Mini-Projeto · Processo administrativo completo de uma venda B2B
Contexto
A "Ferragens do Vale, Lda.", distribuidora de material de construção, fechou uma venda a um cliente empresarial, a "Obras & Reparos, Unipessoal, Lda.": 80 sacos de cimento a 6,50 €/saco (sem IVA) e 25 rolos de rede eletrossoldada a 32,00 €/rolo (sem IVA), com desconto comercial de 6% por volume de encomenda.
Foste contratado/a como técnico/a administrativo/a de vendas para conduzir todo o processo administrativo desta venda, desde a nota de encomenda até ao arquivo final do processo, exatamente como pede o referencial da UC02729: registar a venda no sistema, organizar a documentação, tratar a correspondência e organizar e atualizar o arquivo.
Requisitos
Funcionais
- Nota de encomenda com os artigos, quantidades, preços e desconto acordado.
- Fatura com o cálculo correto do desconto comercial e do IVA à taxa normal de 23% (Continente, em vigor em 2026).
- Guia de remessa que acompanhe a mercadoria, com todos os elementos obrigatórios.
- Registo da venda descrito passo a passo, como se fosse feito num sistema informático de gestão administrativa.
- Um email de confirmação da encomenda, dirigido ao cliente.
- Uma nota de crédito, motivada por uma devolução parcial de 5 sacos de cimento com defeito de embalagem.
- Um documento de correspondência recebida (reclamação ou pedido do cliente) e a respetiva resposta, com as quatro etapas do tratamento identificadas (receção, registo, distribuição, expedição).
- Um esquema de codificação para todos os documentos do processo (formato
[TIPO]-[ANO]-[NÚMERO SEQUENCIAL]).
Não-funcionais
- Todos os valores monetários corretos e consistentes entre os documentos (desconto, base tributável, IVA, total).
- Estrutura de arquivo proposta (física ou digital) para todo o processo, por cliente e por tipo de documento.
- Linguagem comercial adequada e profissional na correspondência.
- Referência cruzada entre documentos (a fatura referencia a nota de encomenda, a nota de crédito referencia a fatura).
Fases
Fase 1 · Nota de encomenda e cálculo de valores (2h) Emitir a nota de encomenda com os dois artigos, quantidades, preços e o desconto comercial de 6%. Calcular o valor bruto, o desconto e o valor tributável.
Fase 2 · Fatura e guia de remessa (3h) Calcular o IVA sobre o valor tributável e emitir a fatura completa. Emitir a guia de remessa que acompanha a mercadoria.
Fase 3 · Registo no sistema e email de confirmação (2h) Descrever o registo da venda no sistema informático, passo a passo. Redigir o email de confirmação da encomenda ao cliente.
Fase 4 · Devolução e nota de crédito (2h) Calcular e emitir a nota de crédito da devolução parcial de 5 sacos de cimento, referenciando a fatura original.
Fase 5 · Correspondência e arquivo (2h) Tratar um email de reclamação do cliente (as quatro etapas) e propor a estrutura de arquivo e o esquema de codificação de todo o processo.
Fase 6 · Apresentação (1h) Apresentar o processo completo à turma, explicando as decisões tomadas em cada documento.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Nota de encomenda e cálculo de valores corretos | 15% |
| Fatura e guia de remessa (rigor fiscal e completude) | 25% |
| Registo no sistema e email de confirmação | 15% |
| Nota de crédito (cálculo e referência correta) | 15% |
| Correspondência e arquivo (codificação e organização) | 20% |
| Apresentação e justificação das decisões | 10% |
Erros comuns
- Calcular o IVA sobre o valor bruto, antes de aplicar o desconto comercial.
- Emitir a fatura sem referenciar a nota de encomenda ou o número da ordem de compra do cliente.
- Corrigir a fatura por edição direta em vez de emitir uma nota de crédito.
- Não registar a reclamação recebida antes de responder ao cliente.
- Deixar o arquivo do processo disperso, sem estrutura por cliente nem por tipo de documento.
- Esquecer de discriminar a taxa e o valor do IVA na fatura ou na nota de crédito.
Bónus (opcional)
- Simular também um pagamento com desconto de pronto pagamento de 2%, calculando o valor final efetivamente recebido.
- Propor uma checklist de verificação a usar antes de qualquer fatura ser enviada a um cliente.
- Redigir a mesma nota de crédito considerando, em alternativa, um erro de preço em vez de uma devolução física.
Reflexão
No fecho do projeto, responde: em que ponto do processo é que um erro nos dados de origem (por exemplo, o desconto acordado) se propagaria a mais documentos, e como o terias evitado? E identifica duas atitudes do referencial (por exemplo, sentido de organização, responsabilidade) que foram mais exigidas neste processo, e porquê.