFO (First In, First Out) · as saídas de stock consomem primeiro as unidades mais antigas, pela ordem de entrada.
• Custo médio ponderado (CMP) · todas as unidades em stock passam a valer o mesmo, calculado pela média ponderada de todas as entradas.

CMP = Valor total em stock / Quantidade total em stock

Colaborar no inventário de produtos

O inventário é a contagem física do stock, para confirmar (ou corrigir) o que o sistema informático regista. É uma das realizações centrais desta UC: colaborar no inventário de produtos, e um critério de desempenho aplicar os procedimentos de inventário de acordo com o plano estabelecido.

Tipos de inventário:

• Inventário geral · conta-se todo o stock, normalmente uma vez por ano, muitas vezes com a loja fechada.
• Inventário rotativo (cíclico) · conta-se uma parte do stock com regularidade (por exemplo, os artigos classe A todos os meses), sem parar a atividade.

Exemplo resolvido · apurar diferenças de inventário

11. Expedição e devoluções

Expedir os produtos é a segunda realização central da UC: preparar e enviar a mercadoria que sai da empresa, seja para uma loja, para um cliente final ou para outro armazém.

Procedimento de expedição

1. Picking · recolher os artigos da encomenda de venda nas localizações de armazenagem.
2. Conferência · verificar que a quantidade e a referência correspondem ao documento de saída, para evitar erros na expedição.
3. Embalagem e acondicionamento · proteger a mercadoria para o transporte.
4. Emissão da guia de transporte e atualização do stock (saída no sistema).
5. Carregamento e despacho para o transportador ou entrega direta.

Devoluções de clientes

As devoluções são um fluxo inverso que a gestão de stocks tem de tratar com o mesmo rigor da expedição: confirmar o motivo, o estado do artigo (vendável, danificado, fora de prazo) e decidir o destino: repor em stock vendável, enviar para quarentena, devolver ao fornecedor ou abater. Devoluções mal geridas distorcem o stock e escondem quebras reais.

12. Quebras: conceito, origem e causas

Quebra é a diferença entre o stock que o sistema regista e o stock que realmente existe, avaliada em quantidade ou em valor. Toda a empresa de comércio tem quebra; o objetivo não é eliminá-la (impossível), mas conhecê-la, controlá-la e reduzi-la.

Quebra conhecida e desconhecida

• Quebra conhecida · já identificada e documentada: um produto partido, uma validade expirada e retirada, um dano registado na receção.
• Quebra desconhecida · só aparece na diferença entre o inventário físico e o sistema, sem uma causa registada. É a mais preocupante, porque esconde furtos, erros de registo ou falhas de processo não detetadas.

Causas extraordinárias

Eventos pontuais e de grande impacto, normalmente cobertos por seguro: incêndios e danos por água, derrocadas, falhas estruturais, tempestades, roubos e vandalismo.

Causas operacionais

O dia a dia da loja e do armazém, com muitas fontes pequenas mas persistentes:

• Validade dos produtos ultrapassada · falha no controlo de datas ou no método de arrumação (ver capítulo 15, FIFO físico e FEFO).
• Quedas acidentais e mau acondicionamento (embalagem inadequada).
• Deficiente registo da localização do produto · perde-se tempo a procurar, e por vezes o artigo "desaparece" só porque não está onde o sistema diz.
• Furtos · de clientes (furto em loja) e, mais sensível, internos (colaboradores).
• Erros na expedição · enviar a menos, a mais ou o artigo errado.
• Devoluções de clientes mal tratadas ou não reintegradas corretamente no stock.

13. Prevenção e gestão das quebras

Tratar as quebras "de acordo com a política interna da empresa" é um critério de desempenho desta UC. Prevenir e gerir quebra é um ciclo contínuo, não um evento único.

