Mini-Projecto · Gerir o stock de um serviço de andares e lavandaria
Contexto
O "Hotel Baía Azul", uma unidade de 40 quartos, está a rever os seus procedimentos de gestão de stocks dos serviços de andares e de lavandaria. A direção pediu à equipa de formandos para desenhar e testar, num piso-piloto de 10 quartos, um sistema completo: inventário, economato, checklist de conservação, procedimento de compras e registo num sistema informático (mesmo que simulado em folha de cálculo).
Trabalhas individualmente ou em grupo de dois ou três formandos, e entregas o sistema completo, testado num ciclo simulado de uma semana, mais um pequeno dossiê de suporte (fichas, cálculos e decisões tomadas).
Requisitos
Funcionais
- Lista de bens do piso-piloto, classificados em mobiliário, equipamento e materiais de consumo/roupa.
- Checklist de estado de conservação para verificação diária dos quartos.
- Ficha de stock por família de material (roupa, produtos de limpeza, amenities, minibar), com stock mínimo, stock de segurança e ponto de encomenda calculados.
- Simulação de uma semana de circuito diário do economato (distribuição, reposições, registo de consumos).
- Uma proposta de aquisição fundamentada, com cálculo de quantidade e justificação por previsão de ocupação.
- Um procedimento de receção de encomenda, com conferência contra guia de remessa (pode ser um caso simulado com uma discrepância).
- Registo num sistema informático simulado (folha de cálculo ou aplicação simples), com entradas, saídas e stock atualizado.
Não-funcionais
- Organização clara do economato (zonamento, FIFO) documentada no dossiê.
- Cumprimento das normas de segurança e saúde no trabalho no acondicionamento de produtos químicos.
- Documentação legível, com tabelas e cálculos explícitos.
- Coerência entre todos os documentos entregues (os números batem certo de um documento para o outro).
Fases
Fase 1 · Levantamento e classificação de bens (2h) Listar os bens do piso-piloto e classificá-los em mobiliário, equipamento e materiais/roupa de circulação.
Fase 2 · Checklist de conservação (2h) Desenhar a checklist de verificação diária do estado de conservação, com critérios de funcionalidade, integridade, higiene e segurança.
Fase 3 · Fichas de stock e cálculos (4h) Para cada família de material, calcular stock mínimo, stock de segurança e ponto de encomenda, a partir de dados de consumo simulados.
Fase 4 · Organização do economato (2h) Desenhar o zonamento do economato-piloto, com regras de FIFO e de acondicionamento por família de material.
Fase 5 · Simulação de uma semana (4h) Simular o circuito diário do economato durante 5 a 7 dias: distribuição, reposições, registo no sistema informático simulado.
Fase 6 · Compras e receção (3h) Elaborar a proposta de aquisição fundamentada e simular a receção de uma encomenda, incluindo um caso de discrepância a resolver.
Fase 7 · Apresentação (3h) Apresentar o sistema completo à turma, explicando os cálculos, as decisões e o resultado da simulação.
Critérios de avaliação
| Critério | Peso |
|---|---|
| Classificação de bens e checklist de conservação | 15% |
| Cálculos de stock mínimo, segurança e ponto de encomenda | 20% |
| Organização do economato e acondicionamento | 15% |
| Simulação do circuito semanal e registo no sistema | 20% |
| Proposta de aquisição e receção com conferência | 20% |
| Dossiê e apresentação | 10% |
Erros comuns
- Não distinguir mobiliário, equipamento e consumíveis na checklist, misturando critérios de controlo.
- Calcular o ponto de encomenda sem considerar o stock de segurança.
- Ignorar o FIFO na simulação da organização do economato.
- Assinar a receção da encomenda simulada sem registar a discrepância.
- Registar os movimentos no sistema simulado só no fim da semana, em vez de dia a dia.
- Pesos da tabela de avaliação a não somarem 100% no dossiê final (verificar sempre a soma).
Bónus (opcional)
- Implementar uma classificação ABC dos materiais do piso-piloto.
- Criar um pequeno código de barras (mesmo que só desenhado) para um artigo, explicando o ganho de tempo.
- Simular uma segunda semana com uma ocupação muito baixa, e comparar os pontos de encomenda ajustados.
- Propor um indicador (ex.: percentagem de discrepância mensal) para acompanhar a fiabilidade do sistema ao longo do tempo.
Reflexão
No dossiê final, responde: porque é que o ponto de encomenda tem de mudar consoante a previsão de ocupação, e não pode ser um número fixo o ano inteiro? E identifica duas situações do teu projeto em que uma discrepância entre a contagem virtual e a física poderia ter passado despercebida, se não tivesses feito a contagem física.