Mini-Projecto · O dossiê documental de uma venda, do orçamento ao arquivo
Contexto
A "Emper Office, Lda.", uma pequena loja grossista de material de escritório, contratou-te como estagiário/a do departamento Comercial/Financeiro. A tua primeira tarefa é montar o dossiê documental completo de um período de vendas: desde o primeiro contacto com um cliente até ao arquivo final, passando pela correção de um erro e por uma venda feita através da loja online da empresa.
Trabalhas individualmente ou a pares. No fim, entregas um dossiê (em papel ou digital) com todos os documentos produzidos, corretamente calculados, organizados e prontos para arquivo.
Requisitos
Funcionais
- Ciclo documental completo de uma venda presencial a um cliente empresarial: orçamento, nota de encomenda, guia de remessa e fatura, com o organigrama da empresa identificado e o percurso de cada documento indicado.
- Cálculo correto do IVA na fatura, com desconto comercial aplicado antes do imposto.
- Uma nota de crédito por devolução parcial, e a conta corrente do cliente atualizada após todos os movimentos, incluindo um pagamento parcial.
- Registo do circuito da correspondência (receção, abertura/registo, distribuição, expedição) de pelo menos três comunicações trocadas com o cliente ou com um fornecedor.
- Uma venda à distância através da loja online, com informação pré-contratual e cálculo do reembolso em caso de exercício do direito de livre resolução.
- Plano de arquivo: critério de classificação escolhido, codificação e indexação de todos os documentos produzidos.
Não-funcionais
- Todos os valores calculados ao cêntimo, com o raciocínio visível (não só o resultado).
- Documentos com todos os elementos obrigatórios (identificação das partes com NIF, datas, numeração sequencial).
- Medidas de segurança da informação e RGPD identificadas para o arquivo do dossiê.
- Indicação do prazo legal de conservação aplicável a cada tipo de documento.
Fases
Fase 1 · Enquadramento e organigrama (1h) Definir o organigrama da Emper Office (Comercial, Compras, Armazém, Financeiro, Administrativo) e mapear por que departamentos passa uma venda típica, do pedido ao arquivo.
Fase 2 · Ciclo documental de uma venda presencial (2h) Emitir o orçamento, a nota de encomenda, a guia de remessa e a fatura para uma encomenda concreta (produtos, quantidades e preços à escolha do grupo, com desconto comercial e IVA calculados corretamente).
Fase 3 · Corrigir com nota de crédito e atualizar a conta corrente (1,5h) Simular a devolução de parte da encomenda, emitir a nota de crédito correspondente e atualizar a conta corrente do cliente até um pagamento parcial.
Fase 4 · Circuito da correspondência (1h) Registar, num livro de correspondência (papel ou folha de cálculo), a receção, abertura/registo, distribuição e expedição de três comunicações reais do processo (por exemplo, o pedido inicial, uma reclamação e a resposta da empresa).
Fase 5 · Venda à distância (1,5h) Simular uma venda através da loja online: emitir a fatura com portes, redigir a informação pré-contratual mínima e calcular o reembolso caso o cliente exerça o direito de livre resolução dentro de 14 dias.
Fase 6 · Arquivo e gestão documental (1,5h) Escolher e justificar um critério de classificação, atribuir códigos aos documentos, criar um índice (em papel ou em folha de cálculo) e indicar o prazo de conservação de cada tipo de documento.
Fase 7 · Segurança, RGPD e apresentação (1,5h) Identificar três medidas de segurança da informação e conformidade com o RGPD aplicadas ao dossiê, e apresentar o trabalho à turma, explicando as decisões tomadas.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Organigrama e ciclo documental completo (Fase 1-2) | 20% |
| Cálculos de IVA, descontos e nota de crédito corretos ao cêntimo | 25% |
| Circuito da correspondência corretamente registado | 15% |
| Venda à distância e reembolso calculados corretamente | 15% |
| Plano de arquivo (classificação, codificação, indexação, prazos) | 15% |
| Segurança da informação, RGPD e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Emitir a fatura diretamente, saltando o orçamento e a nota de encomenda, mesmo quando o cliente pediu preço antes.
- Calcular o IVA sobre o valor antes do desconto comercial.
- Alterar a fatura original em vez de emitir uma nota de crédito.
- Esquecer o registo de entrada ou saída de uma comunicação, perdendo a prova da data.
- Tratar a venda à distância como se não tivesse direito de livre resolução.
- Misturar critérios de classificação no arquivo, ou não indicar nenhum prazo de conservação.
Bónus (opcional)
- Simular a mesma venda num sistema informático de gestão comercial (folha de cálculo com fórmulas que recalculam tudo automaticamente).
- Acrescentar um segundo cliente com uma venda a crédito e um desconto de pronto pagamento.
- Redigir uma política simples de conservação e eliminação de documentos, por tipo de documento.
Reflexão
No dossiê final, responde: em que ponto do processo é que um erro de cálculo do IVA teria mais impacto e porquê? E que três medidas tomaste para garantir que a documentação produzida cumpre a lei e protege os dados pessoais dos clientes?