Procedimentos para a diminuição das quebras

• Relacionamento com os fornecedores · embalagens mais resistentes, entregas mais fiáveis, reduzem dano e erro na origem.
• Melhor conhecimento do produto e das suas especificidades (fragilidade, validade, condições de conservação).
• Melhor conhecimento da procura · evita excesso de stock parado, que aumenta o risco de quebra por validade.
• Adequação das unidades, embalagens e formas de entrega ao tipo de produto e ao canal de venda.
• Controlo das operações · procedimentos claros de receção, arrumação, picking e expedição, sempre seguidos.
• Controlo aleatório de roubos · auditorias não anunciadas, tanto a clientes como a colaboradores.
• Controlo das atividades de manuseamento · supervisão de como a mercadoria é transportada e armazenada.

Sistemas de avaliação, objetivos e monitorização

Uma política de quebra séria assenta em três passos:

1. Definição de objetivos de quebra · uma meta concreta (por exemplo, reduzir de 0,29% para 0,20% das vendas) e as metodologias para a atingir (auditorias, formação, mudança de layout).
2. Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria · medir regularmente, comparar com a meta, ajustar o que não funciona.
3. Monitorização constante dos resultados e implementação de medidas corretivas assim que um desvio é detetado, sem esperar pelo inventário anual seguinte.

14. Segurança, acessos e equipamentos de proteção individual

Manusear os equipamentos de armazém respeitando os princípios de segurança, e respeitar as normas de segurança e saúde no trabalho, são dois critérios de desempenho centrais desta UC.

Sistemas de segurança e controlo de acessos

• Delimitação de zonas de circulação · corredores marcados para peões e para equipamentos de movimentação, para evitar atropelamentos.
• Locais de acesso restrito · zonas de valor elevado, produtos perigosos ou de acesso reservado a pessoal autorizado.
• Mecanismos automáticos de controlo de acessos · cartões, códigos, biometria, que registam quem entra e quando, e sustentam a investigação de quebra desconhecida.

Equipamentos de proteção individual (EPI) e normas de segurança

• EPI típicos de armazém: calçado de proteção com biqueira reforçada, luvas, colete de alta visibilidade e, em zonas de movimentação de cargas em altura, capacete.
• As normas de segurança e saúde no trabalho (enquadradas pela legislação laboral e fiscalizadas pela ACT) obrigam a formação para operar equipamentos, sinalização de riscos e planos de emergência.
• Manutenção periódica e melhoria dos sistemas: equipamentos de movimentação e de proteção (extintores, alarmes) têm de ser revistos com regularidade, não só quando falham.

15. Arrumação, manuseamento e acondicionamento de carga

Arrumação e métodos de previsão

Arrumar bem não é só "ter espaço": é decidir onde cada artigo fica, para minimizar deslocações e erros.

• Localização · atribuir a cada artigo um lugar fixo ou dinâmico (slotting), conforme a rotação: os artigos classe A ficam mais próximos da zona de picking.
• Atribuição de espaço · o espaço reservado deve ser proporcional ao stock médio e à rotação do artigo, não igual para todos.
• Percurso de arrumação · desenhar o trajeto de quem arruma e de quem faz picking para minimizar distância percorrida e cruzamentos.

Manuseamento, embalamento e acondicionamento

• Manuseamento e embalamento dos produtos · técnicas adequadas a cada tipo de mercadoria (frágil, pesada, perecível), para não gerar quebra por dano.
• Acondicionamento da carga, com regras práticas: distribuir o peso, não empilhar acima do limite de segurança, colocar o mais pesado na base, imobilizar a carga (filme, cintas) antes do transporte.

FIFO físico e FEFO: arrumar para não estragar

Arrumar bem também é uma questão de prevenir quebra por validade, e aqui é preciso separar dois conceitos que soam parecidos mas não são o mesmo:

• FIFO contabilístico (capítulo 10) · é um método de valorização: decide a que preço se considera que saíram as unidades vendidas, para efeitos de custo e de valor de stock. É um cálculo em euros, não diz respeito a qual caixa física sai primeiro da prateleira.
• FIFO físico · é uma prática de arrumação: colocar as unidades mais antigas à frente, mais acessíveis, para que sejam as primeiras a sair fisicamente quando se faz o picking. Aplica-se sobretudo a artigos sem prazo de validade definido mas que se degradam ou saem de moda com o tempo (embalagens, ferragens expostas ao pó).
• FEFO (First Expired, First Out) · variante do FIFO físico para produtos com data de validade: não é a data de entrada que manda, é a data de validade mais próxima. Um lote que entrou depois mas tem validade mais curta (por exemplo, por ter sido produzido mais tarde num lote diferente) deve sair primeiro. Aplica-se sempre que existam prazos de validade a controlar.

