Ficha 02 · Arquivo, economato, faturação, pagamentos e segurança

Exercício 1 · Classificar, codificar e indexar

Explica a diferença entre classificar, codificar e indexar um documento contabilístico, e porque é que as três operações são necessárias em conjunto.

Exercício 2 · Legislação e prazos de conservação

Um colaborador quer eliminar faturas de há dois anos "para poupar espaço no arquivo". O que lhe respondes?

Exercício 3 · Requisição de economato

A receção consome, em média, 40 impressos de check-in por semana, tem atualmente 25 em stock, e o fornecedor demora 5 dias úteis a entregar. Deve requisitar já, ou esperar? Justifica com o cálculo.

Exercício 4 · Formas de pagamento e garantia

Associa cada forma de pagamento ao procedimento correto: (a) numerário; (b) cartão de crédito; (c) faturação a empresa (city ledger). Procedimentos: (1) arqueio de caixa no fecho do turno; (2) pagamento diferido, mediante acordo comercial; (3) pré-autorização à chegada, cobrança final no check-out.

Exercício 5 · Emitir uma fatura correta

Um hóspede pede, no check-out, que a fatura seja emitida em nome da empresa onde trabalha, com dados fiscais diferentes dos que constam na reserva. O que deve fazer o colaborador antes de emitir o documento?

Exercício 6 · Elaborar uma proposta comercial

Uma empresa pede uma proposta para alojar 8 colaboradores durante 3 noites, em quartos individuais, com pequeno-almoço incluído. Que elementos não podem faltar nessa proposta?

Exercício 7 · Ronda de segurança

Durante a ronda das 2h, o night auditor encontra uma porta de serviço destrancada que deveria estar fechada. Descreve a sequência correta de ação.

Exercício 8 · Boas práticas no sistema informático

Enumera quatro boas práticas na utilização do sistema informático de receção (PMS) e explica, para uma delas, o risco de não a cumprir.