Mini-Projecto · Implementar um CRM de raiz
Contexto
A "Verde & Companhia", uma pequena agência de marketing digital com 3 comerciais, gere os clientes em folhas de Excel e emails soltos. Já perderam negócios por falta de seguimento e não sabem quantos leads convertem. Foste contratado/a como responsável de CRM para implementar uma plataforma de raiz, configurá-la à medida da agência, automatizar o seguimento e definir os indicadores de desempenho.
Trabalhas individualmente ou a pares, numa plataforma de CRM gratuita (recomenda-se o HubSpot Free ou o Zoho CRM), e entregas o sistema configurado e a funcionar mais um pequeno dossiê (processo desenhado, decisões, capturas de ecrã e KPIs escolhidos).
Requisitos
Funcionais
- Conta de CRM criada e configurada (nuvem, plano gratuito).
- Processo de vendas desenhado em papel/diagrama antes de configurar (funil com fases).
- Campos personalizados relevantes para a agência (origem do lead, serviço de interesse, consentimento RGPD).
- Funil de vendas configurado com, no mínimo, 5 fases.
- Contactos importados — no mínimo 10 contactos (podem ser fictícios), sem duplicados e com campos-chave preenchidos.
- Pelo menos 2 perfis/permissões definidos (ex.: administrador + comercial).
- 1 workflow de automação ativo (ex.: email de boas-vindas ao novo lead ou follow-up de proposta).
- 1 segmento/lista criado a partir de um critério (ex.: leads por serviço).
- 3 KPIs definidos e um pequeno relatório/dashboard montado.
Não-funcionais
- Configuração alinhada com o processo real desenhado (não à toa).
- Conformidade RGPD — campo de consentimento e política de dados descrita.
- Dados limpos (sem duplicados, formatos consistentes).
- Dossiê claro, com capturas de ecrã que provem cada requisito.
Fases
Fase 1 · Diagnóstico e processo (2h) Levantar as necessidades da agência e desenhar o funil de vendas em diagrama, com as fases e o que acontece em cada uma. Escolher a plataforma e justificar.
Fase 2 · Criar e configurar a conta (2h) Criar a conta de CRM. Configurar o funil (5+ fases), os campos personalizados e os layouts.
Fase 3 · Permissões e dados (2h) Definir perfis/permissões. Importar 10+ contactos limpos, sem duplicados, com os campos-chave preenchidos (incluindo consentimento).
Fase 4 · Automação e segmentação (2h) Criar 1 workflow de automação e 1 segmento/lista a partir de um critério. Testar que o workflow dispara.
Fase 5 · KPIs e relatório (2h) Definir 3 KPIs relevantes e montar um dashboard/relatório que os mostre.
Fase 6 · Dossiê e apresentação (2h) Reunir tudo num dossiê (processo, decisões, capturas) e apresentar o CRM a funcionar em 5 minutos.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Processo/funil desenhado antes de configurar | 15% |
| Conta configurada (funil, campos, layouts) | 20% |
| Permissões + dados importados e limpos | 20% |
| Workflow de automação + segmentação | 20% |
| KPIs definidos + dashboard | 15% |
| Dossiê e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Configurar o CRM sem desenhar o processo antes — funil desalinhado com a realidade.
- Importar dados sujos (duplicados, campos vazios) logo no arranque.
- Criar campos a mais que ninguém vai preencher.
- Workflow criado mas nunca testado — não se sabe se dispara.
- Dar permissões de administrador a todos.
- Escolher KPIs que não geram ação ou não se conseguem medir na plataforma.
Bónus (opcional)
- Integrar um formulário do site que cria leads automaticamente.
- Configurar lead scoring (pontuar o interesse dos leads).
- Criar um segundo pipeline para pós-venda/apoio ao cliente.
- Modelo de email reutilizável e sequência de nutrição (drip).
- Relatório de origem dos leads (que canal converte mais).
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que se deve desenhar o processo antes de configurar a ferramenta? Que três medidas tomaste para garantir a conformidade com o RGPD e a qualidade dos dados? E qual dos KPIs escolhidos consideras mais importante para esta agência, e porquê?