16. Sinalização, resíduos, ambiente e qualidade

Fecham o referencial as normas transversais que enquadram toda a atividade de armazém:

• Sinalização · placas de circulação, de risco, de saídas de emergência e de zonas restritas, indispensáveis para a segurança e para a orientação de quem trabalha no armazém.
• Normas de gestão de resíduos · separação de cartão, plástico e resíduos perigosos, em linha com o sistema integrado de gestão de resíduos de embalagens (o "Ponto Verde").
• Normas de proteção ambiental · redução de consumos, gestão eficiente de embalagens e transporte, alinhadas com as exigências crescentes de clientes e legislação.
• Normas da qualidade · procedimentos documentados e auditáveis (alinhados, por exemplo, com a família ISO 9001), que garantem que a receção, a armazenagem, o inventário e a expedição seguem sempre o mesmo padrão, independentemente de quem está de turno.

Erros comuns

• Confundir stock morto com stock de segurança. O stock de segurança protege contra imprevistos e tem rotação; o stock morto está parado sem vender, é um problema a resolver, não uma reserva.
• Calcular a rotação com o stock final em vez do stock médio. Distorce o indicador, sobretudo em artigos sazonais.
• Aplicar o corte da análise ABC ao número de artigos, não à percentagem acumulada de valor. Uma classe A pode ter 2 ou 20 artigos, depende só de onde o acumulado atinge 80%.
• Misturar FIFO físico com o método de valorização contabilística. São coisas diferentes (capítulo 10 e capítulo 15): pode-se valorizar por custo médio ponderado e, ainda assim, arrumar fisicamente por FIFO ou FEFO (o mais antigo, ou o de validade mais próxima, à frente), para evitar quebra por validade.
• Orçamentar o transporte só pelo peso real. Quando a mercadoria é volumosa mas leve, a transportadora cobra pelo peso taxável (o maior entre o real e o volumétrico), não pelo peso real, e o orçamento fica subestimado se essa comparação não for feita.
• Tratar toda a diferença de inventário como quebra desconhecida, sem primeiro verificar se há quebra conhecida por lançar ou erro de registo.
• Aceitar sobras de inventário sem investigar, quando podem indicar um erro de registo anterior por corrigir, não um "ganho".
• Adiar a comunicação de discrepâncias na receção. Quanto mais tarde se reporta um dano ou uma falta ao fornecedor, mais difícil é obter a nota de crédito.
• Ignorar avisos de segurança "porque nunca aconteceu nada". É exatamente assim que os acidentes de armazém acontecem.

Glossário

• Aprovisionamento · garantir a mercadoria certa, na quantidade e no momento certos.
• Stock · quantidade de um artigo disponível num dado momento.
• Rotação de stocks · número de vezes que o stock médio se renova num período.
• Cobertura de stocks · número de dias que o stock atual chega, ao ritmo de vendas atual.
• Stock de segurança · quantidade extra que protege contra imprevistos.
• Ponto de encomenda · nível de stock que dispara uma nova encomenda.
• Análise ABC · classificação dos artigos por valor acumulado (A, B e C).
• Custo de posse · custo de manter o stock parado (espaço, seguro, capital).
• FIFO · método de saída de stock pelo mais antigo primeiro (contabilístico) ou de arrumação física (o mais antigo à frente).
• FEFO · método de arrumação e saída pelo produto com a validade mais próxima primeiro (First Expired, First Out), usado em produtos perecíveis.
• Custo médio ponderado (CMP) · valorização do stock pela média ponderada das entradas.
• Peso taxável · o maior valor entre o peso real e o peso volumétrico de uma expedição, usado pela transportadora para calcular o custo de transporte.
• Peso volumétrico · peso equivalente ao volume ocupado pela carga, calculado a partir das dimensões e de um fator de cubicagem.
• Inventário · contagem física do stock para confirmar ou corrigir o sistema.
• Picking · recolha dos artigos de uma encomenda nas localizações de armazenagem.
• Quebra · diferença entre o stock registado e o stock real.
• Quebra conhecida / desconhecida · com causa documentada, ou sem causa identificada.
• EPI · equipamento de proteção individual.
• Slotting · atribuição da localização de um artigo no armazém, conforme a rotação.

