Ficha 01 · Fundamentos, diagnóstico e CRM
Exercício 1 · O que é (e o que não é) sales automation
Explica, por palavras tuas, o que é sales automation e corrige a afirmação: "sales automation serve para substituir os vendedores por robôs."
Resposta:
Sales automation é o uso de software para executar automaticamente as tarefas repetitivas, previsíveis e baseadas em regras do processo de venda (follow-ups, registos, atribuição de leads, atualização de fases).
A afirmação está errada: a automação não substitui o vendedor — liberta-o das tarefas administrativas para que dedique tempo ao que exige uma pessoa (ouvir, negociar, gerir objeções, fechar). O modelo certo é pessoa + máquina, não máquina em vez de pessoa.
Exercício 2 · Vantagens no processo de venda
Indica quatro vantagens da automação de vendas e, para cada uma, dá um exemplo concreto do que muda no dia a dia.
Resposta:
- Eficiência operacional — o comercial deixa de escrever o mesmo email 20 vezes; o sistema envia sozinho.
- Gestão de leads — nenhum contacto se perde; cada lead tem follow-up automático.
- Melhoria da comunicação — a mensagem certa (personalizada) chega na hora certa (trigger).
- Análise de dados — decisões com base em KPI (taxa de conversão) e não em intuição.
- (Também válido) Acompanhamento do funil — visibilidade de cada fase e de onde há perdas.
Exercício 3 · O funil de vendas
Ordena corretamente as fases do funil de vendas e explica o que significa uma fase ter "perdas".
Fecho · Lead · Proposta/cotação · Qualificação · Pós-venda · Oportunidade
Resposta:
Ordem correta:
- Lead
- Qualificação
- Oportunidade
- Proposta / cotação
- Fecho
- Pós-venda
"Perdas" significa que entra muita gente numa fase e passa menos para a seguinte — daí a forma de funil. Cada transição elimina contactos que não avançam (não qualificam, não aceitam a proposta, etc.). Medir onde há mais perdas mostra que parte do processo precisa de ser melhorada.
Exercício 4 · Matriz de diagnóstico
Classifica cada tarefa como 🟢 automatizar, 🟡 semi-automatizar ou 🔴 manual, justificando com os critérios "repetitiva" e "exige julgamento".
a) Enviar follow-up a quem não respondeu em 3 dias. b) Negociar um desconto excecional de 30%. c) Recomendar a próxima ação a um comercial para um negócio. d) Atualizar a fase de uma oportunidade quando a proposta é enviada.
Resposta:
- a) 🟢 Automatizar — muito repetitiva e baseada em regras (condição de tempo → envio).
- b) 🔴 Manual — exige julgamento (margem, concorrência, relação); no máximo 🟡 com aprovação.
- c) 🟡 Semi-automatizar — o sistema sugere (next best action), a pessoa decide.
- d) 🟢 Automatizar — regra clara: proposta enviada → mudar fase; sem julgamento.
Exercício 5 · Estimar o ganho da automação
Uma equipa de 4 comerciais gasta em média 6 minutos a registar cada contacto novo, e cada um regista 15 contactos por dia. Calcula o tempo total gasto por semana (5 dias úteis) nesta tarefa. Vale a pena automatizá-la?
Resposta:
- Por comercial/dia: 15 × 6 = 90 minutos.
- 4 comerciais: 90 × 4 = 360 minutos/dia = 6 horas/dia.
- Por semana: 6 × 5 = 30 horas/semana.
São 30 horas semanais numa tarefa repetitiva e baseada em regras (criar registo a partir de um formulário) → 🟢 vale claramente a pena automatizar. Esse tempo passa a estar disponível para contacto e negociação. (Fórmula: tempo × frequência × nº de vendedores.)
Exercício 6 · Entidades do CRM
Associa cada elemento à entidade correta do CRM (Conta, Contacto, Oportunidade, Atividade, Produto) e explica a relação entre "Contacto" e "Conta".
"Reunião de dia 12" · "Ana Silva, Diretora de Compras" · "Licença Premium 12 meses" · "Padaria Central, Lda." · "Negócio de 8 000 €, fase Proposta"
Resposta:
- "Reunião de dia 12" → Atividade
- "Ana Silva, Diretora de Compras" → Contacto
- "Licença Premium 12 meses" → Produto
- "Padaria Central, Lda." → Conta / Empresa
- "Negócio de 8 000 €, fase Proposta" → Oportunidade
Relação: um Contacto (a pessoa) pertence a uma Conta (a empresa). A mesma conta pode ter vários contactos (ex.: Ana das Compras e o Diretor Financeiro), e as oportunidades ligam-se aos contactos e à conta — é a gestão de relações que dá o contexto completo.
Exercício 7 · Ciclos de aprovação e fluxo
A empresa define: "propostas acima de 10 000 € precisam de aprovação do diretor comercial". Explica como um ciclo de aprovação automatiza isto e o que acontece se o valor for de 6 000 €.
Resposta:
Quando uma oportunidade atinge a fase de proposta, o CRM verifica automaticamente a regra: se o valor > 10 000 €, dispara um pedido de aprovação ao diretor comercial (notificação/tarefa) e bloqueia o envio da proposta até haver decisão. Aprovada, a proposta segue; recusada, volta para revisão.
Se o valor for de 6 000 €, está abaixo do limiar → não precisa de aprovação e a proposta pode ser gerada e enviada diretamente. É assim que o fluxo do processo aplica regras de negócio sem depender de alguém se lembrar de pedir autorização.
Exercício 8 · CPQ na prática
Explica o que significa CPQ e por que gerar propostas a partir do catálogo reduz erros face a fazê-las "à mão" num documento Word.
Resposta:
CPQ = Configure, Price, Quote (configurar, dar preço, cotar). A proposta é gerada automaticamente a partir do catálogo de produtos e das regras de pricing (descontos, escalões, promoções).
Face ao Word à mão, reduz erros porque: os preços vêm sempre do catálogo atualizado (sem versões antigas), os descontos seguem as regras definidas (sem "esquecer" ou aplicar mal), os cálculos são automáticos (sem erros de soma) e, ligado ao ciclo de aprovação, nenhuma proposta fora da política é enviada sem validação. Resultado: propostas rápidas, corretas e coerentes.