Síntese

Controlar stocks é um ciclo que começa antes da mercadoria chegar (compras, encomendas, indicadores) e continua depois de sair (expedição, devoluções, quebras). Os indicadores (rotação, cobertura, ponto de encomenda, classificação ABC) dizem quando e quanto encomendar, e o software de gestão de stocks é o que os calcula e apresenta em mapas prontos a analisar; a receção e a armazenagem garantem que o que chega é o que foi pedido e fica bem guardado, com o orçamento de transporte já previsto antes de a mercadoria seguir viagem; a valorização e o inventário (FIFO, CMP, contagem física) mantêm o stock financeiramente correto, e o FIFO físico e o FEFO mantêm-no fisicamente correto na prateleira; as quebras, conhecidas e desconhecidas, exigem prevenção contínua, não só reação; e a segurança, os acessos e as normas de qualidade e ambiente atravessam todo o processo. Um técnico de comércio que domina este fluxo controla o stock em vez de ser controlado por ele.

Exercícios resolvidos

1. Uma loja tem stock inicial de 900 unidades e stock final de 700 unidades num mês, com vendas de 4 000 unidades no mesmo mês. Calcula a rotação mensal e a cobertura em dias, considerando o mês com 30 dias.

Resolução: Stock médio = (900 + 700) / 2 = 800 unidades. Rotação mensal = 4 000 / 800 = 5. Cobertura = 30 / 5 = 6 dias. O stock atual dura cerca de uma semana ao ritmo de vendas do mês.

2. Um artigo tem consumo médio de 15 unidades/dia, o fornecedor entrega em 10 dias, e a empresa define 40 unidades de stock de segurança. Calcula o ponto de encomenda.

Resolução: Ponto de encomenda = (15 × 10) + 40 = 150 + 40 = 190 unidades.

3. Numa análise ABC com valor total de 50 000 €, um artigo isolado representa 41 000 € (82% do total). Em que classe fica, e porquê?

Resolução: Fica em classe B, mesmo sendo um único artigo: 82% já ultrapassa o corte dos 80% definido para a classe A, por isso entra na classe seguinte, apesar de ser sozinho responsável pela maior fatia do valor.

4. Um inventário encontra stock contabilístico de 5 200 unidades e stock físico de 5 060 unidades. Há 90 unidades já registadas como quebra conhecida (produtos fora de validade). Calcula a quebra total e a quebra desconhecida.

Resolução: Quebra total = 5 200 − 5 060 = 140 unidades. Quebra desconhecida = 140 − 90 = 50 unidades, sem causa documentada.

5. Explica a diferença entre valorizar o stock por FIFO e por custo médio ponderado, e diz em que é que os dois métodos coincidem sempre.

Resolução: O FIFO consome primeiro as unidades mais antigas, pelo preço a que entraram; o CMP trata todas as unidades como se tivessem o mesmo custo, a média ponderada de todas as entradas. Os dois métodos coincidem sempre no valor total disponível (a soma de saídas mais stock final é igual nos dois casos); diferem apenas na forma como esse total se reparte entre o que já saiu e o que ainda está em stock.

6. Um colaborador diz "encontrámos 8 unidades a mais no inventário, é lucro, vamos só ajustar o sistema". O que respondes?

Resolução: Uma sobra de inventário não é automaticamente lucro: pode ser um erro de registo anterior (por exemplo, uma entrada não lançada ou uma saída lançada a mais), que só agora aparece corrigido pela contagem física. Antes de ajustar o sistema como um ganho, deve investigar-se a causa; só depois de confirmado que não há explicação documentável se trata como diferença de inventário a favor.